关于信息化时代下文书与档案管理工作一体化的思考

张媛

摘要：长期以来，很多单位对文书与档案管理工作的重要性缺乏足够认识，而且二者一直是两个独立的工作，导致文书与档案管理工作出现了很多问题。随着社会不断发展、信息化时代下办公自动化程度越来越高，提高文书与档案管理工作的效率和作用，将两个工作一体化就显得尤为必要。本文主要对当前文书与档案管理工作中存在的问题进行分析，并指出文书与档案管理工作一体化的优势所在，力求提升文书与档案管理工作水平，更好地推动单位的健康持续发展。

关键词：信息化：文书：档案管理：一体化

一、文书与档案管理工作的概述

文书工作是单位管理过程中的重要环节，它与领导决策和下级贯彻执行紧密相连，具有准确性、时效性、政治性、服务性的特点。文书工作既体现单位的工作面貌和作风，又影响单位的工作效率和质量。而档案作为文书的产物，是文件处理完毕后整理归档具有保存价值的部分，具有更强的保密性。档案管理工作的基础是文书工作，文书工作的延续是档案管理工作，两者相互制约，相互联系。在历史上，文书和档案几乎同时出现，在较长时期里，两者是密不可分并由同一人员管理。后来为了区分文书和档案管理工作才形成了不同的制度，成为了两种工作。

二、文书与档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案都是信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一成一个整体，才能更好地提供服务。从古至今，文书和档案工作经历了分分合合。“分”令二者形成了独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，但降低了相关管理人员的综合能力，文书人员在工作中缺乏档案意识，而档案人员往往也不会考虑文书的工作，不利于文书和档案工作之间的衔接，长此以往会阻碍文书及档案管理工作的开展。“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。在信息化时代的大环境下，从文书和档案工作的全过程管理出发，在理顺文书处理和归档管理关系的基础上，提高办公自动化程度，充分利用文书处理取得的结果，简化文件整理归档工作，从而实现文件从文书流程向档案管理流程的无缝流转，大大提高工作效率。界限的逐渐淡化，才能将二者的工作更加紧密有效的结合起来，才能真正实现文书与档案管理一体化。经历过“分”，才能认清二者的区别；“合”则使得二者相互协调，取长补短。

三、文书与档案管理工作的问题分析

1.领导重视不够。单位领导没有认识到文书及档案管理工作是一项复杂的系统工程，认为只是做点文字编辑及象征性地收集保存部分资料的工作。

2.综合素质不足。由于文书、档案工作长期以来的各自独立运行，工作人员仅仅只具备了文书或者档案管理的基础素质，一体化思路不明确，而计算机及网络应用技术知识的匮乏，导致人员综合素质较低，责任意识、执行力较低。

3.管理制度不够健全。单位各部门之间的协调和沟通力度不够，各部门人员的文书、档案意识淡薄，没有掌握基础的文书、档案知识，没有移交据有归档价值的文件资料，对文书及档案管理工作的重要性缺乏正确认识。

而文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、解决文书与档案管理工作问题的建议

1.提高单位领导的重视程度。明确文书及档案管理工作的重要性和实现二者一体化的积极意义，摒弃传统的文书及档案管理方法，创新管理理念，为文书及档案管理工作投入适当的人力、财力和物力，为文书与档案管理工作一体化提供技术支撑，推动二者逐步一体化、信息化，才能提高管理水平和工作效率，才能日益凸显文书与档案管理工作的重要性。

2.建立健全完善相关管理制度。认真制定有较强操作性和实用性的制度，满足文书与档案管理工作一體化的需要，为具体的工作提供标准和指导，才能做到有法可依、有章可循，才能把文书及档案工作做好。加强宣传工作，提升文书及档案意识，充分认识文书及档案管理工作的重要性，规范文书及档案工作流程中各个环节所涉及人员的工作，比如在审核文件资料的过程中，要严格纸张的大小、字体及格式等要求，确保其规范性、标准性。

3.提高人员的素质。引进具有文书及档案管理专业背景的人员，提高整体水平；加强相关人员的在职培训，掌握最新的知识和专业技能以及必要的计算机及网络应用技术，充分利用计算机多媒体技术辅助管理，比如根据文书及档案的重要性、保密性及保管期限的长短，建立并备份必要的电子档案，并且实现信息网络系统的内、外网的物理隔离，确保重要资料不丢失、不被篡改、便于查阅及安全长久保存。强化管理理念，提高综合水平，保证文书与档案管理一体化工作的质量，适应新的要求。

4.调动人员积极性。定期对文书及档案管理工作进行评价、监督和考核，执行各项奖惩激励机制，充分调动相关人员的主观能动性和工作积极性。通过文书与档案工作一体化的管理，不断提高工作效率和质量，加强部门之间的合作与交流，实现文书及档案信息的共享，提高文书及档案管理工作的精度，提升文书及档案信息服务的速度与质量。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。信息化时代的到来为文书及档案管理工作带来了新的发展机遇，文书、档案管理工作的一体化，是必然的趋势。作为记录和反映单位综合运营情况和历史发展进程的文书及档案管理部门，也应当紧跟时代的潮流，认识到信息化技术应用的重要性，不断采取科学合理的管理模式，将其充分应用到文书及档案管理工作中，提高人员的专业素质和管理水平，把文书及档案管理工作水平和工作质量提升到一个新的高度。