数字化校园背景下档案管理模式研究

吴锡

【摘 要】这篇文章讲述了关于档案管理的一些知识，并且在当前的经济飞速发展的时期指出此类工作存在的特性和当前怎样对于高等院校的此类管控方式改变。

【关键词】高校；档案管理；模式；转变

中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：11007-0125（2018）18-0247-01

由于我国数字化进一步发展，对于云计算、云存储这些新型的服务产业进步直接导致大数据时代信息的飞速增长，各个高等院校的档案室的信息存储量也有了进一步增长。对于如此繁杂的又具有不同结构的文字信息，与此同时，还要深入满足当前人类对于接受的信息的多样化、个性化的特征要求，过去的信息管理方式很明显已经不再能符合时代发展的脚步。在信息集中发展的今天，对于原始的产业变革所提出的要求也越来越高，原始的管理方式改变非常有必要。特别是在经济高速发展的今天，信息时代迅速发展和其它的讯息传播手段来说，更加适合时代发展需要，将数字信息转化为自己知识，即将发展成为当今时代发展必然走向，同时，信息集成化管理也将在信息存储的历程中发挥越来越重要作用。数字化背景下，高等院校的信息管理方式如果不能進行有效变革，那么高等院校的信息管控工作就会彻底失去其意义，档案馆制度也会在其发展过程中受到极大冲击。

一、档案管理的内容和性质

（一）档案管理的内容

档案是在国家发展过程中的相关组织机构、社会上的组织与个人在日常的发展过程中创造的一种将文字、图片、音频或者其它内容进行的最简单记录方法。它主要分为科学技术、文化、艺术和平时的教育笔记等。

（二）档案管理的性质和特点

档案管理是在科学管理的基础上进行的信息收集与整理，并且将这些信息应用到日常学习与工作中。它最根本任务是对于一些重要的文件信息进行统计管理，便于在社会发展过程中能够及时使用这些信息。作为单一管理相关档案的组织机构来说，它相对独立，是我国的科学文化事业的重要的一部分，对于特定组织来说，档案管理是各个组织中的重要的组成部分，例如会计档案管理就是日常的财务管理工作中的重要组成部分，而干部档案管理是干部管理任务组成，科技档案管理又是生产管理、技术管理与科研管理的一部分。

二、档案管理的地位和作用

档案管理是我国进行发展的过程中必不可少的一个重要因素。档案管理工作与国家的各项事业发展息息相关，同时，国家各项事业发展也在一定程度上受到档案管理工作制约与影响。根据档案管理和国家企事业单位的发展状况来看，档案管理是一种服务性的工作项目，为促进其发展，就必须为其创造其相关发展条件。在特定的环境下，档案管理工作也会在事物的发展过程中起决定性作用。

三、知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济发展与农业和工业相比来说，在下面几个角度是有着很明显区别的：第一，农业的发展中土地是最重要的因素，工业发展中最重要的因素则是资金，知识发展过程中最重要的是人才，人才的进步是全社会发展的不竭动力，属于决定性力量。第二，三者对于竞争的方向完全不同。在农特经济发展过程中，所关注的重点是土地；在经济发展过程中，所关注的重点则是社会中可挖掘的资源条件和工作人员上的优势；而在知识发展的过程中，关注的重点则是人才，讯息与知识，只有在发展中掌握了这三者，才能在激烈社会竞争中取得胜利。第三，三者资金投入的方向不同。在农业上，侧重于对土地投入；在工业上，侧重于机器、设备、生产线这些可以看见的因素，会侧重于追求经济上的利益；而在知识上，更加注重于长久发展，侧重于科技方面的发展与人才的长久培养。第四，是资源形态有所差别，在农业和工业的发展过程中，其使用的是资源，而资源却不是取之不尽，在复杂发展过程中，一定要坚持人与自然的和谐发展；然而，知识发展过程中，发展的是知识、技术等，永远不会枯竭，更不会受到时间和地点制约。

四、实现高校档案管理模式的三大转变

（一）由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变

在过去的档案管理工作中，更加关注于用户层面的体验效果，然而对于管理方面的工作人员有所忽视。在当前知识经济高速发展的过程中，管理层面的工作人员是集合信息、保存信息的主体，也是对于档案管理信息系统正常运作的维持者，也是用户与讯息之间进行有效沟通利用的中间人。由此可以知道，档案管理者在档案存储与利用方面发挥着重要作用。所以，一定要坚持用户与档案管理人员相结合的制度，才能更好的促进档案信息管理与传播。只有真正发挥档案管理人员在工作中的主观能动性，才能在未来的信息发展过程中取得优势。

（二）由以硬性管理为主向以软性管理为主转变

我们一定要对于档案信息进行科学管理，将过去的经验管理转变为当前时代的知识管理；将硬性管理转变为软性管理，使档案信息与当前的经济发展条件相适应，同时满足广大用户对于信息需求。很明显，软性管理能让档案信息随着时代发展而发展，在新时代也能有更加旺盛生命力。

（三）由区域性管理向全方位、网络化管理转变

近几年，国家陆续确立了局域性的档案管理制度，使不同的区域在一定程度上实现信息共享。并且以其为基础，将这种信息管理扩大化，实现全方位、网络化管理。首先，将同种工作性质的行业之间建立联系，信息共享；其次，不同性质的行业也将所有信息相互连接，在全国范围内做到信息联机服务。