论“互联网+”背景下高校收发室的建设

陆偲佳　徐苗苗　宋雨

摘 要 “互联网+”背景下，高校收发室应积极提供服务、发展业务。通过调查杭州某高校收发室现状，探寻高校“互联网+收发室”职能转变途径，促使其更好地为广大师生服务。

关键词 互联网+ 收发室建设 高校建设

中图分类号：G710 文献标识码：A

2018年1月，杭州某高校17级屠同学在收发室看到了许多堆积的信件。在得知该处信件积压长达一年之久后，该同学主动开始了长达四个月的整理工作，最终整理出两百余条信件信息。

如今，互联网发达，高校收发室也不应只作为信件的储藏室，更应该主动提供服务、拓展业务。本文调查了杭州某高校收发室现状，探寻高校“互联网+收发室”职能转变途径，为其建设与发展提供参考意见，促使其更好地为广大师生服务。

1高校收发室现状

该高校收发室位于校园北门，占地面积约为15 平米。主要职能为：代收在校教职工的快件、代收学生EMS的包裹、代寄单位EMS包裹；代收教职工订阅的报纸，整理分发至教职工信箱。

通过对师生的线下采访与问卷调研，我们发现收发室存在以下问题：

1.1缺少环境的舒适性

该高校收发室位于校园小北门，环境昏暗。进门后有两排闲置的信报箱，信件堆积在两张课桌及窗台上。值班老师或学生在一张办公桌上工作，身后是堆积的邮政快件。

1.2缺少业务的多样性

目前，收发室的主要业务替师生代收邮政快递、订阅的杂志以及信件。师生邮寄信件只需在门口铁桶处投递，等待国家邮政局的工作人员取件。

1.3缺少服务的主动性

目前，学校收发室的上班时间为工作日8：00-11：30，13：30-16：20。 2017年前，收发室会主动将信件分类，送至学生宿舍楼下。后因后勤部对宿舍楼环境进行整改，不允许闲置物品的放置，且收发室人手不够（共三名工作人员），便不再進行这一项工作。

1.4缺少取件的便捷性

目前，除挂号信、邮政快件由收发室值班老师保管，需实名取件外，明信片、平信等取件需收件人自行在百余封信件中查找。除个别有长期写信习惯的同学愿意主动前往收发室查询信件外，多数同学都表示不知道有没有自己的信件，干脆不去查找，以免浪费时间。

总之，因缺少服务的主动性，业务面又不广，收发室只作为信件的中转站，其职能名存实亡。

2“互联网+收发室”的建设与发展

让收发室不仅是信件的中转站，拓宽业务面，积极服务，转变职能，我们作了以下规划。

2.1以“信件收发”为基础业务，增加服务的便捷性

据屠同学反映，整理信件时，她发现了许多信件上的个人信息多为昵称。如此，尽管分拣员筛选出了这类信件，也无法准确投递。

2.1.1利用大数据，规范收件人信息，主动分拣

为了便于信件的分拣与投递，同时又保障收件人的基本信息不被泄露，我们建议学校利用大数据，规范邮件信息，主动投递。具体操作如下：

第一，将收发室数据库与师生edu邮箱、教务处师生基本信息相连。将收发室改革信息发送邮件，明确收件人信息可填真实姓名，或以学号代替。示例：学院+真实姓名或学院+学号。

