基于财务共享服务的数据管理平台

权磊

摘 要：经济的快速发展给财务工作带来巨大的变革，如何利用现有的各种资源为企业提供有效的保障，是现代化财务工作努力的方向。本文以SR公司的发展战略为前提，以建立财务共享服务、打造数据化管理平台为主要手段，提出为公司各部门提供数据共享服务的初步设想。在此基础上，利用全面预算体系，全面监控公司经营运行状况，并逐步将合同管理、人力资源等相关业务全部纳入数据管理平台，利用网络、电子扫描单据等手段解决分（子）公司地域跨度大的难题，实现全公司数据信息共享。

关键词：财务共享；数据管理；全面预算；信息共享

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

Abstract： Rapid economic development has brought about great changes of financial management. Facing rapid development， how to utilize resources now available in order to provide effective guarantee for enterprise is the target of modernized financial management . Taking the SR company for example， based on the company development strategy， by means of establishing financial shared budget system and data management platform， this paper proposes initial solution on providing data shared service for corporate departments. Then on the basis of this， this paper uses comprehensive budget management system to all-round monitor the status of company operation， gradually brings all other relevant managements hereinto such as contract/HR etc.， solves long-distance problem of branches by means of network and technology of electronic scanning document， finally realizes the sharing of data and information of the whole company.

Key words： Financial sharing； Data management； Comprehensive budget； Information sharing

1 前言

随着经济全球化的发展，越来越多的跨国经营方式造成企业的分（子）公司数量膨胀，由于地域跨度增大，业务和财务也越来越分散，企业面临的各种风险不断加大。财务共享，就是将不同地域经营的各种业务整合到财务集中处理，利用规模效应降低成本、，提高服务质量、提升工作效率、降低风险的一种管理模式。

以SR公司为例，船舶压载水处理系统是公司的主要经营业务。随着压载水公约生效时间的临近，船舶压载水处理系统市场需求预计在短时期内会迅速增长，全球即将有约7万艘商船需进行压载水处理系统改造或安装。该公司已在日本、新加坡设有办事处，并计划在香港、德国建立分（子）公司，以健全公司全球化售后服务网络。目前公司的数据平台已经实现业务核算集中管理、ERP供应链数据管理、OA流程管理等重要的流程网络化，但没有还没有实现协同和数据共享。公司现阶段正在推行全面预算管理，以期更好地调动资源，为快速增长的压载水市场提供保障。

虽然公司各种流程比较全面，但是随着全球化售后服务网络的不断完善，分（子）公司的数量会越来越多，财务系统和业务流程没有实现集成、全面预算管理没有完全运行，容易造成效率低下、监督力度不够、财务风险加剧。财务共享这种新的财务管理模式能充分将业务和财务融合，实现全数据管理，各相关部门不仅可以随时查询到需要的数据，而且可以对相关的各类业务全过程查询；分支机构、办事处、各分（子）公司的员工工资、租金、日常费用等可集中进行处理，彻底消除地域的限制；利用财务共享中心实施全面预算管理，在提高效率的同时加强监管，全面监控公司整体运营情况并防范风险。

2 基于财务共享服务的数据管理平台

2.1 建立和完善信息化管理中心

建立和完善公司信息化部门的管理职能，将公司各种信息系统进行集中，由中心统一进行管理。同时建立信息化管理制度、绩效考核、运行管理、服务职责等各类管理制度，充分发挥信息中心的技术优势，整合信息化资源，提升公司整体信息化管理水平，为公司整体运营提供保障服务。

2.2 建立以核算业务为起点的财务共享服务模式

（1）梳理核算业务流程，实现业务和财务系统整合管理

根据目前公司的运行模式，以不增加工作量、减少重复工作、使用方便为原则进行整合。首先，财务部在目前的数据平台进行流程梳理再造，将差旅费、业务招待费、各类费用、付款、分包业务等主要核算业务流程进行标准化流程设计，对现有流程进行分离或合并，促使财务向业务靠拢，实现数据全过程共享；同时，取消OA系统中的财务管理流程中的各项申请，业务人员办理业务全部使用新的标准化流程，流程走向及审批手续不变；其次，在原始单据管理方面，增加电子票据扫描，直观的给各级领导审批提供电子影像；提高财务部对凭证附件的管理，方便查询和翻阅，加大监管的力度，实现无纸化办公；第三，对于分（子）公司业务人员，利用网络接入公司数据平台入口，直接通过数据平台进行业务操作；原始票据直接邮寄至财务部进行处理。目前公司的ERP供应链、应收應付系统使用和管理流程使用比较顺畅，整合后其流程也需要进行标准化梳理，充分发扬优势规避短板，并结合全面预算控制，实现降本增效。

