浅析重点建设项目的档案验收工作管理

诸葛敏

摘 要：随着经济社会的发展，我国建筑行业日益繁荣，在互联网和信息化的时代背景下，加强建筑行业项目档案的验收和管理工作显得尤为重要。建筑项目档案的验收工作，不仅仅是对建筑项目水平的检验和考察，更是对建筑企业内部项目的管理水平、档案的科学管理水平的考察，是检验企业内部建设档案管理工作的试金石。项目档案是整个建设项目从设计、施工、更改、监理、竣工验收等全工程的纪录，是确保建设项目有序、有据开展的前提，既是从根本上保证工程质量的重要环节，也是今后对工程维护、扩建、改建的唯一依据，有着巨大的潜在效益和现实管理意义。因此，本文对重点建设项目的档案验收工作管理进行详细的阐述，首先介绍了重点建设项目的档案验收工作目的及验收范围，其次介绍了档案验收的基本步骤，最后阐述了从几点措施入手，提升对重点建设项目的档案验收工作管理，以期完善我国建筑行业的项目档案验收管理工作。

关键词：重点建设项目；档案验收；验收步骤

1.重点建设项目的档案验收工作目的及范围

1.1项目档案验收的目的

建设项目档案验收的目的主要有二，一是验收按照完整、正确、全面、安全的要求进行，有利于保障建设项目的合理有序运行，有利于企业对建设施工项目进行全面的掌握，实现项目的安全规范。二是项目档案验收有利于实现档案资料的完整性和系统性，实现档案内容的系统管理，合理运用项目档案中记载的信息，有利于建筑项目的稳定运行，也为今后各工程建筑项目提供可靠的信息依据。因此，加强对重点建设项目的档案验收工作管理具有重要的现实意义，不仅仅之于项目本身，也有利于实现建筑施工企业的可持续发展。

1.2项目档案验收的范围

为了实现建设项目的方案验收管理工作，首先要准确掌握验收项目的范围，重大建设项目文件归档的范围包括：1、可行性研究、任务书；2、设计基础文件；3、设计文件；4、项目管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、工艺设备文件；8、科研项目；9、涉外文件；10、生产技术准备、试生产文件；11、财务、器材管理文件；12、竣工验收文件。

对于这十二种验收文件是项目验收工作中不可少的，但是在实际验收过程中，较多的文档不利于验收工作的高效进行，就需要在前期工作中对这些验收文件进行系统的归纳和整理，总结分类。可将上述十二种文件分为三大类，分别为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。项目竣工验收文件是在前两类工程项目文件的基础上，进行总结归纳和日常的记录，实现的项目验收工作内容的总结，是今后进行项目竣工验收的关键。

2.项目档案验收的基本步骤

项目档案的验收工作需要严格按照按照相关验收文件和验收标准进行，所进行的验收操作要和验收步骤主要有对建设项目归档文件的检查核对今后档案管理工作的檢查。项目档案的验收工作要严格按照上述两个基本步骤进行操作，缺一不可。

2.1归档文件检查

对于建设项目归档文件的检查，包括对前期文件归档情况的检查，包含对资料完整性的检查以及对项目立项请示、批复及调整等环节的全面检查，包括安全、环保、职业卫生、消防、人防、竣工决算等方面的审计报告等；还应包括对项目的竣工图、竣工资料、监理文件等进行检查，包括招投标文件、设计合同、施工合同、监理合同等；设备仪器文件归档情况，对设备仪器招投标文件、合同及技术备忘录等文件、开箱随机文件、安装调试文件、试生产/试运行文件、设备仪器竣工验收文件、产品检测报告、用户使用证明等进行检查；特种载体归档情况，对建设项目过程形成的照片、录像及设备仪器携带的操作软件、专用程序归档情况进行检查。

2.2项目档案管理情况检查

对项目档案管理工作的情况检查，主要包括对建设施工项目前期档案的分类整理，对档案的完整性检验，以及对单位内部档案管理制度的落实情况等进行的重点考核。前期的文件检验收和后期的完整性、安全性、系统性管理同样重要。

3.提升对重点建设项目的档案验收工作管理的措施

3.1妥善安全保管档案资料

重点建设项目的投资资金较大、工程量大、工程项目文件多、项目专业性强、对于文件精准性要求高，因此，对于日常的档案安全保管工作更应该提高重视，在建设项目运行的各个环节中要重点加强管理，将档案验收管理工作落实到重点建设项目的设计、承包、施工和监理等各个环节，在项目的各环节中保证文档的完整性，为项目的运行提供参考依据，也为今后在项目的建设、生产、管理、维护、改建、扩建中实现合理有效利用。对档案保管的地点要合理安排，杜绝火源、水源，采取防盗措施，确保档案的完整性，专人负责保管，落实责任到人制度，确保档案的正确性和安全性。

3.2做好重点建设项目的档案管理登记工作

《国家重点建设项目档案管理登记办法》第三条规定：项目开工6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内，分别填写“项目及项目档案和资料情况表”、“项目档案预验收情况表”和“项目档案正式验收情况表”。为此，各项目建设单位须每年填写“项目及项目档案和资料情况表”报省（市）档案局，使之及时了解项目进展情况，做好档案指导工作。

3.3要严格执行国家标准的重大建设项目档案文件归档整理和验收规范

重点建设项目的档案验收工作包括量大步骤，分别为档案文件的归档整理和验收，在验收工作中要严格按照验收标准执行验收工作和质量评价，合理的档案验收评价，是对工程项目客观评价的一个重要方面，为此，对于重大建设项目的文件归档整理和验收管理工作，我们要遵循档案验收工作的合理客观规律，按照政府对于重大建设项目档案工作的指导，实现对重大建设项目档案文件归档整理和验收工作的顺利进行。

3.4加强对建设项目档案的管理和协调管理

加强对建设项目档案的管理和协调管理，首先要在基础工作上下功夫，确保档案管理工作的管理机制有序运行，完善档案管理的基础工作，依法建档在基础工作上多下功夫，为今后的档案管理工作的科学化和标准化奠定基础。其次要建立起合理规范的档案管理机制，保证档案文件的安全性和完整性，落实责任到人制度。最后档案验收工作的总负责人要加强对档案工作的统一管理和重点监督，遵循“统筹规划、组织协调”的原则，明确分管领导和相关人员责任，及时做好建设项目基础文档的归类和对档案的管理工作，完善重点建设项目的档案验收工作。

3.5注意基本建设项目档案的特点

由于重大建设项目的投资规模大、建设工期长。若待整个项目建设完毕后才进行档案归档，建设工程中的档案材料无法保证其完整性。有些丢失的资料可能因时间久远而无法追溯，造成档案成套性缺陷。因此，在工程项目一定的阶段或单项工程竣工时，要着手进行档案归案工作，项目建设方要明确一名领导分管档案工作，形成有领导分管、有部门专管、有专兼职档案人员具体负责的档案工作网络。

总结

随着信息技术的不断发展，提升档案管理的科学化水平已经成为了当务之急。为了实现重点建设项目的档案验收管理工作，不仅要严格按照国家规定的档案验收标准，配合使用科学的验收方法，不断完善工程项目档案的验收工作，并使得这项工朝着标准化、制度化方向发展。本文的目的是希望完善重点建设项目的档案验收工作管理，为今后的项目档案验收提供可借鉴的依据，实现我国建筑企业的可持续发展和我国档案验收管理工作的成熟。

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