现代社区居民档案管理存在的问题及对策探讨

冯萍

摘 要：随着经济的不断发展，社会在不断的进步，加强社区档案管理工作质量，形成完善的档案管理工作监督机制，还要提高档案管理工作有效性，解决档案管理工作中的实际问题，促进各部门主动开展具体档案管理工作，解决档案管理工作效率不足问题。

关键词：现代社区居民 档案管理 问题 对策

引 言

居民档案是记录居民个人情况的主要依据，客观的反应出了居民在不同时期的状况，为居民的提供了方向。因此，构建完整的居民档案具有必要性，为居民的历史提供见证。居民档案作为重要的信息资源，有助于提升管理效果，对管理工作的科学性有着较高的要求，为管理工作的高效开展提供了条件，提升了社区居民档案管理水平及管理效果。大数据时代的到来，为居民档案管理的发展提供了新的契机。

1 创新社区档案管理工作模式

1.1建立有效的档案管理机制

加强社区档案管理工作不仅要提高社区自主开展档案管理工作水平，而且还要建立起民政、卫生、公安等部门有机联系的统一管理体系，不断提高社区档案管理工作的规划水平，发挥相关行政部门对档案管理工作的指导、监督与检查方面的作用。同时注重加强相关程序建设，有效消除档案管理程序混乱，程序繁琐，办理时效不足等问题，切实提高档案管理的有效性与准确性。

1.2完善档案管理工作的规划

解决社区档案管理工作中的实际问题，应当从社区的实际情况出发，根据社区档案管理的现实软硬件条件，全面加强具体的档案管理规划工作，形成有效的资源共享机制，不断充实档案管理资源，加强对档案管理工作全面监管，提高档案管理工作有效性，不断释放社区档案服务价值，促进档案管理事业快速发展。

1.3形成档案管理网络体系

加强社区档案管理工作的网络化体系水平，要形成各部门之间配合机制，还要加强档案管理的标准化建设水平，注重优化社区档案资源，不断形成完善的档案服务体系，拓展档案资料来源，切实解决居民的档案使用需求。进一步加强相关业务的监督工作，使各级档案管理人员与部门形成有效配合机制，还要促进各部门之间的配合，结合各种档案管理工作的需要，有效调配各种档案管理优势资源要素。

2 社区档案管理的现状

2.1居民认知度不高

居民认知度不高是目前社区档案管理中普遍遇到的问题。在2015年曾报道某山区居民档案管理现状，研究发现该地区存在老年居民管理率低及农村社区居民建档知晓率低等问题。这可能与档案宣传方式缺乏针对性和广泛性有关。老年居民多数存在讳医心理，对自身疾病持回避态度，缺乏相应的意识。农村社区居民自身文化水平不足，再加上偏远地区档案管理的宣传不到位。这些都有可能是导致老年居民管理率低及农村社区居民建档知晓率低的原因。

2.2流动性

社区居民流动性太大也是导致档案管理困难的重要原因。曾在2016年报道成都市基层医疗机构居民档案管理现状，研究发现2010年前，城区居民建档率高于近郊居民和远郊居民，但2010年后远郊居民的建档率高于近郊居民，近郊居民的建档率高于城区居民。这与可能近年来我国逐步推动基层设施建设有关，早年间城区基础设施建设要高于非城区，导致非城区居民建檔困难。

2.3死档

“死档”问题也是目前社区档案管理面临的主要问题，主要有以下原因：（1）疾病分级管理制度落实不到位。虽然我国已经开始深入落实疾病分级管理制度，但是广大民众心中还是对“大医院”抱有盲目信任，基层社区医院难以发挥应有的“守门人”责任。（2）基层社区工作人员严重不足，导致难以及时更新档案资料。（3）工作人员技术水平不足。社区基层工作人员的学历主要以大专、中专为主，本科仅占不到2%，职称结构以初级为主，中、高级职称仅占约3%。

3 应对策略

3.1进一步完善居民档案管理流程的规范性

首先，要健立居民档案收集制度。社区居民信息中心在提供居民服务的各环节中要主动收集有关材料，同时向居民阐明档案的重要性，促使其主动提供居民信息。其次，要健全居民档案管理制度，主要包括社区档案人员岗位责任制、社区档案立卷归档制度、社区档案借阅制度、档案保密制度等，建立有效的管理监督机制，保证社区档案管理人员在工作实践中有所依循。第三，科学规范地对居民档案进行管理。对已有的居民档案进行合理分类编号，科学编写居民档案目录，对居民档案进行科学的存放与管理。社区居民信息中心要对居民档案进行动态化管理，安排专人定期对社区居民进行家庭调查，及时根据居民情况更新居民档案内容，对于已经去世的社区居民，要及时销毁居民档案。

3.2不断加快居民档案数字化进度

由于社区居民信息中心硬件设施所限，目前居民档案普遍存在着库房不合标准、人员不足、档案内容更新不及时以及查找利用不便等问题，加快实现居民档案的数字化管理，既可低成本、高效率地解决此类问题，又可为统计汇总等工作提供便利，同时借助网络平台还可实现异地诊疗。社区居民信息中心应严格按照人事信息系统专用档案管理软件的操作规程，完整规范录入数据信息。

3.3改变了以往的社区档案管理观念

传统的档案管理将“供给导向”作为主要的发展模式，主要是结合业务发展需求，并结合现阶段的档案数据，来提供与之相对应的数据服务。在迈入到大数据时代后，社区档案管理逐渐向多样化、精品化及个性化方向发展，传统的“供给导向”发展模式已经无法满足现阶段社区档案管理的发展需求，档案管理应以用户的需求为导向，对社区档案信息进行充分的使用和挖掘，以此来提升档案信息的服务质量。

结 语

随着我国经济的高速发展，基础医疗也随之进入了飞速的发展阶段，社区档案管理也成为社会发展的必然趋势。虽然现在依旧存在着居民认知度不高、人口流动性大、“死档”现象等问题，但伴随着政府的大力支持，积极宣传管理理念实现信息化发展、积极完善和统一规范档案信息化、多部门联合提高档案利用率等加强社区居民档案信息化管理的措施的开展，积极推动了社区居民档案信息化管理水平的提升。

参考文献：

[1] 许景艳.社区档案信息化管理现状对策研究[J].才智，2017（26）：228.

[2] 王世琦.社区居民档案信息化管理现状分析与措施[J].中国管理信息化，2016，19（18）：170-171.