加强高校办公室督办工作的可行性措施研究

黄玉培

摘 要：“在一定意义上说，没有督查就没有落实，没有督查就没有深化。”从学校发展的全局来看，高校督办工作必要且必须。但目前，高校督办工作的现状却与其重要性不相匹配，要加强高校督办工作，使其真正达到督促执行的效果，还需我们自上而下推进，提高督办意识；建立健全督办工作机制；建成一支专兼职督办工作队伍；建立信息化网上跟踪督办渠道。

关键词：高校办公室；督办工作；可行性

习近平总书记在与浙江省委督查室干部座谈时的讲话中指出：“督查工作很重要，它是全局工作中不可缺少的一个重要环节。在一定意义上说，没有督查就没有落实，没有督查就没有深化。做好督查工作，对于推动党的路线方针政策和省委重大决策的贯彻落实，对于推进各级党委的科学决策、民主决策意义重大。”对于高校来说，做好督查督办工作，是落实中央和上级文件要求、以及学校重要决策部署的关键一环，对学校长远发展有重要作用。但值得警醒的是，目前高校督办职能普遍较弱，与其所应担负的重任不相匹配。本文试图从分析高校办公室督办工作的问题入手，探讨加强高校办公室督办工作的可行性

措施。

一、当前高校办公室督办工作存在的问题

当前高校办公室督办工作主要存在四个方面的问题：

（一）责任部门认识不到位

督办，顾名思义，督促办理。在督办过程中，一些职能部门负责人存有抵触心理，认为“督”是对其工作的不信任，不积极配合，更谈不上重视，不能及时反馈办理结果。还有些借口业务繁忙，顾不上反馈意见，追根揭底，还是对督办工作的不重视，认为督办无用，该干的活儿自然会干。无论是抵触还是不重视，都导致督办工作人员花费大量精力去催办，人为拉长了督办的战线，更人为加大了督办工作人员的工作量。

（二）人员配置不到位

目前，大部分高校的督办工作由学校办公室承担，人员配置有三种情况：一是独立设置督办科或督办办公室，配备专职督办干部；二是设督办科，但不独立办公，由其他科室工作人员兼职负责督办工作；三是不独立设科，督办工作作为办公室常项工作由领导指派工作人员负责。目前，大多为第二、三种情况，工作人员要兼顾其他工作，无法保证督办的连续性和针对性，更没有精力实现前置督办，督办效果大打折扣，多沦于形式。

（三）制度建设有待加强

虽大多数高校出台了督办制度，但有的可操行性不强，难以落实；有的制度特别是有关奖惩和追责的，执行部门奉行好人主义不能严格落实，制度多数情况下成一纸空文。没有追责，就不能引起相关部门的充分重视；没有激励，也就无法进一步促进相关部门的反馈热情。缺乏对责任部门的激励和约束，良性的反应及时的督办反射链条很难形成。

（四）工作方式效率不高

督办过程中，无论是立项录入、任务分解、下达，都由工作人员手动完成，督办、催办则多通过电话、QQ等途径，几乎每个环节都靠人为推动，再加上责任部门反馈不积极，“推一推，动一动，不推不动”，工作人员花费大量精力却难见成效。督办的时效性和实效性都无法保证。

二、加强高校督办工作的必要性

高校开展督办工作的必要性主要体现在三种情况中：一是对多个部门共同落实的事项，容易因责任边界不明，各相关部门互相推诿扯皮，责任众说纷纭，出现“三个和尚没水喝”的现象。若无督办进行催办，很可能不了了之。二是对进程性的工作，在开展的不同阶段需不同部门渐次“登台”，轮流做主角。在各阶段的衔接中，容易出现无人接棒、工作中断的现象。若无督办介入，工作则很可能就此中断，有头无尾。三是对有难度的工作，在开展过程中，会卡在这样那样的环节，责任部门就很可能以此为理由不推进工作进展。若无督办过问，了解进程，并从中进行协调，工作难题很难得到有效解决，成为一直制约学校工作进展的瓶颈。

除了以上三种情况，督办工作的必要性更体现在对责任部门形成威慑，使责任部门不敢懈怠，不敢拖延，能够不打折扣、彻彻底底的落实领导批示、校长办公会、党委常委会议决事项等，使学校各项工作能够沿着学校事业发展规划既定的方向逐步进展。另一方面，督办结果反馈给学校领导后，学校主要领导和分管领导能够对其分管工作有个更为全局性的整体把握，对工作的落实情况了然于心，对责任部门的履职情况了然于心，在选人用人、安排工作等方面也就更有针对性，更能有的放矢，直中要害。

