新形势下做好档案管理工作的重要性

赵德海

【摘 要】电子信息技术行业的发展为我们各行各业的发展展现出了一种全新的可能性。通过将之运用到我们的传统行业中，我们能够使僵化的各个传统行业重新焕发出活力。本研究简要阐述了新形势下档案管理工作的具体方式，并就现有的档案管理工作中出现的一些常见问题进行了分析，提出了一些针对性解决措施。

【关键词】新形势；档案管理；重要性

当前，电子信息技术已在我们的生活和工作当中得到了广泛的应用，而在我们的档案管理工作过程中也是如此。通过应用这些全新的技术，我们能够大幅度地提升我们在进行信息调用、信息上传、信息管理等一系列有关档案信息管理的工作时的效率。因此，将这些全新的技术应用于我们的档案管理工作中对我们提升档案管理工作的效率有着极大的重要性。

1 新形势档案管理工作概述

1.1 应用电子信息技术进行档案管理

在信息化大潮来临之际，应用电子信息方面相关的一些新技术进行档案管理工作已逐渐成为了一种全新的潮流。这一档案管理方式将传统的纸质档案转化为了如今最为常用的电子档案文件。通过对这些文件进行读取、写入、修改、查询等操作，我们能够十分方便地对我们的电子档案进行管理。这种方式大幅颠覆了我们传统的档案管理过程，极大的提升了我们进行档案管理的效率，是一种全新的档案管理方式。且通过这种方式，在同样的单位空间内我们能够存储更为大量的档案数据，一块小巧的硬盘便可存储我们使用传统方式需要使用一整个房间放置的档案数据，在数据的存储空间占用率上有着极大的提升。此外，通过这种方式，我们还能够在文件的编辑、管理等各个方面获得极大的便利，对我们提升我们的档案管理工作效率有着很大的帮助。

1.2 真正意义上实现数据即时上传

过去，如何及时地对档案数据的更动进行及时的处理一直是困扰我们的一大难题。我们需要首先找到对应的档案位置，前往该位置对档案内的文件进行修改，将档案放置到正确的位置……整个过程非常繁琐，需要办理诸多手续方可实现我们所要达成的目的，费时费力。而如今，通过结合我们现有的互联网方面的一些技术，我们能够十分轻松地对我们的档案内数据进行修改和查询，真正意义上地实现档案数据更动即时上传。应用这些全新的技术，我们能够大幅度地降低我们档案管理工作环节的繁琐程度，并提高我们所存储的档案信息的准确程度，保证我们所存储的档案数据的真实性和完整性，从而帮助我们更好地运用、管理这些档案信息。

1.3 结合互联网技术实现云端数据调用

通过应用我们的互联网技术，我们不仅能够实现上文所述的即时对档案数据的更动进行更新，还能够十分方便地实现档案数据的调用。过去，我们需要通过层层手续，花费数周甚至数月的时间实现对纸质档案数据的调用。但如今，通过对服务器技术、云技术等技术的应用，我们能够档案管理系统所连接的任意一台终端上对我们云端所存储的档案数据进行调用。通过采用这种方式，我们能够更为方便地实现对我们所存储的档案数据的应用，并尽我们最大可能地在用户需要调用档案数据时高效地达成用户所需的目的，极大程度上提升了我们所存储的档案数据的应用效率。不仅如此，通过这种方式，我们也能方便地对档案数据的调用等过程进行详细地查询，从而方便我们更好地保证我们档案数据存储过程的安全性。

2 新形勢档案管理工作现存问题分析

2.1 缺乏一套对档案数据进行管理的操作系统

虽然应用全新的电子信息相关技术对我们的档案文件进行管理有着诸多的优势，但当前我国在应用这些技术进行档案管理的过程当中仍旧存在着诸多的问题。而缺乏一套高效地对我们的档案数据进行管理的操作系统便是其中的一大主要部分。当前，在我国不同的档案管理机构当中，有时会存在着所使用的操作系统完全不同的现象。这种现象会在一定程度上导致这些档案管理机构之间难以实现档案数据共享、档案数据同步等操作，对我们的档案管理工作有着很大的不利影响。正如上文所述，只有实现了档案数据云端同步和共享，我们才能够真正意义上地实现应用电子信息技术提升档案管理效率。若是不能做到这一点，我们很多在档案管理过程当中需要执行的操作将会变得异常繁琐。因此，如何建立一套统一的对档案数据进行管理的操作系统已成为了我们目前工作的一大重点。虽然如今我们的这一工作已在一些事业单位当中取得了一定成果，但距离真正意义上统一档案信息管理操作系统还差很远，需要我们有关从业人士的进一步重视。

2.2 专业性人才培养过程存在缺失

在如今的全新形势下，我们传统的档案管理工作已产生了较大程度的变化。然而，在我们的档案管理人才培养过程当中，我们却没有将这一点完善地体现在整个培训过程当中。当前我国的档案管理人才培养过程当中，对于信息化档案管理工作流程的培训尚处于萌芽阶段，其并不足以满足我们日益增长的对于档案信息化管理的工作需求。而这种现象便最终导致了我们的档案管理方面专业性人才不足，缺乏真正具有足够程度专业素养人才的问题。这一问题不仅对于我们当前的档案管理工作不利，还对未来我们档案管理行业进一步的发展有着很大程度的影响。

2.3 现有档案管理系统存在安全隐患

除了上述两点以外，当前我国的档案管理系统还存在着一些安全方面的隐患。在如今应用电子信息技术进行档案管理的过程当中，我们势必要应用互联网技术，而这便为我们的档案数据的安全造成了一定的新隐患。虽然如上文所述，我们能够在一定程度上对档案数据的访问记录进行调查，但这种调查的精确程度毕竟有限，一些水平较高的黑客仍旧可以掩盖自己的访问记录对这些档案数据进行访问。一些互联网企业由于常年需要防备互联网上一些对于企业服务器的攻击，其拥有着一套完善的在各种情况下应对外部网络攻击的防范预案。而我们也可以将这种经验应用到我们的档案数据管理过程当中，从而提高我们的档案数据系统的安全性，帮助我们更好地完成档案数据管理的工作。

3 结语

随着当前我国信息化相关技术的发展，我们的档案信息管理工作也发生了翻天覆地的变化。在应用这些技术提高我们现有的档案管理工作效率的同时，我们也应注意到在应用这些新技术过程当中所产生的一些全新的问题。只有将这些在技术过渡过程中产生的问题予以足够高程度的重视并将之解决，我们才能真正意义上做好我们新形势下档案管理的工作。相信未来我们定能将这些全新的技术完美地应用在我们的档案管理过程当中，为提升我们档案管理的工作效率和工作质量做出一份贡献。

参考文献：

[1] 王燕玲.浅析如何做好档案管理工作[J].大视野，2008（7）.

[2] 陈洲，张彤.电子政务条件下档案信息化建设的实践与思

考[J].档案与建设，2007，（8）：55-56.