第二，分拣信息时，将收件人信息录入数据库，由edu邮箱主动给收件人发送信件，通知领取。

第三，将信件或包裹按照寝室楼或学院统一分类，便于取件。对于异常信件，如收件人信息不完整、不真实的，应列入“异常信件”栏，取件时需带上收件人的有效证件，并做登记。

2.1.2定期清理信件，主动投递

收发室应定期清理信件，对于超过一月（可变更）无人领取的信件，通过教务处师生基本信息查询，主动联系收件人，或投递至寝室楼、办公室等其他地方。

2.2以“概念邮局”为主体业务，创建校园文化品牌

2.2.1打造舒适、温馨的“概念邮局”场地

将收发室重新整修，购置办公桌、信件收纳箱、打印机等硬件设施，再结合“概念邮局”的业务，打造成温馨的书吧或学生自修场所。

2.2.2形成专业、全面、便捷的业务领域

在“互联网+”的战略背景下，将“互联网”技术与传统邮政相融合。一方面为师生提供定制校园文化创意产品的服务，另一方面提供线上查询信件物流以及线下代收发件服务。为扩大经营层面、方便学生生活，可利用现有工具拓展业务，如租借场地、提供打印、提供书籍阅览等。这符合学生经济方便的消费心理，容易赢得学生的支持。

第一，提供设计。包括自制校园明信片、文具、纪念币等文化用品，其独特之处在于：

（1）提供技术：消费者提供主题要求，帮助设计；

（2）提供创意：设定主题并设计，让消费者选择；

（3）提供工具：消费者自己设计，帮忙制成成品。

第二，提供服务。包括代购明信片、出售邮票、信件投递等，其独特之处在于：

（1）私人订制：消费者可根据自身的需求呼叫各类服务；

（2）我是你的眼：消费者无法购买到的邮政周边，可以提供代购。

（3）电商平台：利用电商平台，出售邮资等，线上交易，节约消费者的时间与体力；

目前，我们已设计出包括明信片、信纸、信封、纪念章等纪念品，在校师生中进行了市场调研。随着旅游业的大力发展，明信片已成为极具代表性的旅游纪念品。尤其在青少年游客中，一张明信片、一只纪念戳，已成为他们留念、传递情谊的方式之一。就校园文创品牌市场而言也是如此。

校园文创用品仍是一个小众市场，受众为在校师生或访学的游客。利用好文创用品设计这一品牌，有利于扩大学校的知名度、增加在校师生对学校的文化认同感。对于充满着理想的青年学生而言，更是希望能走遍每一所名校，购置一些名校纪念品，给自己留下纪念，或送给朋友，传达祝福。

我们从校园明信片出发，希望借由明信片便宜、纪念价值高的特性，推出不同样貌的明信片搭配多种营销活动来拓展市场。消费者也可以参与定制、DIY等。此外，我们特制的纪念戳、纪念币、便签本、帆布包等，更增添了校园文化产品的价值，受到了师生的欢迎。

3发展意义

3.1便利师生信件交流

大多数高校内设有专门的邮政服务点，但在该校只有一个小小的收发室，且仅限于日常收发。而在收取信件时，往往需要收信人自行前往收发室查找，耗费时间与体力；在寄信时，没有满意的信纸、缺少邮票，或者不方便前往收发室……诸多问题使得学生在利用“邮政”进行交流时出现了许多不便。通过互联网录入邮件信息、线上交易，大大提高了效率。

3.2拓展学生创业机会

越来越多的消费者在互联网上进行消费，互联网为学生提供了更多的创业平台。利用“互联网+收发室”，将收发室的改进项目变成学生的创业、就业项目，让收发室成为学生就业的工作室，加大了学生创新创业意识，拓展了实践。

3.3增加学生的校园文化认同感

该校正在不断发展，缺少一些有代表性的纪念品。从自身学校品牌做起，设计学校相关明信片、纪念戳、书签、信封等，不仅满足在校师生的需求，而且在访学游学、校际交流、毕业生临别赠品等方面有着重大的作用。打造校园文化品牌，更是在加强学生对校园的认同感。

作者简介：陆偲佳（1995年—）、女、江苏昆山、浙江外国语学院中国语言文化学院学生；徐苗苗（1997年—）、女、浙江嘉兴、浙江外国语学院中国语言文化学院学生；宋雨，（1997年—）、女、浙江杭州、浙江外国语学院中国语言文化学院学生。

参考文献

[1] 张斌.浅谈高校后勤收发室信息化服务管理[J].现代农业科学，2008（06）：96-98.

[2] 金印，刘琦，荣天骄.“互联网+”助推大学生就业创业的思考[J].通讯世界，2016（02）：290.