档案管理原理在档案管理现代化中的运用与分析

李莎

摘 要：档案管理原理是现代化管理对于档案管理工作规律的总结，对于档案管理现代化有着极为关键的指导性作用。本文对档案管理原理以及现阶段档案管理现代化所面临的问题进行了分析，并在此基础上为档案管理原理在档案管理现代化中的运用提出了一些针对性的从策略。

关键词：档案管理；系统原理；反馈原理

随着我国经济的不断发展，档案管理工作的重要性变得越来越高，档案管理现代化已经成为了档案管理工作的必然趋势，而档案管理原理作为档案管理工作指导理念，其在档案管理现代化中的运用则体现出了极为重要的意义。

一、档案管理原理概述

档案管理主要是指对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的综合性业务工作，是国家档案事业最基本的组成部分，从具体上来看，主要包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等各项工作。档案管理工作专门负责管理各部门形成的历史文件，这些文件既不由档案管理人员产生，同时也不由档案管理人员使用，因此其在本质上可以看做是一项管理性工作，但由于档案管理工作同时也能够提供档案信息，适应并满足社会对于档案信息的利用需求，同时为一定阶级的经济、文化、政治工作而服务，因此档案管理工作也具有着明显的政治性与服务性[1]。一般来说，档案管理作为管理性工作，其工作原理与现代化管理的基础理论是十分契合的，因此，档案管理的原理可被归纳为系统管理、反馈原理、动力原理、整合分原理、内外向作用原理等几部分，这些原理是现代化管理理论基础对档案管理工作规律的总结，同时也是对现代社会档案信息需求的适应，因此能够对现代档案管理工作起到非常重要的指导作用。

二、当前档案管理现代化存在的问题

（一）对于档案管理认识不足

自上世纪五六十年代一来，我国的档案事业虽然已经经历了较长的发展时间，档案管理的现代化也逐渐深入，但对于档案管理的宣传工作仍是比较薄弱的，无论是各岗位的工作人员还是，档案管理部门的相关管理人员，对于档案管理工作及其重要性都缺乏正确的认识，仅仅将档案管理看做是单纯的信息记录，而档案管理工作的开展也只是遵照上级规定或是约定俗称的习惯[2]。在这样的情况下，无论新技术的引进与创新还是资金投入，都很难得到管理人员的支持，档案管理人员自身的积极性也比较差，这对于档案管理现代化的影响是比较大的。

（二）工作效率相对较低

档案管理现代化对档案管理工作的内容与结构都提出了新的要求，而目前我国档案管理事业也普遍这两方面做出了一定的调整，但仍然会在一定程度上受到传统档案管理模式的影响。档案管理工作可具体划分为多个工作环节与工作内容，如档案整理、档案保管等，这些工作虽然会由不同部门负责，但也存在着密切的联系，然而当前档案管理工作中各部门却往往存在着各自为政的现象，不仅缺乏有效的信息沟通，在工作协同性上也比较差，档案管理的现代化也会因此而受到影响。

（三）管理标准比较混乱

档案管理作为管理性工作，其对于工作制度、管理标准具有着非常高的依赖性，只有具备了明确的制度标准，档案管理人员才的工作行为才能够有迹可循，而档案管理工作也可以在此基础上顺利展开。然而由于当前的档案管理工作的工作制度与管理标准尚未得到全面完善，因此，档案管理工作经常会出现职能与责任划分不清、管理目标不明确乃至制度标准存在差异等问题，对档案管理工作的顺利有序进行造成了很大的影响。

（四）管理模式缺乏规范

由于当前我国档案管理的制度标准并未得到统一，因而各地区的档案管理都在档案事业发展过程中形成了不同的管理模式，而这也就造成了档案管理工作在管理结构、工作方式、查询模式、记录模式等多方面的差异。在这些差异的影响下，各地区的档案管理工作很难联系起来，档案信息无法实现共享，档案信息缺失、重复等问题自然也就更加难以解决。

（五）现代化程度不高

档案管理现代化不仅意为着理论、模式、方法上的现代化，同时也代表着对于各种现代化设备、先进技术的充分应用。然而从目前我国档案事业的发展现状来看，信息化的档案管理系统尚未得到全面推广，通信技术、传感器技术、控制技术等先进科技的应用仍处于初级阶段，而硬件设施的引进也由于资金因素而受到了限制，再加上档案管理人员的素质參差不齐，因此对于新设备、新技术以及档案管理信息系统的适应程度比较低，而这些也都对档案管理现代化造成了不小的阻碍。

