医院照片档案管理存在的问题与对策

彭雪琴

摘 要：照片档案是医院综合档案中一个重要的组成部分，它作为历史的真实记录，对医院的建设发展、科学研究、宣传教育等都有其他档案不可替代的重要作用。数码时代的来临，数码照片日益增多，医院照片档案管理中存在的问题亟待从制度建设方面、组织管理体系等方面予以解决。

关键词：医院照片档案；问题与对策

照片档案是医院综合档案中一个重要的组成部分，它作为历史的真实记录，对医院的建设发展、科学研究、宣传教育等都有其他檔案不可替代的重要作用。照片档案因其外在形式与实质内容都有别于其他档案，所以对其管理的要求也不同于其他档案。以笔者所在医院为例，随着近年来数码照片量的增多，照片档案收集和管理中存在问题越来越凸显，解决的迫切性也日益严峻。

一、医院照片档案管理的现状

（一）搜集不齐全，造成从源头上缺失照片。照片档案搜集不齐全一是体现在某项活动生成的照片不成系列，造成活动组照有欠缺。如重大集体活动时，有主席台的整体照片，却没有每个领导人讲话的个人照片；有大会场的照片，却没有参会人尤其是某些有特殊身份参会人的特写照片，或该有合影的活动，却没有收集到合影照。二是医院某些活动或项目遗漏了拍照环节。如病房里经常有病人送锦旗的感人场面，医务人员在接受锦旗时往往顾不上拍照留念，导致感动瞬间留下了遗憾；或是缺少一些特殊罕见病例在疾病的初期、病程中、手术过程中或治愈后形成反差对比的照片。医院很多活动或病例都是唯一性的，而原始照片的缺失就将造成永久的不可弥补的遗憾。

（二）移交或整理不及时，造成照片档案的信息不全或产生误差。照片形成后，拍摄者因种种原因可能不会及时向档案室移交，或移交照片数量有限，导致照片档案收集不全或照片反映的相关活动信息不全面。另外照片移交后，档案管理人员不能及时对照片进行归档整理，导致大量的照片积压，经时累月后，与照片相关的时间、地点、人物、背景等记录信息就会出现误差，造成照片的文字说明信息不准确，使将来照片档案的开发利用大打折扣[1]。

（三）日常管理不规范，造成照片档案不成体系。国家档案局分别于2002年和2014年出台了《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）。前者主要针对传统的感光材料为载体的纸质照片，后者则针对的是数码照片。尽管国家有专门的管理规范出台，但是目前的档案管理人员并不能严格按照规范进行日常管理，有些对保管期限判断不准确，不分主次轻重全部按永久类保管，无形中增加了管理负担和储存空间压力；有些著录的信息书写不全；有些从计算机倒入到存储设备时做不到一式叁套，有时只有一套或两套，而对存储材料的抽样机读检验更做不到两年或四年一次，对存储在磁性载体上的数码照片档案也做不到每4年转存一次。

二、医院照片档案管理存在问题的原因分析

通常，从照片的生成到照片的归档，要经历多个环节，这些环节中所涉及人员的业务素质、技术水平、档案管理意识等都对照片档案的形成与管理产生较大的影响。另外，所在单位管理者的档案管理理念、为档案存储提供的人财物支持等也对照片档案管理的成效产生重大影响。

（一）缺乏档案管理意识。档案管理意识的缺乏首先体现在单位领导者或管理者，由于档案管理的社会效益明显大于经济效益，远期效益大于近期效益，而社会效益往往体现在无形中，远期效益又在短期内遥不可及，所以档案管理很少被医院领导者或管理者重视，更不用说被纳入医院建设发展规划中。不被纳入医院发展规划，当然也就不会有医院的顶层设计，不会有专门的资金支持，进入不了医院的主流业务范围。

（二）缺乏专业人员队伍。档案管理意识的缺乏必然导致人力资源的供给不足，很多医院的档案管理人员要么是兼职的，即便有专职人员也可能是个别的从护理或其他岗位转岗而来，临近退休的老同志，这些人员无论从知识结构、管理意识和工作热情来讲，都完全不能满足档案管理的需要。

（三）缺乏沟通协作。目前，很多医院配备有专门的摄影人员，照相器材也是一流的先进的数码设备，但是，拍摄者与照片需求者可能缺乏沟通，所拍摄的照片不能完全满足使用者的需要；另外，拍摄者与照片档案管理者之间也缺乏沟通，造成该移交存档的照片没有及时移交存档，这就是照片从源头上缺失的原因所在。

（四）缺乏管理规范性。最新的数码照片归档与管理规范出台于2014年，在此之前的数码照片档案归档和管理工作没有权威的标准，档案管理人员只能凭工作经验随意处置[2]。即便是《规范》出台以后，各单位也不尽然能及时组织人员学习培训，并严格按《规范》进行管理。

三、对策

（一）健全管理机构，提供组织保障。医院要设立综合档案室，安排专门区域作为档案管理办公室、阅档室和档案库房。在院务部配备档案管理专职人员，同时在党群部、器械部、采购部、信息部、统计室等生成档案较多的部门设立兼职档案管理员，由此组建一支档案管理专兼职人员并行的队伍，为档案管理提供组织保障。另外，为扩大照片档案的来源途径，可在院内培养一支业余摄影队伍，这些业余摄影人员来自于医院各个部门和岗位，日常可以随手抓拍工作中的场景，可不断为档案室输送来自医院各战线的鲜活照片，丰富照片档案室藏。

（二）加强学习培训，提高管理意识和业务水平。一是加强档案法的学习培训。通过学习培训，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是提高档案管理水平的前提，要把档案管理纳入领导的重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使医院领导、管理者和职工充分认识档案的重要性，认识档案与日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。二是要加强照片档案管理人员的业务培训。照片档案管理人员有必要了解摄影理论与技巧，同时将接收照片的关口前移，多关注医院的重大活动和重大事务进展情况，从源头上把住照片档案的数量和质量关，确保接收移交照片时，不遗漏、不缺失。同时要学习掌握照片档案管理规范，熟悉工作流程和技术要求，以全面适应照片档案管理工作的需要。

（三）健全工作制度，规范档案管理运行。要建立照片档案的收集、移交、保管和销毁等系列制度，从照片档案的收集、移交、整理、著录、保管、销毁等环节上，明确照片档案的工作要求、流程及技术规范，并将责任归口到相应科室，工作落实到具体人员，形成统一完善的照片档案管理体系。

（四）鼓励开发利用，发挥照片档案的价值。照片档案资源的开发利用是照片档案管理的主要目的，通过照片档案深层次开发，提高照片档案的使用价值，为医院业务发展及医院管理服务。照片档案管理人员要树立服务意识，使照片档案为医院管理、临床医疗、教学科研等工作提供服务。积极开展编院史修院志、画册制作、图片展览等多种形式的编研活动，吸引医院领导和职工对照片档案的关注，同时对患者和社会各界良好地展示医院形象，提高医院的知名度和美誉度，充分发挥照片档案社会效益。

随着信息技术的快速发展，各种信息量的飞速增多，人们已经不自觉地进入了读图时代，看文字不如看图片更省时省力、便捷有效，所以照片档案作为重要的档案信息资源，越来越体现它的价值存在。作为医院管理者，要充分认识到照片档案对医院建设与发展的重要意义，从人力、物力、财力等各方面给予支持，进一步促进照片档案的规范管理。

参考文献：

[1] 孙小勇. 声像档案的管理和应用. 数字与缩微影像，2017，1：2.

[2] 温爽.事业单位数码照片档案管理对策研究.内蒙古科技与经济，2016，10：19.