人事档案管理在现实社会中的地位和作用

程晓丽

摘 要：随着社会经济的发展，我国的企业建设越来越多，人事档案管理工作也越来越受到重视。我国社会经济的跨越发展创新驱动要依靠人才，而档案管理是体现人才价值的一个侧影，无论是机关还是企业都离不开人事档案的管理工作，档案管理是一项严肃的政治工作。人事档案真实地记录了干部的工作经历、思想历程、品德作风以及业务能力，是单位党组织考察干部的重要依据。因此，规范和加强档案管理工作的意义重大，单位需重视并加强对人事档案管理工作的督导，切实培养和提高档案管理人员的素质，并积极向先进单位学习，不断改进和创新管理模式，更科学、高效地管理档案，真正发挥人事档案的意义和作用。

关键词：人事档案 人力资源管理 地位和作用 价值

引 言

人事档案是干部个人自身成长历史的真实记载，在党的组织工作和人事任免时发挥着重要的作用，成为各单位科学合理分配人力资源的重要依据。为此，单位领导需重视和进一步规范档案管理工作，保障人事档案的真实性和有效性，积极培养具有过硬素质和业务能力的档案管理人员，以更高效的管理方式和管理技术促进档案管理工作的发展。

1人事档案的价值和作用

一是借助人事档案信息资料，用人单位可以对潜力型、可持续发展型人才进行有目的性的选择和培养，同时也可了解到人才具备的特长和既往发挥的优势资源。二是各级人才交流服务中心和就业服务中心在组织人才资源时，通过人事档案信息可以根据招聘单位的要求，很客观地将人才的工作能力进行合理的预判、甄别、分类，为招聘单位提供对口专业型人才、合理规划人力资源计划。这样的人才一旦进入到招聘单位，在适宜岗位就能以最快的速度产生自身价值。三是对于被选人才而言，能找到专业对口工作，从而能发挥出自己最大的资源价值，增加了自信和尊严，保障了生活和自我发展的平台，也有利于人力资源管理进行最优化的人才配置。

2人事档案管理问题

2.1人事档案材料不全、归档不及时

调查发现，有些人事档案中归档的政审材料中存在着未经组织审查核实和盖章的情况；同时，在一些历时较为久远的材料中以复印件来代替原件，而复印件并没有标明其出处、复印时间等，更没有再加盖材料出具单位的印章；一些本该有的履历表、年度考核表等重要档案材料缺失，甚至有些干部的学历、职称等材料都不全，致使档案的价值大打折扣。

2.2人事档案管理部门的管理机制不完善，制度执行不力

尤其是流动人员人事档案管理，除政府人事部门所属的人才交流服务机构管理外，社会上很多部门和个人都在公开或私自管理人事档案。

2.3档案管理人员专业水平不高，缺乏先进的管理手段和管理方法

长期以来，大多单位的档案管理以纸质资料为主，档案管理人员的技术能力不受重视，许多档案管理人员都是零培训上岗，极不熟悉业务，也缺乏档案材料基本的业务整理能力，在归档、收集、整理时不免会出现纰漏。

2.4投入经费不足，硬件设施不够

调查发现，当前有众多单位的档案室建设都不够不标准、规范。单位领导极少动用经费改善档案室条件，有的甚至没有专用的档案室、档案柜，而档案室严格要求的“六防”（即防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗）设备亦不完备。致使有些年久的档案材料霉变、虫蛀，严重影响了档案材料的完整性和准确性。

2.5对档案管理工作认识不到位

单位相关领导和直接管理人员都明显存在着对人事档案管理工作的认识误区，不重视此项工作，平时应付，出事后推卸责任。致使许多单位平时不安排档案管理工作，在遇到困难时无法及时有效地解决。

3加强人事档案管理的措施

3.1建立健全人事档案管理体系

在当前很大一部分单位人事档案管理工作中，由于对人事档案管理改革认识不深，因此还将主要精力放在实体档案管理工作上面，这对人力资源的利用和优化配置带来了较大的影响。在这种情况下，需要建立健全人事档案管理体系，加快推动人事档案管理工作的改革进程，构建单位内部员工人事档案数据库，将所有员工的基本信息都纳入数据库中，实现对员工信息的快速调阅和检索，全面

3.2提高档案管理人员素质

档案管理的素质和业务能力直接关系着档案管理的好坏。单位领导重视档案管理工作应落实到管理人员的培训之上。既要保证管理人员具有过硬的政治素质和责任感，同时又要保证他们的业务能力。能够做到在平凡的工作中保持高度的严谨性和原则性，严守纪律、保守秘密，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，能够熟练地对材料进行鉴别、分类、归档，具有不断学习的精神，积极追求掌握科学的管理方法，提高工作效率，提高档案质量。

3.3不断创新更多的人事档案管理的方法

只有不断创新人事档案管理方法，才可以更好的提高工作效率和质量，通过创新，用人单位的工作水平大大提高。举例来看，在具体的工作过程里可以分成不同组进行，通过分组工作，可以提高人事档案管理工作的效率，进一步控制工作所浪费的时间，除此之外，在实际工作过程里，通过表格张贴，明确最近要工作的内容重点和难点，有利于激励员工更好的开展工作，同时，通过表格评判档案管理人员工作效率，有利于更好的激励档案管理人员，具有一定的作用。

3.4加快推动人事档案管理信息化的进程

在当前的信息化社会，信息技术在各行各业得以广泛应用。在人事档案管理工作中，通过与信息技术的有效结合，不仅能够实现对人事档案信息的有效存贮，还能够有效避免人事档案信息损坏和丢失的情况发生，对提高档案信息处理速度具有非常重要的意义。因此在当前人事档案工作中，需要配备完善的软硬件设施，实现对人事档案的统一化和便捷化的管理，更好地满足单位对信息的需求，为人力资源管理工作提供重要的信息支持。

结 语

综上所述，人事档案管理这个古老而又鲜活的事业，在现实社会中扮演着十分重要的作用，尤其是领导职位的年轻化、知识化的硬性要求和退休、病退、工傷、工龄等涉及个人利益的硬性要求，使人们认识到人事档案的神奇作用，产生了许许多多违背“增一字不容，减一字不能”的实录精神的弄虚作假不正之风。因此，加强对人事档案管理和应用具有重要的研究价值。

参考文献

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[2] 新如.单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经贸实践，2016（17）.