“互联网+”时代档案管理的挑战

雷彩荣

摘要：随着我国信息技术的快速發展，当前“互联网+”行动已经普遍应用于各个领域当中。“互联网+”理念的提出，有效提高了档案管理工作效率，为了进一步发挥档案管理工作的作用，不但要大力开发其中的数据资源，而且还需提高其利用率。

关键词：“互联网+”时代；档案管理；解决对策

随着互联网技术的不断发展，档案信息化建设逐渐完善起来。目前，我国各行业、各级部门已基本实现了档案管理的信息化，传统的纸质档案管理逐渐转为信息化管理，然而由于我国的档案管理信息化建设过于依赖信息技术，还缺乏健全的安全管理保障体系以及信息安全监督体系。因此，在档案信息安全方面存在着较大的风险。只有结合先进的信息技术、科学有效的管理以及完善的信息安全保障制度，才能建设有效的档案信息安全体系。

一、基于“互联网+”档案管理概念

“互联网+”的核心理念是互联网思维。“互联网+”与档案管理更多的是“互联网+”对档案管理思维、服务模式和基础架构的融合与创新。实际工作中，“互联网+”背景下档案信息资源建设和科技档案管理进行创新，将“互联网+”应用到实际的档案管理业务范围中，取得了较好的示范效果作用。

“互联网+”理念下的档案管理要求从互联网角度变革思维与理念，强调以数字化、网络化形式，实现用户的普遍获取并借助新的媒体为用户提供方便快捷的服务，运用网络化实现综合服务创新，建立多元化、知识化的服务模式。

“互联网+”理念对档案管理组织模式的影响则是依靠互联网技术重新锻造业务结构、关系结构和文化结构等价值链，将企业档案管理与企业公众化、个性化需求相结合，构建协同融合、智慧互联的新的管理与服务模式，从而提升企业档案管理的文化价值功能。

“互联网+”为企业档案管理带来了新的信息技术，进一步推动了数字档案、智慧档案馆、大数据知识服务平台的发展，利用互联网的信息技术开展管理与服务，能够构建一个“开放、平等、协作、分享”的多主体的企业档案管理平台。

二、基于“互联网+”档案管理中存在的不利因素

1、不能及时转变管理理念。虽然我国档案管理工作已逐步认识到档案数据发掘的重要性，档案管理信息化也得到了一定程度的发展，但档案管理理念却没有及时更新，传统档案管理意识还对人们的思想有着重要影响，档案管理工作不能及时实现创新，传统档案管理模式占据着主导地位，还不能有效引入新型管理模式，导致档案管理工作效率低下、工作质量不能提高。

2、不能有效保障网络安全。最近几年，我国互联网技术得到了快速发展，并普遍应用于档案管理工作中，大大提高了档案管理效率，但同时档案管理工作也遇到了许多新问题，如档案管理的安全性与保密性。进入“互联网+”时代以来，由于办公自动化水平不断提高，经常发生档案泄密事件。我国很多单位不能有效应对档案信息泄露问题，不能有效保证档案信息安全。

3、档案管理工作不能实现标准化和规范化。当前开展档案管理工作首先要实现信息化与标准化，但进入“互联网+”时代以来，档案管理工作不能及时实现信息化与标准化，在信息系统建设与网络建设方面还存在较大差距，档案管理工作还不能实现有效共享与规范性发展与“互联网+”时代的要求不适应，我国档案自动化水平还有待进一步提高。

三、互联网时代档案管理存在的信息安全问题

1、信息技术不均衡不完善。一般的档案管理信息系统的功能都较为简便，在信息安全方面采用的技术也较为基础，主要有：数字认证、证书签名认证、密钥认证、防火墙、加密技术以及访问权限管理，在这些技术防火墙和加密技术又是最常被使用的。加密技术是指档案管理部门通过特定的加密指令，对受保护资料进行隐藏，同时禁止未授权的访问者下载和阅读资料，从而起到了保护信息安全的作用，而防火墙技术则可以自由灵活地管理端口，禁止身份不明的 IP 地址访问，阻止非法入侵，从而保障档案信息安全。在一定时期内，上述技术对档案信息安全十分重要，但随着互联网技术的发展，传统的信息安全技术已相对滞后，档案泄露、丢失等信息安全事故屡见不鲜，特别是当面临破坏性强、规模大、传染性强的恶意攻击时传统技术就更显无力，2017 年 5 月比特币病毒爆发，学校成为“受灾重地”，大量档案被恶意加密导致无法正常使用。此类蠕虫病毒以及跨站脚本病毒对档案管理工作造成了重大威胁，这就给档案管理部门的信息安全保障工作提出了更高的要求。

2、缺乏信息安全意识及规范的信息安全制度。我国关于保障档案信息安全的制度还不完善，在过去主要依靠 《计算机信息系统保密管理暂行条例》 和 《计算机信息系统安全保护条例》 来规范档案信息安全，但是针对互联网网络管理的法律还不够完善，缺乏相应的规范。各档案管理部门在进行档案管理时缺乏顶层设计的引导，同时又由于互联网的飞速发展使得档案信息安全的环境异常复杂，档案管理部门在制定信息安全相关制度时就缺乏技术以及法律上的支持，导致了相关制度一方面无法对信息安全工作起到行之有效的规范，另一方面也无法适应日益复杂的档案管理需求。此外，我国对于信息安全意识的普及力度还不够，部分档案管理人员缺乏信息安全意识，这主要体现在：不注重个人信息的保护，档案管理人员个人信息的泄露容易导致档案访问权限的改变，进而可能引起档案信息的丢失和损坏；档案信息管理规定执行不严谨，档案管理人员对管理条例不够重视，执行不严谨，如下班时不按规定关机、离开工作岗位时不锁屏加密等等，这些行为都会给档案信息安全埋下隐患。

四、结论

“互联网+”背景下的企业档案管理要积极导入“互联网+”思维，改变企业档案管理与服务发展观念，利用互联网技术打造智慧档案馆、开放的大数据知识服务档案馆；同时，要关注用户需求的变化，重构管理服务价值链，不断提升高端咨询+综合服务能力，创新管理服务新模式，最终形成“互联网+档案管理”新模式。

参考文献

[1]赵大伟.互联网思维——孤独九剑[M].北京：机械工业出版社，2014.

[2]刘磊."互联网+"对档案思维的挑战与重塑[J].山东档案，2015（06）

[3]王燕.基于"互联网+"的科技档案管理创新[J].档案与建设，2016（03）