审计视角下会议费使用中存在的问题及防范对策

孙红

[摘 要] 会议费是行政事业单位公用经费支出的一个重要组成部分。与人员支出的刚性相比，会议费具有较大的弹性。呈逐年增长的趋势，发现问题层出不穷。因此要做到厉行节约精简高效，又要使单位正常的会议经费科学合理的落实好，推动业务工作的正常开展，是审计工作必须重视和思考的问题。

[关键词] 会议费；审计；问题

1 背景

会议费，顾名思义应该是召开会议发生的一切相关、合理费用，但实际情况是于会议无关的各种不好列支的其他费用统统放在会议费这个“水池”里，什么都往里头倒，会议费成为万能的经费了，最后会议费成为一笔糊涂账。

值得欣喜的是2016年6月29日，财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局三部门联合公布了《中央和国家机关会议费管理办法》，再一次为“会议腐败”筑起了制度之笼。为促进会风的根本转变指明了方向。

2 会议费审计中发现的问题

2.1 会议费中列支招待费

一般单位业务招待费都有金额和比列限制，为了避免招待费用的超支，只能采取各种手段抹去招待费，使用会议费取而代之。用超支的业务招待费挤占会议费这已经是公开的秘密了。所以很多单位就把业务招待费和会议费定在内部酒店和定点酒店。这样发票上好做手脚，也就把业务招待费披上了合法的外衣，同时为规避相关部门的监督检查找到了合理的借口。

2.2 会议费中列支旅游费

许多单位利用开会、学习培训及参观考察为由头组织到旅游胜地、热门景点的地方开会、培训。真正开会的时间远低于旅游行程的时间，而主办方就可名正言顺的将旅游所产生的住宿费、景点门票费用，包括礼品、纪念品全部纳入会议费中，旅游费也就合法化了。更有甚者不少系统单位每年有一、二次互相你来我往，并且可以带上全家成员、亲戚朋友，最后全部有单位来买单。

2.3 会议费中列支公款送礼

有些单位为了逃避检查，把不合理的开支和无法正常报销的开支，比如：为了将来业务发展的需要与业务单位之间相互请客、送礼以及在一些高档娱乐场所消费的费用，通过酒店、宾馆换开发票的形式，把不合理的开支摇身一变成为有名目的会议费给合理化了。还有更甚者直接以会议费的名义存入酒店、宾馆一笔钱，用于小集体或者某些个人的日后各类高档消费、签单消费和行贿受贿。

2.4 会议费套现发放职工福利

由宾馆、酒店代为单位购买购物卡、消费券、月饼、粽子等职工福利。也以会议费的名义开具发票。

2.5 会议费套现私分或私设“小金库”

部分单位为了套取现金，在做财政预算时故意做大会议费的预算支出，以会议费的名义将财政资金拨付酒店、宾馆，虚列会议、或者虚列会议天数、人数等套取现金进行私分。还有就是酒店、宾馆把拨入的资金，扣除一定的管理费后，将会议费“返现”给单位形成单位的小金库。

3 会议费中存在问题的原因

3.1 缺乏内部控制制度

目前大部分单位内部控制制度不健全，缺乏有效的约束机制，尚未制定会议经费管理办法和规章制度。造成会议费审批管理无依据，支出随意性大，超预算、超计划、超范围、超标准等一系列问题存在。

2016年6月29日，财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局三部门联合公布了《中央和国家机关会议费管理办法》，《办法》针对的主題对象是“中央和国家机关”，那地方政府也要上行下效及时制定地方版的政府机关会议管理办法

3.2 领导针对会议费的管理理念薄弱

许多领导对会议费的管理不予重视，认为开会没有什么不合理的地方，方不知小小会议中藏有多大的玄机。殊不知有的下属正是利用其职务之便大作会议经费的文章。正式这种认识理念，造成许多无预算、无会议通知、无审批手续、无论会议是否召开，只要有会议费发票，都可报销会议费支出，造成会议费支出居高不下。

3.3 会议费编制预算不完整不具体

财政部门批复下达给各部门的年度部门预算指标中，会议费预算无具体支出事项内容。在需要开会时以报告形式临时向财政申报，财政对会议费开支情况难以把握，即使控制也是流于形式.