三、加强高校督办工作的可行性措施

高校督办工作势在必行，却也存在这样那样的问题，要加强高校督办工作，应从以下几方面着手：

（一）自上而下推进，提高督办意识

目前，许多学校出台了督查督办工作管理办法，有的还配有工作流程。在网上找出十几家高校的督查督办管理办法进行比对，内容大同小异，执行效果却不尽相同，究其原因，执行主体的执行力是关键。督办制度的落实主体是各单位、各部门，执行者是部门负责人和工作人员，要想提高督办工作的执行力，取得执行主体的高度认可和配合至关重要。主要可通过两种途径：一是学校领导提起重视，自上而下推进，在各类工作会议不断强调督办工作的重要性，将上级部门、兄弟院校等的先进督办经验纳入中层干部学习内容，强化中层干部督办理念学习，逐步提升广大领导干部的督办意识；二是将督办工作纳入学校重要工作部、署议程，多采用电话督办、发督办单等形式推进工作进程，使各部门逐渐形成接受督办、配合督办的工作惯性；三是将督办结果作为中层干部任免的重要参考，与绩效考核、年终考核挂钩，调动各部门负责人接受督办的主动性和积极性。

（二）建立健全督办工作机制

一方面，要强化督办制度建设。目前，各高校制定的督查督办工作管理办法，主要是对督办内容、工作程序、工作方式、工作要求等做出宏观性规定，虽涉及方方面面却不够细致明确，操作性不强，以致一些高校空有制度，没有落实或落实不到位。要增强督办制度的执行力，还需加强配套制度和流程建设，对督办过程、以及督办所涉及主体的责任、奖惩措施、人员考核等做出更为具体、指向明确的规定，对立项、督办、催办、结项、汇总等工作环节明确责任、明确时限，列出责任清单、任务清单、时间表、路线图，责任到部门、到个人，形成比较健全的督办工作制度体系。另一方面，在机构設置上，应努力建构以学校办公室抓总，归口管理部门分工负责，各方面积极参与的督办工作格局。学校办公室主要负责校领导批示、校长办公会、党委常委会议决事项、党政工作要点等的督办，各职能部门负责本部门职能范围内的工作事项的督办落实，学校重大事项、专项工作的督办由牵头部门负责，各部门则对督办工作给予人员、材料等支持。唯此，才能最大限度调动全校各部门的积极性，形成各司其职、齐抓共管的工作合力。

（三）建成一支专兼职督办工作队伍

高校督办人员配置不到位，无专职督办人员，影响督办效率，造成这种局面的原因，一个是高校作为事业单位，人员编制受到生师比、职称职数等多种限制，部分高校尚不具备独立设置督办科或督办处室的条件；一个是承担督办职能的高校办公室，也承担着综合管理、组织协调等多项工作，多处于工作任务重，人员紧张状态，一人多岗的情况较多，在这种情况下，指派专人专职负责督办工作不现实。但另一方面，习近平总书记在多个场合一再强调：“一分部署，九分落实。”督办对推进工作落实起着重要作用，高校督办工作的开展刻不容缓。因此，在当前情况下，要提高督办效率，只能通过办公室、各责任部门指定兼职督办员，建立学校—部门两级督办体系，对专项重点工作的督办由办公室兼职督办员负责立项、督办，将督办任务分解下达，责任部门兼职督办员负责催办，并在办理时限内主动反馈办理结果；会议纪要、文件批示类的督办则由各部门兼职督办员直接督办，按期反馈督办结果。减少催办牵扯的过多精力。

（四）建设信息化网上督办系统

目前，各高校都在实施数字校园计划，为师生打造一站式数字化办事系统。信息化网上督办的优势在于：1.能够通过自动化流程管理，将督办立项、催办、反馈等工作流程串成一条生产线，通过网络的信息推送、提醒等功能，督促责任部门尽快完成工作。2.能够通过信息化闭环管理系统，提醒责任部门及时反馈工作成效，完成督办闭环。3.网上“雁过留痕”，无论是督办部门的督促，还是责任部门的回应，都会留有痕迹，这也会使各部门在回馈信息时慎之又慎。可以说，网上督办系统不仅能够在很大程度上节省人力，因为立项、催办一键搞定。同时，因为网络的自动提醒功能，网上督办系统还更有助于进行事前督办、实时督办，真正起到督促事件进展的效果。但另一方面，若要充分发挥网上督办系统的优势，还需将督办系统与市教委信息流转平台有效对接，同步开发校内网上签批系统，并将督办系统与签批系统融合，使上级来文、领导签批、督办立项等在网络上能够无缝衔接，使上级来文去向明确、落地有声，使上级精神能够落实落细落地。

总而言之，要想把督办工作做好，不僅要给人，配足配强专兼职督办工作队伍；还要投钱，建立网上签批、网上督办一体化办公系统；更要建制，形成各司其职、齐抓共管的工作合力。唯此，才能实现事前督办、分期督办、实时督办，真正达到督促工作的效果。否则，无论是哪一环节不给力或给力不足，都会使督办成为食之无味、弃之可惜的鸡肋，沦为事后汇总报告的形式主义。

参考文献：

[1]谭征.高校办公室督查督办工作机制探析[J].秘书之友.2017（16）.

[2]习近平.没有督查就没有落实——在与浙江省委督查室干部座谈时的讲话[J].秘书杂志，2015（1）.