浅析事业单位档案管理的现状

陈岩

社会的发展，科学技术的进步，使档案档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代科学技术也广泛的应用到了档案管理工作之中，这些无疑加速了档案管理工作的快速发展，档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。分析我国事业单位档案管理现状，结合档案管理在事业单位中的作用，对档案管理中存在问题的进行深入调研，突出解决在未来档案管理需要解决的问题和方法。

一、档案管理在事业单位中的作用

档案管理就其基本性质和主要作用來说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务。档案管理是事业单位工作的前提。档案管理作为单位工作质量的一种再现，其管理水平的好坏直接关系到单位的工作效率能否提高，因为档案记录着单位的资料，它可以呈现出最真实的一面，比较规范的档案管理可以衡量一个单位管理水平的高低和单位的业绩。档案管理是事业单位发展的保障。随着我国经济的全面发展，档案管理工作应适当调整档案管理的手段，档案管理人员应该做好档案管理的工作，从工作中不断地加深对档案管理观念的理解，以便使其成果能与单位的管理做到有机结合。档案管理的好坏，直接决定着一个单位未来的发展状况，对于提高管理效率也起到了很大的作用。

二、当前事业单位档案管理现状

1、当前事业单位档案管理中人员配备及变动。事业单位的的档案工作，普遍存在兼职多、缺人手、变动频繁的特点。一般档案工作归办公室管，由文书负责档案的收集、管理、归档、封存、销毁，兼职虽然带来管理成本的减低，但也带来管理效率的滞后。人员的兼职从侧面也同样反映出事业单位档案管理人才的缺乏，对于人员的缺口就会采取拆动迁补西墙的方法。由于档案管理工作的实效性需要专业人员长期从事，不宜人员的频繁变动，但人员缺少，兼职多的问题始终在困扰着当前单位的档案管理工作。人员的变动频繁又给档案管理的延续带来困难。

2、档案工作制度建设存在弱化现象。当前，事业单位普遍缺乏规范的档案管理制度，造成管理秩序混乱。档案收集不到位，在收集档案过程中，已有的管理制度没能发生作用，缺乏必要的档案收集考核手段，常常造成不交档案状况。档案整理不规范，由于事业单位档案管理人员的流动性较大，加上档案整理缺乏统一标准，常常出现目录与实际内容不相符、遗漏资料等问题，难以追究责任。此外，事业单位领导对档案重视程度不高、工作人员对档案重要性认识不够以及档案管理工作的单一枯燥都导致档案管理规范化难以落实。

3、缺乏科学的档案管理手段。随着科学技术的发展，计算机信息的传播也日益扩大，所设计的档案管理系统也得到了普遍采用，但有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不高，一些先进的系统还不能加以实施。另外，有些事业单位对档案管理的人员技能要求不高，许多管理档案的人员并不专门负责档案管理往往身兼数职，导致不能完全投身于档案管理中从而降低了档案的管理水平。

三、如何做好事业单位档案管理工作

就如何做好事业单位的档案管理工作提出以下几点建议：一是提高档案管理意识。充分发挥档案管理人员的创造性和主观能动性，加深管理人员对档案管理工作重要性的认识，提高档案管理人员的信息管理和综合管理能力。同时，事业单位对管理档案的人员制定相应的考核制度，把档案工作细分化，进行分类指导，推进事业单位档案工作的有效运行。二是增强档案管理人员综合素质。档案管理工作的保密性和服务性强，要求档案管理人员要有较高的素质，事业单位应加强对档案管理人员的素质培训，使其熟悉档案管理的业务知识，熟练掌握计算机技能和信息技术应用技术，运用信息技术来解决和处理档案管理中所遇到的问题。要具备一定的组织能力和协调能力，组织和协调好内部的关系，使其建立互相信任、互相包容的团队关系，推动事业单位各项工作的顺利开展。三是建立健全档案管理制度。俗话说，“无矩不成方圆”，高效的运作和规范的管理离不开健全的制度建设，要使档案能够按科学的轨道有序运转，就要用健全的工作制度来规范事业单位的档案管理。四是加快档案管理现代化进程，把档案管理和信息技术有机的结合起来，不断的采用现代化信息技术，提高档案管理的效率。事业单位的档案管理部门应及时、准确地传递信息，确保档案信息的真实性、效率性，提高档案管理的工作效率，确保档案管理的规范性、保密性。要创新档案管理手段，实现档案信息资源共享，提高档案的使用率。