高中档案管理信息化建设探讨

韩文焕

摘要：學校档案记录着学校的历史沿袭与发展轨迹，是一座学校宝贵的财富，加强对档案管理工作的重视，能够为学生未来的发展奠定扎实的基础，是一所学校发展成长的文化根源。在当前高中档案管理工作中推进信息化建设，能够有效避免传统管理中的弊端，便于查阅，为档案管理工作的发展带来新的生机。

关键词：高中；档案管理；信息化建设

前言：

随着信息化的不断发展，已经对学校教育及发展的各个方面产生了深刻的影响。在当前高中档案管理过程中，已经逐渐过渡到信息化时代，带来了档案管理工作的新变，对于档案的管理、分享以及信息安全化都提出了新的要求，在这个过程中，不仅是技术的更新，也是管理理念、工作方式的不断更新与新变。本文针对当前高中阶段档案信息化建设的发展以及具体策略展开讨论，以期为日后教学工作的发展做出进一步启示。

一、高中档案管理信息化的意义

档案管理工作随着信息技术的发展进入到一个新的阶段，在信息化建设过程中，逐渐展现出现代信息技术的运用的意义所在，实现了档案管理的全面发展。笔者对当前档案信息化发展的意义做出如下整理：

其一，能够拓展档案的容量，与传统纸质或者其它媒介档案不同，信息化档案管理依托于网络加强管理，极大的节约了媒介成本和所占的空间，大量信息被存储进来，能够更为便捷的扩充容量。随着以往纸质媒介的内容信息化转变，关于一座学校的信息档案库也在逐渐完善，能够推进教学工作的全面发展。

其二，节约了人力。与传统档案管理需要人工的录入不同，信息化建设下，只需要短短几步就能完成自动的输入。在这个过程中，档案室无需大量的人员，教师可以不再兼职档案管理员，只要安排1～2名专业的档案管理人员即可，既能保障专业性，又能减轻用人压力。

其三，信息化时代更便于档案的查阅、运用，使档案真正的“活跃”起来。试想在以往的教学过程中，即使教师有心向档案求助，也会被故纸堆中的大工作量所吓到，很难快速找到想要的内容，进而大大减少了对档案的运用，有些档案资料在长期积压之下，损毁或消失，最终无人看到。而在信息化时代，想要查找的资料只要轻松的点击、查询即可，使得档案资料的作用真的被发挥出来。

二、档案管理信息化发展的策略所在

（一）加强对信息设备硬件的投入

在实现档案管理信息化发展的过程中，需要的是专业的信息化档案管理系统、设备的支持，学校要加大相关投入，为实现档案管理信息化提供专业的硬件设施保障。实现档案室信息化设备的更新换代，并且及时对相关工作人员进行培训，在短期内实现档案管理的信息化发展转变。在这个过程中，专业的技术设备保障，成为档案资源的有力保障，并且能够在未来的持续发展中不断彰显优势。由于档案管理对于信息技术有一定的专门要求，需要学校管理层加大关注与投入，并且派专业技术人员进行监督与管理，全面推进信息化建设工作的发展。

（二）建立具备专业素养的档案管理团队

随着档案管理工作的进一步发展，已经越发的关注到专业技术人才的引入。作为档案管理工作者，要不断扎实自身的专业技能，如今的档案管理工作已经不再是单纯的档案的收发、简单的整理以及保管档案、和提供档案服务的“手工活”，它有很强的专业性和技术性。一个合格的档案管理工作者应当具备“档案管理学”、“档案保护学”、“图书情报学”、“目录学”、“图书分类学”、“档案文献编撰学”、“档案法”等专业的知识[1]。

除了档案管理相关的知识，以下知识也是档案管理人员需要具备的：随着办公自动化的发展，文档一体化程度也在提高，电子文件的产生、传递、存储、归档、著录、保管、利用、都由计算机完成，由此对于现代档案管理工作者，要具备熟练操作计算机的能力。除此之外，随着档案种类的不断丰富，会有部分外国文献进入其中，对于这部分文献的管理，也需要档案管理人员具备一定的外语知识，总是作为一名档案管理人员需要对自身的综合素质提出一定的要求。专业的档案管理人员拥有终身学习的能力及意识，才能切实推进档案管理工作的发展[2]。

（三）构建科学完备的档案信息存储系统

尽管信息技术带来了档案管理的极大便利，但是随着发展与观察，也会发现其中的弊端正在逐渐暴露出来，就是关于档案信息安全问题的暴露。档案信息安全难以得到保障，信息数据遭到破坏，信息化网络环境的开方向造成的外来入侵、档案窃取等情况时有发生。由此档案安全难以保障，信息收到破坏，将会为学校带来意想不到的损失。在这种情况下，加强科学完备的档案信息存储系统构建，具有重要意义，首先要强化档案存储方式的选择，通常常见的存储方式有三种，储存器与服务器直接相连、储存器植入IP网络、储存器储存网络集成，这三种方式各有利弊，在实践中会逐渐发现，最后一种方式的优势更为明显一些，储存器存储网络集成，是由IP进入SCSI数据命令进行传输，并且通过磁盘阵的形式进行交接，可以为存储安全做出保障。完整的存储体系的构建，除了当前方式的选择，也要加强后期的维护管理[3]。

在当前高中档案管理工作实现信息化发展，能够推动档案管理工作的正规化、严谨化发展，为档案管理带来新的活力，这也是当前教学工作发展的关键所在，为学生的成长创设基础，寻找到信息技术的发展与完善，全面推进档案管理工作走向新的历史时期，为档案运用注入活力。

参考文献：

[1]何永清.浅析学校档案管理工作现状及对策[J].时代教育，2012，21（10）：65—66.

[2]翟卫东.论学校档案管理工作现状及其对策[J].科技致富向导，2013，14（2）：84—85.

[3]朱丽红.高中档案工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2012，16（3）：88.