新形势下涉农部门档案工作中存在的问题与对策

摘 要：涉农部门档案工作作为确保涉农部门正常履职和各项业务工作开展的重要基础，近年来暴露出诸多问题，成为新形势下影响涉农部门发展的重要制约因素。笔者就新形势下涉农部门档案工作中存在的问题与对策问题，谈点粗浅的个人认识。

关键词：：涉农档案；问题；对策

一、 新形势下涉农部门档案工作中存在的问题

1.档案管理受重视程度不足，管理缺少必要的准则。一是档案管理受重视程度不足。在涉农部门中档案管理部门处于边缘化的位置，很多涉农部门的档案管理意识较为薄弱，虽然在形式上都给档案设立了专门的场所，但缺少必要的后期投入和管理，一些档案室1年就开几次，档案室长期不打扫，灰尘较多。这些问题的根结在于档案管理受重视程度不足。一些领导对于档案管理缺少必要的认识，他们简单地认为，档案管理就是将1年的资料收集起来，放到档案室即可，对于档案如何进行管理、调阅等没有一个整体的思路，这给具体的管理人员带来很大的困扰，他们不知道该怎么去有效管理，最终出现一些问题。二是档案管理缺少必要的准则。涉农部门的档案管理细分有很多种，如：人事档案、财务档案、文书档案、业务档案等，这些档案的整理、归档都需要有专人进行有效梳理，每年都需要进行收集和整理，工作量极大。然而在很多基层涉农部门，人员编制相对紧张，缺少必要的专人管理档案，很多的档案管理人员也需要兼任其他繁重的工作。档案管理的制度，难以在一线基层涉农部门进行有效落实，一些地方出现了文书档案丢失、不够完整等情况，主要原因在于他们缺少必要的档案管理的行为准则。

2.档案管理设备不足，档案管理模式落后。一是档案管理设备不足。由于我国经济发展不平衡，各地区经济条件不同，还存在着许多欠发达地方，许多档案工作中所需的硬件设施落实不到位，为档案工作带来了很大的困难。从目前对于很多涉农部门档案保存机构的调查发现，具备恒湿、恒温等保存要求的档案管理机构并不多，大部分还停留在比较原始的纸质档案保存阶段，对于适合现代化声像资料保存的环境建设步伐还没有跟上。因此，各单位需要加强档案管理的硬件设备的建设，例如档案库房所必须的除湿机、空调、防火防盗系统等。而数据计算机、数据存储设备、数据处理软件等的缺乏，使档案管理的信息化变得十分被动。二是档案管理模式落后。我国档案工作较西方发达国家起步较晚，而仍有部分地方的涉农部门沿用着从前传统的管理模式，档案的保存、分类不科学，无法满足现今信息化、现代化的要求。而近年来涉农部门诸多问题问题的出现，又使涉农部门档案管理模式落后的问题日益突出，无法满足现阶段涉农部门对档案信息的需求。而现阶段的档案也多以文字，图片等静态资料为主，缺乏重要的声像资料，影响了档案的完整性，从而间接影响着档案管理的现代化和信息化。而现在多地基层涉农部门实验室的建立，实验室的档案管理又成为需要妥善管理的信息。种种变化迫使涉农部门档案管理模式进行升级。

3.档案管理人才不足，人员素质参差不齐。一是档案管理人才不足。档案管理人员的素质决定着档案工作的质量。现今，我国档案管理人才严重缺乏，而参加工作的方案管理人员又普遍地存在着理论水平低、专业技能不高等问题。有关调查研究表明，涉农部门档案管理部门中的工作人员绝大部分缺乏丰富的工作经验、高学历背景、信息技术或档案学等专业背景，严重阻碍着档案工作。而很多情况下，由于人才的缺失，涉农部门时常会安排非专业的人员进行档案工作的兼管，更使得档案管理质量难以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人们对档案管理的重要性认识不足，在今后的工作中，我们应该注意到这方面的工作。二是档案管理人员素质参差不齐。涉农部门的工作重点在于涉农工作，因此，很多涉农部门的领导人对涉农工作比较重视，而对涉农部门档案工作并不十分重视，受涉农部门领导部门重视程度的影响，涉农部门档案工作在开展时，通常都是安排非涉农专业、无技能专长的人员承担各项档案工作。随着信息化时代的来临，档案管理也开始向信息化管理方向发展，相应的，涉农部门档案管理的素质要求也明显提高，新形势下的涉农部门档案工作人员需要具备计算机实用基础。尽可能的减少因档案管理人员素质参差不齐，限制档案管理质量的提升。

