历史档案数字化和电子档案库房建设实探

陈世雄

摘 要：本文围绕福建院历史档案数字化及库房建设实际，探讨历史档案数字化加工及电子档案库房建设做法，特别对福建院利用现在有限库房，来完成数字化工作及最后用作电子档案库房的思路，可供其他档案部门参考。

关键词：档案数字化;数字档案;电子文件;电子载体 ;电子档案库房

一、前言

中国电建集团福建省电力勘测设计院有限公司（以下简称福建院）馆藏历史档案数字化是数字档案馆建设运行后的档案中心重要工作之一。档案数字化按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

馆藏历史档案数字化工作外包已经是许多企业的通用做法。福建院的馆藏数字化加工采用自主加工和外包加工结合方式进行。该院提供监管人员及加工场所。管理人员按照工作计划开展必要监督和检查，及时发现问题并予以纠正和调整;承担加工的服务公司上门提供档案数字化加工服务。这种加工服务方式高效率又灵活方便，并满足院保密安全性要求。福建院为历史档案数字化提供的场所，在档案部门独立、封闭的建筑内，加工场所的前期建设所符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求，也是电子档案库房的基本要求，因此，将来也可过渡作为电子档案库房，真正实现一所两用、减少加工场所和库房建设造价的目的。

二、历史档案数字化加工

（一）历史档案数字化总体规划

确定数字化档案加工的范围，提出档案数字化加工安全管理要求和技术指标，制定相关制度，确定人员、费用、安全、保密、进度及最终验收交接安排。

（二）人员安排

成立由分管院领导参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构，加工服务机构法人具备境内注册的企业法人并为境内公民，具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围包括档案数字化加工或数据处理类项目。工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明。签有符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况满足承担加工项目的要求。相关资质、业绩、人员、设备和加工软件不存在违约行为、安全事故等不良记录。

（三）建立历史档案数字化安全保密制度

与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。

（四）制订档案数字化加工过程管理、实体交接、数字化成果验收、存储介质管理、档案实体保护操作规程规定

建立档案数字化加工项目管理档案，记录实施档案数字化项目的全过程。专人监管保密、安全措施落实情况，防止档案实体受损、丢失，杜绝加工人员擅自复制、留存、使用档案信息的行为。建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

（五）数字化场所的安全管理

1.数字化加工场所在档案部门独立、封闭的建筑内。符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

2.配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角。

3.配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。切断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

4.设立数字化工作人员存放随身物品专用储物箱柜，与档案装具分区放置，不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质;严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

5.严禁无关人员进入数字化加工场所。不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

6.档案部门指定专人经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。保管视频监控系统并定期检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

（六）数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

1.档案数字化加工过程使用档案部门提供的相关设备，少量使用数字化服务机构设备，档案部门对这些设备进行必要的安全检查。

2.硬件类如计算机、扫描仪用技术手段封闭所有不必要的信息输出装置或端口，象USB接口、红外线、蓝牙、SCSl接口、光驱接口等，对封闭的装置或端口定期检查。

3.档案数字化加工使用正版软件。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，数据安全与网络监控软硬件使用通过国家安全认证的国产品牌产品。不允许安装任何与加工无关的软件。

4.加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

5.数字化加工安全保护系统具备权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信患流向等信息。具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分別设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

6.加工设备由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。数字化设备和存储介质送外维修要办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

（七）档案实体的安全管理

1.拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案予以筛除，档案实体破损、残缺的进行登记与处理，对档案实体与文件目录不对应的进行必要的记录或标示。