3.4 会议费弹性空间较大核算不规范

会议费的核算内容与其他经费相比较有较大的弹性，与招待费等比较容易混淆使用，所以有些不好直接入账的其他费用或需要调节的费用支出，都在会议费中报销，因为在酒店、宾馆会议费的发票可以集中开具，造成会议费支出内容的不真实。

4 会议费审计的对策和建议

4.1 健全、完善会议费的内控制度

会议费管理要想落到实处，各地必须建立健全会议费管理的各项规章制度，以文件形式规定会议费审批、会议费开支范围、标准和报销管理等相关事项。并且要明确哪些事项严禁不允许做、哪些费用是严禁列支的，否则就要问责与追究当事人责任。文件执行过程中要随市场形势变化不断调整执行标准，也就是要不断地修改、补充、完善会议费规章制度

4.2 强化会议费的预算管理

合理编制会议经费预算，尽量细化经费预算，并严格执行。如若遇到预算调整，定要严格执行规定的审批程序，方可予以调整。在执行中严格按照预算批复的项目和数额控制支出，减少会议费支出的随意性和盲目性。财务、审计部门要对经费支出的预算执行情况定期分析和审核提高经费的使用效益。

4.3 加强会议费的审批程序

审批程序的健全与否是认定举办会议活动合法性的重要依据。举办大型会议是否立项、是否例入年度会议计划，是否有经费预算，是否有相关部门的审批同意手续。如若缺少这些手续，相关经费就不得列支会议费。

4.4 完善会议经费台账

要像管理固定资产一样，建立会议经费台账，也就是要收集会议费相关资料，主要有A、立项材料：包括举办会议的计划报告、申请报告、会议通知，经费来源等；B、审批资料包括会议名称、地点、天数、人数、议程、经费预算与来源，审批签字情况等；C、举办情况资料包括会议名称、地点、议程日期表、参会人员签到表、会议主要材料等；D、财务资料：收据的领用、使用、缴销记录、记账凭证、结算明细清单、票据、最终决算表报、设备、物品购置和使用清单、验收入库单、出库审批单。制作工程和服务承包劳务签订的合同，涉及大额经费还要有招投标程序等一系列材料。

4.5 审查经费支出的真实性

重视外部走访调查，首先了解单位会议费的管理程序和操作流程，看其是否有严重不合理及风险点。其次也要关注承办单位的业务处理流程，摸清与承办单位的对接方式及内部结算关系，是人工结转还是自动结转。最后要进一步核实财务核算资料，如会议费结算明细清单、票据、合同等，发现其中明显虚大、偏小的费用，以核实会议费开支的真实性。通过审计人员的分析性复核，查找存在问题的根源。

4.6 加大审计监督力度

在日常工作审计中要定期有针对性的对单位、部门会议费支出情况进行专项检查，特别是大额会议费支出要重点关注和审计，对其有疑问要进行延伸审计和调查，查出问题要绝不姑息。

4.7 严格管控会议费的召开

要严格控制会议费规模和数量，严格落实会议费审批制度，会议费应纳入部门预算，并单独列示，会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。不得以会议费的名义购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观和考察活动；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严格控制会议费的标准，超标准的一律不予报销。违规者一律予以查处。

4.8 开展多种形式的会议

本着精简高效、厉行节约的原则，杜绝多而滥的会议、可开可不开的会议。必须开的会议可以推广和使用视频会议、电话会议等形式，即节约时间，又节约成本。

总之，要加强对会议费的审计检查监督力度，出台会议费的管理办法，组织、纪检监察部门在任用干部时，把会议费的使用情况作为一个考核的重要指标加以利用，以促进干部的廉洁自律。

参考文献：

[1] 朱静芬.会议经费使用中存在的问题及审计对策 [N].财会信报，2014（2-24）：B03.

[2] 肖玲.会议费支出存在的问题及监管对策 [J].知识经济，2015（13）.

[3] 钱洪羽.会议经费审计发现的常见问题及对策 [J].财务与会计导刊，2015（5）.