（2）利用数据平台实施全面预算管理

全面预算以销售业务为起点，根据下达的战略目标，各业务部门编制本部门的预算，使预算较为符合实际；其次，财务部汇总各业务部门预算并协调，编制出销售、生产、财务等预算；然后，公司管理机构对预算进行审核、平衡，汇总公司总预算并报经总经理（或决策机构）审批、讨论通过或驳回修改；最终，将审批后的预算下达执行。

业务和财务系统整合后，各类收支业务均受到预算的监控。财务部在预算指标下达后，在数据平台中录入各部门的预算指标，各部门在办理业务时系统会自动确认该部门的预算是否超标。如果超过预算或没有预算将无法办理各项业务，有效实现预算的监督和控制功能；同时，系统会适时统计预算执行情况反馈给各业务部门，方便各部门进行收支管理。实行全面预算在公司尚属首次，预算数据会和实际数据有所偏差，建议在8～9月份召开预算调整会议对预算进行调整，调整后按照新的预算进行管理和监控。

通过业务和财务系统整合，结合全面预算的实施，利用现代化信息手段和网络技术，形成公司财务共享服务管理模式，实现财务信息资源统一、共享共用、过程可查、数据公开透明。

全面预算控制的业务流程图，如图1所示。

2.3 实现公司数据共享

实现业务和财务协同、财务数据共享之后，根据需要逐步将合同管理、人力资源管理等和财务相关的各类业务均纳入数据管理平台，逐步实现全公司数据共享。

（1）合同管理数据共享

销售合同：销售合同是销售业务流程的起点，公司的生产、采购、发货、收款等大部分数据均以销售合同为基础。目前的数据平台已有销售合同数据，因有些合同细节不够准确、有些合同收款日期不够明确等原因，造成部分数据不准确而无法使用，合同统计工作还需要手工辅助完成。完善数据平台之后，建议合同管理部门进行合同统一录入，完善录入细节并增加电子扫描合同形成电子影像，作为合同电子附件进行管理，避免传递失误造成合同丢失。通过数据平台统计合同新签、完成、收款等数据一目了然，减少人工统计的重复工作，实现销售合同信息共享。

采购合同：目前数据平台实用的是采购订单式管理，订单内容和采购合同相同，建议合同管理部门对采购合同进行统一管理，将采购合同录入数据平台，增加电子扫描合同形成电子影像作为合同电子附件进行管理，方便查询和翻阅。合同的相关数据直接和流程相关联，提高数据准确率和便于加强供应商管理。相关的合同统计数据可直接从数据平台中获取，实现信息共享。

其他合同：其他合同可参照以上进行，由相应的管理部门分别进行管理。

（2）人力资源管理数据共享

人力资源管理也可以纳入数据平台管理，每月绩效和工资直接进行录入和修改；人员变动通过相应的模块进行办理，相关数据直接从数据平台获取，减少重复工作，提高工作效率，实现人力资源信息共享。

（3）其他和财务相关联业务的数据共享

其他和财务相关联的业务建议纳入数据管理平台进行共享管理，这样更有利于全面预算的执行，有利于对各种业务的监督和管理。

各类相关的业务在数据平台形成信息共享后，形成公司统一数据出口，公司各部门可以随时按需查询。对于数据平台相应的管理制度、绩效考核、运行管理、技术支持、协作单位、监督控制等相关管理制度也要逐步建立，作为数据平台的管理依据。