2.按照工作计划分批调档，并与加工接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

3.加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

4.建立档案加工流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，流程单应与档案实体同步流转。

5.档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

6.正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

（八）档案数字化成果移交验收收与设备处理的安全管理

1.对加工介质、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收，保证安全保密专项验收合格。

2.数字化成果通过完整性、准确性、可用性和安全性合格检测，双方办理数据交接手续。

3.数字化过程中使用过的其他移动存储介质移交给档案部门，并办理相关移交手续。

4.对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

5.数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

三、电子档案及载体

（一）电子档案

电子文件指在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，能被计算机系统识别、处理，并可在网上传送的文件。如CAD电子文件、图像文件、文本文件等。电子文件形成者提交最终版电子文件，并对电子文件的齐全、完整、准确、有效性负责。档案部门负责对电子文件形成指导工作，负责电子文件的收集、积累、整理、归档、利用工作，确保本单位形成的项目文件材料齐全、完整、准确、系统。电子文件积累过程中应及时备份，防止信息丢失。电子文件归档指记载在电子介质上的电子文件作为档案归入档案部门保管。

（二）电子档案载体及管理

1.按照电子档案保管环境和管理制度要求，档案部门及时对电子档案进行登记建帐，建立机读目录，并对电子档案定期检查。定期在光盘上做A、B两套备份，异地存储，一套封存保管，一套供查阅使用。

2.归档的电子文件在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性，严禁带有计算机病毒，不得加密。在符合软、硬件平台的条件下，保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案刻录到只读光盘上进行存储。一般电子文件要实时归档。

3.归档光盘使用只读盘片，不得擦、划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

4.光盘存放在防磁材料柜中，注意防震、防尘、防光、防潮、防火、远离热源和强磁场，并与有害气体隔离。

5.电子档案每2年进行一次有效性、安全性检查。检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁。检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件如发现光盘损坏或出现问题，及时拷贝，如软、硬件平台发生改变，通知计算机中心及時转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。

（三）电子档案的利用

1.电子档案借用：存档光盘不外借，只能在授权范围内以拷贝或网上传输的形式提供利用，并登记。利用者不得擅自复制电子档案。

2.电子档案保密：利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网方式利用时，必须要有稳妥的安全保密措施。

3.电子档案统计：档案部门及时按年度对电子文件的归档及电子档案的更改、管理、保护等情况进行统计，并建立档案统计台账。

4.电子档案鉴定：主要是对已到保管期限的电子档案进行鉴定，鉴定已到保管期限的电子档案是否还有利用价值。

5.电子档案销毁：根据保管期限要求，经专家鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁。在销毁过程中应对存储过机密信息的存储介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

四、电子档案库房建设及管理要求

档案库房建设和管理坚持“以防为主，防治结合”的方针和“安全防范，科学管理，利用方便”的原则。为确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，档案库房库房要求铁门、铁窗、铁柜、窗户挂有窗帘，库房内配备空调、通风设备、去湿设备和湿度计、温度计。要远离强磁场、强热源，防止阳光和强光直接照射，具备安全防护、温湿度控制。档案库房有虫霉防治措施，放置驱虫药物，并定期更换，建立定期虫霉检查机制，发现虫霉及时处理。严禁烟火，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀和有毒物品。保持库房、设备清洁、干燥、卫生和安全。库房内设备要求排列整齐合理，档案分类整齐排放。库房设置便于排架检索的路标，字体清晰美观。对超过保管期限的档案，一般每5年造册登记一次，并经院鉴定小组批准后处理，以减轻库房负担。

电子档案载体存入防磁柜，并放在电子档案库房。电子档案库房保持整洁和良好的通风。温度一般不超过28℃，相对湿度在65%左右;特殊介质保管温度不得超过20℃，相对湿度在40%左右。

五、结语

福建院历史档案数字化加工严格执行国家档案局档案数字化外包安全管理规范，执行行业、国家档案局、中电建数字档案馆达标验收要求中对历史档案数字化验收标准规定。电子档案库房参照省档案局、行业标杆企业建设标准建设。福建院将原来档案底图库房调整改造，前期土建、电气完工后，作为历史档案数字化加工操作间，按相关加工要求添设设备，推进历史档案数字化加工工作完成。历史档案数字化完成后，添设防磁柜等设备，后期真正用作电子档案库房。福建院历史档案数字化和电子档案库房建设举措满足电子档案库房环境和技术指标要求，节省了费用，充分利用了场地，符合安全防范，科学管理，利用方便原则，可供其他档案部门参考。