房产档案信息化管理初探

陶淑波

摘要：随着信息技术的发展，房产档案信息化已经是必然趋势。在过去，房产档案手写录入不仅效率低，而且容易出错。如今信息化管理极大的提高了管理效率与水平。但是目前的房产档案信息化管理也面临着许多的问题，还不够完善，本文针对房产档案信息化管理的特点、所面临的问题提出相应的策略，并指出未来的发展趋势。

关键词：房产档案 信息化管理 问题 策略

房产档案是国家档案的重要部分，记录房产的初建到消亡。随着技术的发展，房产档案信息化已经一定程度上的普及。房产信息、交易记录通过电脑文档，利用多媒体、存储、数据库、扫描等计算机技术进行保存。可以随时调阅、统计、管理这是房产档案信息化管理的优势，有着传统方式做不到的高效，而且房产档案信息化能够长久的保存信息，不会轻易流失损坏，在实际操作中也相当便捷。所以，推广并完善这种方式是必要的。

一、房产档案信息化管理的特点与优势

（一）信息存储数字化

房产档案信息化管理实质上是将房产档案需要记录的部门数字化录入管理系统，进行存储，这样数字化的信息能够被计算机程序识别读取。从而，计算机程序能够将这些录入的大量信息进行整合处理。通过建立相关的数据库，可以随时调阅、查看、分类。相对于传统方式，对大量数据的整合会耗费大量的人力物力，远远不如信息化管理快捷方便。这也是房产档案信息化管理的一大优势。

（二）信息传输网络化

房产档案信息化管理的另一大优势就是信息传输网络化，利用互联网技术，可跨距离，跨空间的迅速传播。房产信息录入共同的系統之后，在这个系统内，可以进行信息交流和传递，在世界各地完成信息传输。信息传输网络化使消费者、开发商和房产管理部门之间的连接更紧密，形成更有效的交流。极大的提高了管理部门的工作效率，也降低了人们的时间成本。

（三）管理智能化

房产档案信息化以后，档案信息检索智能化，也促进了管理智能化。相对于传统管理方式，工作人员可以迅速查询调取所需要的档案信息。传统纸质版的房产档案在调取的时候，需要耗费大量的时间去寻找。信息化管理使工作效率更高也更简单。

二、房产档案信息化管理面临的问题

首先，房产档案管理部门对信息化管理重视不够。2010年开始本单位档案室上马扫描仪进行网络一体化办，本人收集整理了超过五万件档案。但是本单位不够重视信息化管理，缺乏先进的信息化管理意识，设备陈旧，单位没有及时更新先进设备。在信息化时代，如果工作人员固步自封，不愿意主动探索新事物，充分发挥主观能动性，就会落后与他人，造成档案录入不及时，工作效率低等问题。

其次，档案管理员是信息收集的主要人员，有些人员没有经过系统的培训。工作人员不能认真做好扫描流程。没有做到不漏扫，照片全部档案。工作人员扫描时不注意光线，导致反光，页面不清晰。档案管理员对现代化技术接受度不高，只适应传统操作方法，那么工作效率在信息化管理面前，显而易见的低。

再次，档案管理最重要的事情是规范，从而杜绝文件丢失和泄密。工作人员不遵循工作规范，就会造成失误。比如，在接收资料之前，对各科室档案进行案卷检查，对不合格扫描入库的，退件、重新补件，避免文件缺失；对新收入库的案卷，建帐、做好记薄，便于后续检查；对档案资料库和扫描室的温度湿度按要求调控，并及时对档案室的资料进行除尘，消毒，定期清理库房卫生；随时检查电源安全，确保不出现任何事故；每次查阅档案后都及时关好柜门，库房门，确保库房内档案的安全、保密、无缺，杜绝档案的丢失。

三、房产档案信息化管理的策略分析

（一）加快房产档案管理制度的完善

要加快房产档案信息化管理制度的完善，首先就要完善硬件设施的建设。信息化管理的基础是网络通信技术、计算机技术以及扫描仪、计算机、照相机等设备，没有这些技术和设备就不可能将档案信息化。基础设备不够完善是不能建全房产档案信息化管理技术的。除此之外，要完善房产档案管理制度，还要健全档案汇集、转移、使用与保存等相关管理制度，要建立切实可行的档案查询制度，员工管理责任制度，建全相关法律法规、规范相关服务程序。只有配套的相关制度都完善并执行，才能从根本上保障房产档案信息化管理制度的切实执行，也只有完善的房产档案管理制度才能发挥信息化管理的优势。

（二）培养专业素质高的人才

提高档案管理员的专业素养、操作能力是保障房产档案信息化管理的必要条件。目前，房产档案的管理仍处于传统方式到信息化管理方式的过渡期，但是，不容置疑的是信息化管理的必然趋势，所以，提升档案管理员的业务水平是必要的，管理员的水平直接影响着工作效率。工作人员要做到按目录流程 逐一逐页扫，扫完装订上架，做到整齐有序。对重复件不重复扫描，不给系统添负担。

除了提高技术，还要注重提高管理员对信息化管理重要性的认知，还可以引入竞争奖惩机制，激发管理员工作积极性，也符合公平公正的理念。

（三）提高系统技术

目前来说，信息化管理最大的弊端就是存在一定的安全隐患。房产档案是国家档案的一部门，具有一定的机密性。所以要加强系统的安全管理，防止信息泄密或者丢失。严格遵守房产档案使用权限制度，提高科学技术确保信息安全，谨防网络病毒，系统漏洞的出现。可以进行信息的多方式保存，从而确保信息不会丢失。同时开发更多的管理技术，比如智能化管理技术，方便管理的同时，也提高对信息的利用度。可以完善用户子系统，缩小管理部门与民众的距离。通过不断地技术创新提高信息化管理效率。

除了提高信息话管理系统技术，从而保证信息收集的全面性、准确性，还要不断对档案信息进行更新，并且能全方位多角度的进行数据分析为政府宏观调控提供手段。

四、结语

显而易见，相对于传统管理方式来说，房产档案信息化管理的高效运行、跨距离传输信息、挂靠互联网等优势可以极大的提高管理人员的工作效率，并且可以开发出更多房产档案管理的作用，从而更好的为人民服务，促进经济发展。尽管目前房产档案信息化管理制度还不够完善，但是随着技术的发展、管理员专业素养的提升、越来越多的房产档案管理部门对房产档案信息化管理制度的重视、相关制度的规范，房产档案信息化管理制度会越来越普及，达到房产档案信息更完整，部门运行效率更高，甚至资源共享的程度。

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（作者单位：吉林省和龙市国土资源局）