数据管理平台模型，如图2所示。

3 数据管理平台的价值分析

上述数据管理平台模式是基于财务共享服务建立起来的，比较符合目前SR公司实际情况，解决了财务系统和业务流程脱节的问题，实现了二者的合一和协同；同时奠定了全面预算实施的网络基础，有利于全面预算监控的权威性和有效性；用电子影像代替纸质单据，兼顾合同管理和人力资源管理等相关内容，大大提高了信息传递的时效性、安全性和规范性；解决了分（子）公司由于地域跨度大而产生的难题，对公司的财务核算和管理水平以及信息化进程起到巨大的推进作用。

（1）降低日常工作的处理成本

在公司的业务、资源集中整合之前，由于各项工作之间的相互关联性，因此每个员工均身兼数种工作内容，有时有的内容性质完全相反，造成日常工作处理有时会发生衔接失误。实现业务协同、资源整合之后，对业务流程、规则进行标准化管理，流程优化有效的消除了衔接过程中多余的、重复的、非增值的一些作业，使得作业时间大大缩短，提高了工作效率，降低了处理成本。同时，日常业务操作得到标准化和简化降低了人力成本。

（2）为管理层提供更有效的决策依据

标准化的业务处理流程，使得高技能、经验丰富的人员从日常性业务中解脱出来，重点从事业务分析和管理工作，更好地进行整体規划和分析数据，为公司管理层提供更深层次的决策依据。

（3）有效的提高服务质量和数据的准确性

数据化的管理平台给公司提供了信息共享的服务，各种数据从数据平台中取得，减少了中间环节和人为的失误，提高了工作效率，完全统一了数据的口径，提高了数据准确率。同时，信息化管理中心的建立和完善，提供了统一的对外服务接口和解决员工提出的问题，大大改善了职能部门的服务质量，提升了员工满意度。

（4）为公司全球化售后服务提供资源保障

公司全球化售后服务战略正在逐步建立和完善，基于财务共享服务的数据平台的建立和完善，推动了财务集中管理和公司规范化管理的进程，克服了地域跨度大的问题，将各类基础工作从各分（子）集中到数据管理平台，实现了信息共享。各地的业务人员可以从数据平台获取各类产品和成本、费用、合同、人力资源等的业务数据，且全过程可以查询，为各地的业务开展提供有效的资源保障。

（5）有效的执行全面预算

随着全面预算的实施，为公司的成本控制战略保驾护航，真正实现了公司战略的落地管理。全面预算的难点在于起始阶段，从无到有，员工在意识上和行为上的惯性思维会给初始预算带来很大的困难和执行差异。利用数据管理平台有效的实施全面预算以及业务和财务的协同管理，帮助员工重视预算的制定和加强对自身行为的约束，间接降低成本，提高效率。

（6）规避财务风险

完善财务共享的数据平台后，财务人员和业务人员的直接接触逐步减少，基于标准化的业务流程和分工，串通舞弊的可能性大大降低，每一笔均通过网络电子影像资料进行审阅和查询，能及时发现问题便于解决，大大降低了财务风险。

4 结论

基于财务共享服务的数据管理平台运行模式，是减少重复工作、降低日常工作的处理成本、提高工作效率、支持公司战略的贯彻执行的有效的管理模式。随着业务的迅速发展与壮大，SR公司会越来越多的参与国际化竞争，这种管理模式可以给公司提供有利的资源保障和更有效的执行公司战略。

本文初步建立了财务共享服务模式，提出了建立数据管理平台的模型，并得出以下有益的结论：（1）财务管理流程化、网络化、创新管理模式—-业务和财务同步协同---利用电子图像技术代替纸质资料—-解决分（子）公司地域跨度大的难题---实施全面预算管理—-简化流程、提高工作效率，这是建立数据共享服务模式的方法和思路；（2）起点选择—-核算业务为起点的财务共享服务；变革创新—-业务财务协同到实施全面预算逐步变革核算模式；实施动机—-利润最大化、降低成本战略的信息化、共享式服务的实施动机，是SR公司构建数据化信息管理的财务共享服务模式的关键问题。

参考文献

[1] 张瑞君，陈虎，胡耀光，常艳.管理案例研究与评论[J]. 2008，1（3）.

[2] 方国斌.财务共享服务FSS—全球历程与中国经验[J].