（六）档案信息利用程度较低

档案管理虽然是一项管理性工作，但却拥有着明确的管理目标，其作用与价值也是不可忽视的，而档案提供利用则正是体现其作用、价值的关键环节。然而由于现代社会人们对于档案管理大多不够了解，因此很少会通过对档案的调动查取来获得档案信息，对于档案信息的利用意识十分薄弱，在运用方法上也比较欠缺，这使得档案信息根本无法发挥出其应有的作用，档案管理工作的现实意义也难以真正体现出来，这一问题对于档案管理现代化的限制是比较大的。

三、 档案管理原理在档案管理现代化中的运用策略

（一）反馈原理的运用

在档案管理工作中，反馈原理可以简单理解为档案信息得到利用后的认识与创新。档案信息的价值取决于其在社会中能够发挥出的作用，而非是档案管理工作的完善与否，因此即便当前的档案管理工作尚不够完善，但档案信息本身的价值却并不会因此而受到影响。因此，档案管理现代化需要以反馈原理为基础，将档案提供利用环节充分重视起来，使档案信息最大化的发挥出自身价值，并实现对其社会效益、经济效益的全面反馈。这样一来，档案信息的重要性能够被充分体现出来，而人们也能够正确认识到档案管理的现实意义，进而对档案管理进行更多的了解，并提供更多的支持，这对于档案管理现代化来说是非常关键的[3]。另外，档案信息的使用反馈还能够及时体现出当前档案信息的问题以及其在实际应用过程中存在的不足，而档案管理人员则能够在基础上对当前档案管理的结构、内容、模式等多方面展开针对性的创新、改进、拓展，从而更好的满足社会对于档案信息的需求，促进档案管理现代化的发展。

（二）系统管理原理的运用

系统管理通常是指相对于分割式管理模式的一种管理思想，其主要目的是一整体观念为核心构建一个相对庞大且系统化的管理模式，从而实现对系统工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系统管理原理则可以理解为不同工作环节、工作内容在实际工作中的有效沟通与协同合作，这对于解决当前档案管理工作中各部门各自为政的问题能够起到很大的帮助。因此，在档案管理工作中，档案管理人员必须要对系统管理的重要性进行充分的认识，将档案管理工作看做是一项系统工程，明确自身在这一系统中的责任与作用。而管理人员则需要坚持系统管理的思想展开管理工作，加强各部门的工作信息沟通，注意对各部门工作进行有效协调，从而改变各部门的工作状态，加深各部门间的工作联系，使档案管理的工作效率得到大大提升。

（三）整分合原理的运用

整分合原理要求管理工作必须要从系统工程的整体入手，了解发展过程，总结发展规律，同时将整体分解为不同功能的部分，之后在通过合理的组织使各个部分能够合为一体，使系统工程的分工更加明确。各部分联系更加紧密。而在档案管理工作中，则需要基于这一管理思想展开对管理目标的制定，对档案管理工作的当前实际情况以及具体流程进行了解，确立科学合理的整体目标，之后根据档案整理、档案保管、档案检索、档案收集等各个环节将整体目标细化为各部门的具体工作目标，同时对工作责任、职能范围进行明确。而在实际工作中，则需要通过针对性的组织管理来将各个环节的工作内容综合联系起来，这样一来，档案管理不仅能够实现各部门的明确分工，使各部门的工作职能得到更好的发挥，而档案管理的工作效率也会随之提升。

（四）动力原理的运用

从档案管理工作的角度来看，我们可以将动力原理简单理解为对科学技术、硬件设施等因素的充分利用，而在当前形势下，档案管理工作则需要将技术创新、硬件基础设施建设、人才培养等工作重视起来，对现有资源进行最大化的合理利用，从而将科学技术、先进设备、信息系统的作用充分发挥出来，为档案管理现代化的实现提供强有力的基础与动力。

（五）内外向作用原理的运用

内向作用与外向作用实际上是对档案管理工作价值功能的一种区分，其中内向作用可以理解为其对于企业、单位或是部门内部所能够发挥出的作用，而外向作用则是指档案管理工作或是档案信息的社会价值。在档案管理现代化的进程中，必须要对档案管理的内向作用与外向作用进行明确的认识与区分，同时重视档案管理工作外向作用的发挥，使其政治性与服务性特征能够充分凸显出来，并通过外向作用的来推动内向作用的发展。

四、结束语

总而言之，档案管理现代化在当前正面临着很多问题，而档案管理原理则能够为这些问题的解决提供极大的帮助，因此，当前档案管理工作需要将对档案管理原理的了解与研究重视起来，并在实际工作中进行充分的运用，从而推动档案管理现代化的进一步发展。

参考文献：

[1]田卫庆.档案管理现代化中档案管理原理的应用实践微探[J].吕梁教育学院学报，2017，34（01）：58-59.

[2]刘芙蓉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2015，12（13）：206+208.

[3]许惠玮.基于档案管理原理在档案管理现代化中应用的几点思考[J].黑龙江档案，2014（04）：149.