关于城建档案管理数字化建设问题的思考

梁霄

[摘 要]城建档案管理数字化建设是档案管理发展中的一种科学、高效的新形式，通过这种方式不但可以保证信息的规范性，同时还能对档案管理做出及时更新和改善，对于城市建设来说具有十分重要的意义，是一个城市信息数据保障的基础。这种新兴的管理方式不仅符合信息化时代的潮流，同时也推动了社会经济发展。因此档案馆需要不断革新管理模式，适应数字化理念，让档案信息发挥出更大的作用。本文围绕城市档案管理中现有的问题进行分析，并对如何提高城建档案管理数字化建设提出了几点建议，供大家参考。

[关键词]城建档案管理；数字化建设；问题思考

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.075

[中图分类号]F299.2；F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

随着科学技术的不断进步和发展，城建档案管理数字化建设开始普及，能够在很大程度上提升档案管理工作的效率，同時也能推动社会的进步。在城建档案管理的过程中，为了让城建管理工作更加规范和系统，有必要将数字化信息技术融入档案管理工作中，让档案管理与数字化建设实现有机结合，从而更好地服务社会，满足城建的需求。

1 城建档案管理数字化建设的背景

在实现城建档案管理数字化建设之前，传统的信息管理方法主要是通过人为操作对纸质档案进行保存和检索。这种方法在短时间内可能会将信息保存下来，但是时间久了就会占用非常大的存储空间。在信息管理的过程中，一般工作人员只会建立城建档案的分类目录和全宗目录，但是如果想在短时间内找到所需信息，必须借助人工方法进行查找，从而会导致调阅时间较长，而且准确率也不高。除此之外，城建档案一旦积累的数量过多，就会导致存放的位置较为分散，在查找信息时也会花费大量的人力，且每过一段时间工作人员就需要重新对档案进行管理和整合。再加上纸质档案的材质较为脆弱，人们在查阅时极有可能出现掉落或毁坏等现象，尤其是存储时间越久远的档案就越容易被损坏，更糟糕的情况是一旦发生火灾或水灾等意外事故，这些档案信息可能就会无法挽回，造成不可估量的损失。为了能够提升城建档案管理工作的效率，有必要采用数字化的档案信息管理技术，借助计算机网络实现信息资源的共享，使档案信息管理变得更加高效、安全，从而能够完全避免传统信息管理方式存在的弊端。

2 档案管理数字化建设面临的问题

2.1 存档方式落后

虽然我国城建档案管理正在进一步加强数字化信息管理的应用，但是仍有很多地方没有得到普及。根据当前的收录状况来看，还是有很多有待改善的不足之处，特别是一些极其落后的地方对档案管理数字化建设的认识还远远不够，仍旧在使用纸质方式对城建档案进行收录，不但浪费了资源也消耗了大量的人力。因此需要城建档案管理建设的工作者引进数字化信息管理方式，早日适应现代化的信息管理方式。

2.2 档案利用率较低

城建档案管理数字化建设的主要目的是便于城市居民更好地利用先进的技术来获取信息资源，同时也为城市建设提供更佳号的服务。随着时代的进步和发展，对于城建档案管理建设的需求也越来越大，但就目前现状来看，我国大部分地区城建档案的利用效率普遍较低，尤其是现代数字化信息管理的普及还不到位，仍需多加宣传以提升居民对城建档案管理数字化建设的认识。

2.3 拨款资金不足

城建档案管理数字化建设存在的一个突出问题就是资金不足。目前，资金主要来自政府的财政拨款，但不同地区的拨款政策也略有不同，就当前状况分析，大部分地区档案馆的拨款资金都严重不足。同时，城建档案管理数字化建设并不是一个小工程，其对硬件设施的要求还是很高的，数字化信息管理必须有计算机和其他科技辅助设备支持，只有这些硬件设施足够齐全，档案管理工作才能顺利开展。但是现在大部分地区投入的计算机数量远远不够，还不能满足城建档案数字化建设的需求，这就需要政府给予足够的资金支持。

