物资管理信息化系统在医院管理中的应用

张卫平

摘要：物资管理信息化系统在社会经济快速发展的前提下不断推广，本文通过对现阶段我国医院物资管理工作中存在的问题进行了深入分析，探讨了信息化系统在医院物资管理工作中的有效应用，确保医院物资管理工作质量的不断提高。信息化系统的完善，不仅有利于医院有效应用信息化系统，提高医院物资管理工作效率，而且可以实现医院物资管理工作效益最大化，推动医院物资管理的现代化。

关键词：物资管理信息化系统；医院管理；应用

一、物资管理信息化系统建设目标

根据物资管理的要求，物资管理信息化系统的总体目标包括：

1.构建以“需求管理、采购管理、库存管理”为核心的物资管理平台，实现全院范围内的跨科室的协同工作。

2.实现库存物资的数据共享及跨科室实时查询与监控。

3.实现全院的物资采购管理，对各科室的采购活动进行有效监控。

4.构建供应商管理体系，通过查询供应商资质、供应商交易历史与供应商评估，帮助采购人员选择最佳供应商。

5.实现全院信息共享，能够按照各类单据的执行状态进行统计。

6.建立全院物流报表体系，实现全院范围内的跨科室报表查询。

7.实现物资采购管理系统与财务系统的对接，包括：物资采购管理系统传递到货入库信息、出库信息及结算信息至财务核算系统，实现财务与业务数据同步。

二、物流业务管理现状

目前，医院存在多个物资管理科室，分别使用不同软件，不同版本的管理系统，用于管理物资的出入库，管理中存在较多的不规范，不符合医院内部控制管理的要求。

使用基于B/S平台架构的医院HRP系统，其中物流管理信息系统可实现科室需求计化管理、采购计划管理、供应商管理、低值易耗品管理、高值耗材管理、报表生成、综合查询分析、自动预警等功能，完全覆盖了医院的物流各个流通环节，为医院建立完善的物流管理体系提供强有力的支持。

三、供应商管理

1.管理现状

供应商资质等信息保管、高值耗材等通过招标方式确定的耗材的招标价格等均保留在物资管理科室。目前供应商证件及招标价格采用手工翻阅和一般的电子表格管理，同类耗材通常向多家供应商采购。

2.存在问题分析

所有的操作都是手工完成。每次采购之前都需要靠记忆力或者手工查找的方式核对耗材的证件效期、供应商的证件效期有效性，不仅加大了工作量，还不能保证准确度，一旦有失误，后果严重。招标目录价格也需要人为逐条核对，不仅增加了工作难度，而且大大降低了工作效率。对供应商尤其是高值耗材的供应商准入没有进行严格管理。

3.解决方案

用物资信息化系统来管理供应商资质信息及招投标所确定的物资价格。将耗材的证件信息和供应商的证件信息录入到系统中，并设置预警。当证件的有效期临近效期时，可以由系统进行预警提示，对于资质过期的供应商直接不允许采购。根据医院管理需要使用供应商准人流程管理。

四、采购管理

1.管理现状

将物资采购管理进行分类。常备库存物资由使用科室根据现存量并结合历史使用情况等信息按月编制采购计划，经物资管理科室主任、分管院长审批后，由采购人员通过电话等方式向供应商进行采购；非常备物资由各科室使用时上报需求给物资管理科室，经物资管理科室主任、分管院长审批后，由采购人员汇总需求组织采购。

2.存在问题分析

（1）所有采购申报审批均通过纸质单据传递，若遇到领导忙碌，则单据审批会耽误数日，甚至几周，无法保证采购效率；

（2）采购量只能靠估算。因为库管的库存量很难摸清，再加上存在货物已入库或者货物已发放至科室，但物资系统上确未能及时反应物资实际出库情况，所以导致库存量更加不准确，这样库管参考来做的采购计划数量发生的误差量会比较大；

（3）所有的操作都是通过手工完成，不仅加大了工作量，还不能保证准确度。

3.解决方案

（1）采购审批采取网上审批，即便领导在外出差，也可以通过网络进行审批；

（2）大量的货到票未到的情况使用暂估业务，形成准确的入出库数据，把实际业务反应到系统中，有利于做出科学合理的分析；

（3）各科室及各库房可以根据自身需求，提材料采购计划申请，经领导审批后，由物资管理科室进行汇总下订单，减少了重复的工作量。

五、库存管理

1.管理现状

目前，医院物资管理为手动与系统相结合，管理中存在较多的不规范，不符合医院内部控制管理的要求。由于物资管理科室的库房没有网络环境，每个月25号将本月的出库单，需要在具备条件的办公室进行集中录入，系统操作远远滞后于实际应用，无法随时准确摸清库房实际库存。部分应急物资还没有来得及入库，就已经被科室领走了，造成物资管理不规范。

2.存在问题分析

（1）货到票未到的物资不做系统入出库，只做实物入出库，故库存系统不能准确反映库房物资的实际情况，账实不符情况严重；

（2）每月上交到财务科室的出库报表也只能反映当月发票到达情况的采购订单，无法反映科室的实际领用数量；

（3）账面的入出库记录完全没有反映科室的实际领用情况。

3.解决方案

（1）对货到票未到的物资进行暂估入库处理，以暂估价进行入库。保证库存物资和物流账面库存一致。发票到后系统生成单到补差单，保证财务账物资采购金额与实际金额一致；

（2）建议盘点现有库存物资，确定进货单价。后续出库时采用先进先出法，確定出库单价。如有特殊情况，使用单个计价法确定出库单价；

（3）出入库使用条码扫描，减少工作量及失误率，提升工作效率。

六、存货核算

1.管理现状

目前业务科室只应用非常基本的存货核算内容，如先进先出法进行物资发放，通过等待发票到来再入库的方法保证入库单和财务数据的一致；财务单据由手工生成。报账流程为：月末物资会计将本月入库单汇总表、各科室领用的汇总表和发票一同报送到财务科室，作为财务科室记账凭证。

2.存在问题分析

（1）采购付款票据整理完成后，需手工记账，费时、费力，出错几率较大；

（2）科室领用数据只有在发票到后才计入科室成本，无法准确反映科室物资实际消耗数量。

3.解决方案

（1）通过物流管理系统，使用存货核算模块，自动生成财务记账凭证，财务科室只需核对凭证即可，大大减轻工作量；

（2）使用暂估业务处理货到票未到的物资，进行暂估入库出库处理，防止票未到而科室已领用的物资无法计人科室成本，导致科室物资消耗数据不准确的问题。系统提供查询下月发票收到后各科室实际领用金额差异，在下月科室绩效奖金计算时进行补充。

医院物资管理通过信息化系统的不断完善，不但可以提高医院物资管理工作效率，而且可以合理控制医院运营成本，实现医院物资管理工作效益最大化，推动医院物资管理的精细化、现代化。