二、 新形势下解决涉农部门档案工作中问题的对策建议

1.建立档案工作领导责任制并严格层级管理，优化并严格执行档案管理制度。一要建立档案工作领导责任制并严格层级管理。落实领导责任制，将各项责任具体化，使数据的处理与管理应用有所保障，进而使档案工作具有严格的制度规范，也能够享受应有的设备设施，促进档案工作的开展。同时，涉农部门需要实行严格的层级管理制度，落实领导责任制是从大方向上保证管理工作的规范性，具体落实还需要各级员工齐心协力。因此，严格层级制度，建立严密的管理体系，层层管理、层层监督，防止在工作中发生错误和懈怠的情况，实现整个档案工作的体系性和规范化。二要优化并严格执行档案管理制度。档案管理需要科学性、严谨性。没有一套行之有效的制度体系，档案管理将出现很多问题。涉农部门需要进一步细化单位的各类档案管理制度，考虑到每一个管理的空白之处，将档案管理关进“制度的笼子”，这样，档案工作才能有更多的保障。同时，加强管理人员对这些制度的认识和学习，不断强化他们对这些制度的执行。因为管理制度没有得到有效的落实和执行就是一纸空文，不能对档案管理起到有效的作用。

2.建设完善的档案管理基础设施，改进涉农部门档案管理模式。一要建设完善的档案管理基础设施。要做好档案的信息化管理，离不开一个完善的基础设施，这是一个复杂的系统工程，涉及许多软件和硬件的参与。现今，涉农部门的资金投入大多用于涉农工作上，往往忽视了档案工作。这不仅仅影响了档案管理的信息化进程，更有可能造成档案储备信息不全等严重后果。现今信息化的档案管理模式越来越趋向于微缩化和数字化，通过计算机、扫描仪等信息化终端将档案资料转化为电子资料已成为必然趋势。传统的纸质档案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相对完善的管理方法与制度，但无法满足电子档案管理的要求。电子档案体积小，储存量大，一张CD光盘便相当于30万汉字的图书1000册。但其主要的保管载体对环境的要求也比纸质档案要求更高，运作的设备主要依赖于计算机。因配套设施不足，导致电子档案无法保存，要么保管极其困难，丢失损坏的情况极其普遍。为实现档案的信息化管理，涉农部门应当建立起自动化办公设备，并将它与现有设备合理有效地衔接起来，以便于管理人员更有效率地对档案进行管理。二要改进涉农部门档案管理模式。随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已经无法满足现在档案管理的需求。信息时代，涉农档案管理现代化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案现代化建设就必须要更新观念，实现管理思想現代化。而现今的档案来源、保存形式与以前也已经大相径庭，若想实现档案工作的信息化，探索出适应现代社会的新的管理模式势在必行。在如今的档案工作中，除了传统的纸质版的信息在体外，还出现了光盘、磁盘等形式的电子资料载体。新的资料载体的出现必然使档案工作发生巨大的变化，传统的管理模式必然无法适应信息化的要求。我们应当在档案工作中充分应用先进的管理设备与思维，建立一个以计算机技术为基础的智能化和自动化地管理模式，以充分得发挥信息化管理地优势。

3.加大信息化档案管理人才培养力度，提高涉农部门档案管理人员的综合素质。一要加大信息化档案管理人才的培养力度。人才在档案工作中的地位举足轻重，在档案的信息化管理过程中，人一方面负责建设和保养管理运作所需的基础设施和建设，另一方面还负责开发和维护软件系统，此外，还负责加工、整理、保存各种档案信息等。但是现阶段，很多涉农部门的档案管理人员并不具备这些素质，他们中的大部分缺乏相当的专业基础知识、计算机及网络知识、档案学管理知识及图书情报资源管理知识等。培养适合现今社会的信息化档案管理人才的任务迫在眉睫。首先，我们应该加大对正处于一线档案管理人员的培训力度，增强他们的工作能力，提升他们的知识水平。另一方面，应该大力引进档案管理相关的管理人才，给予优厚的条件，使他们坚守岗位，发挥他们的特长，增强档案管理人员队伍。如果是兼职档案管理的专业涉农医疗人员，应当明确自己的工作方向，端自己的正服务态度，去尽可能的练习计算机操作、学习信息化时代下的档案管理知识，学习刻录机等设备的使用、懂得电子档案信息技术、以及安全网络管理的相关知识。只有档案人员的自身素质提高了，才能有效地开发利用档案信息资源，提高涉农部门档案信息的利用价值。二要提高涉农部门档案管理人员的综合素质。涉农部门档案工作人员必须具备相应的素质，才能胜任档案工作。首先，加强涉农部门档案工作人员的素质，让档案工作人员对自己的工作有一个正确认识，并努力将档案工作做到细致化管理。其次，对档案管理人员进行能力培训，加强对档案管理人员的专业素质与技能培训，在掌握基本档案管理方法，提高档案工作能力，促使涉农部门档案工作系统化发展。最后，涉农部门可根据本单位的实际情况，选派一名思想素质好、责任心强、熟悉中心工作、业务能力较强的同志负责档案工作，定期的对档案管理人员进行专业培训，强并制定相应的学习培训制度，通过定期培训，有计划地培养档案管理方面的专业人才，贯彻实施涉农部门档案管理的管理工作，逐步做到档案管理人员专业化、固定化。

作者简介，刘杰超（1975-），男，河南南乐人，南乐县国土资源局，科员，农艺师，大专，研究方向：档案管理。