2.4 专业城建档案管理人员储备不足

城建档案管理数字化建设属于一项新兴的工作体系，作为该项工作的从业者，与其他职业的工作者可能略有不同。这项工作不是单独会一个专业就能完全掌握技术，其要想从事这个行业就必须精通多项专业技能并且综合素质较高，才能够完成这个复杂的系统工程。同时，在拥有完善的硬件设施的基础上，一个完整的城建档案管理数字化建设工程必须要具有综合能力强的专业人才，这是满足城建档案数字化建设的必要条件。但是现在面临的问题是，现有的专业档案管理人才数量远远不能满足城建档案数字化建设的需求，而且多数工作者由于不具备综合技能在工作过程中往往会出现或多或少的差错，虽然每个人都有疏忽的时候，但是对于城建档案管理数字化建设来说，一点小马虎就很可能带来巨大的失误。因此，培养更多的专业性档案管理人才是当前城建档案管理数字化建设必须关注的问题。

3 加强城建档案管理数字化建设的策略

3.1 重视城建档案管理数字化建设

目前，很多城市刚开始接触城建档案管理数字化建设，对这项工程的认识还不够到位，因此作为主管部门应当重视这项工作，将其放在城市建设工作中的重要位置。同时，主管部门也应当通过积极开展城市规划建设管理的相关活动，适当地将城建档案管理数字化建设的内容放在城市建设中，在此过程中也要保证技术档案资料的完整性，并加强档案管理部门的验收工作，为了使该项工程顺利完成，一定要让所有的工作验收合格。与此同时，对于数据的采集以及文件的收集方法也应当进行严格把控。目前，通常采用的技术有自动化电子扫描法，通过信息的输入、校对、管理等程序，最终使档案完整地形成数字化信息资源。在此过程中，工作人员也要经过无数次的审查以确保原始材料的精确性、完整性和实效性。

3.2 加大政府资金投入

在城建档案管理数字化建设工程中，要有足够的硬件设施作为工程的基础，这也就要求应有足够的资金支持作为城建档案管理的基本保障，同时也要求政府的财政部门能够充分认识到城建档案管理数字化建设的重要性，不断增加档案馆的资金投入。与此同时，政府部门还应当设立相应的拨款机制，随着时代的变换，对于硬件设施的需求也会逐渐提升，不可能一成不变，因此，政府财政部门应根据城建档案管理中的切实需求，合理地进行财政拨款，尽量保证硬件设施能够随着信息技术的发展而同步更新。当然，即便要鼓励政府进行财政拨款，也要根据实际情况而定，尽量保证在节约资源和成本的前提下，充分利用现有的设施，尤其是要计算好需求量，避免重复购置浪费金钱和资源。

3.3 加强人才队伍建设

对于任何一项工作来说，要想顺利完成，必须依靠专业的技术人员，作为工程储备和基础。随着城市建设的日益加快，城建档案管理数字化建设的具体标准也在发生着变化，尤其是随着不断引进大量新型的设备，就更加需要有专业的技术团队作为支撑。作为专业的档案管理人员一定要全面了解城建档案数字化建设的内容，懂得如何对信息进行有效加工，并且能够对多媒体知识以及其他信息进行妥善处理，需要具有综合性的业务能力。面对这种现状，相關部门只有不断引进这方面的年轻人才，努力将他们培养成符合时代发展并且能够全面掌握城建档案管理数字化建设的工作者，才能改变城建档案管理缺少专业性技术人员的局面。同时，对于现有的负责城建档案管理数字化建设的管理人员，也不能放松自己，要时刻保持学习新技术的心态，不断加强自身的专业技能和对档案管理的工作热情。要想将城建档案管理建设得更好，不能光靠几个人的努力，而是需要全体工作人员都有专业的知识储备以及综合的专业技能，形成一支整体素质和专业水平都很高的团队，来共同完成城建档案管理数字化建设，为城市建设贡献一份力量。

4 结 语

城建档案管理数字化建设不是一个简单的工程，面对当前存在的问题需要一个一个去攻克，无论结果如何，相关部门都应当深刻认识到，城建档案管理数字化建设对于整个社会发展具有十分重要的意义。虽然看上去只是将数字化技术应用到档案管理中，但是这项技术的应用成果在未来会给人们带来非常大的便利，从某种意义上讲，也可以被视为现代化城市中一抹独特的色彩，具有重要的作用。总而言之，城建档案管理数字化建设是当今社会的必然趋势，对社会的进步和发展具有不可估量的作用，希望我国能够早日将数字化管理理念应用到各个地方，让人们享受到先进技术提供的便捷服务。

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