供电系统区级供电局档案分类研究

王曼玲

【摘要】区级供电局档案管理工作的目的，就是文书档案、配电及业扩工程档案、供电设备档案、营销档案、合同档案、声像档案、实物档案及资料档案的规范管理，从而提升保管和利用的价值，为区级供电局精益化管理提供帮助，为供电企业创建一流创造必要的条件。

【关键词】区级供电局 档案 分类 研究

中图分类号：G271 文献标志码：A

根据国家《企业档案工作规范》要求及广东电网公司档案业务有关规定、标准，为了做好企业档案工作规范化工作，结合南方电网公司办公厅《关于推进公司系统档案评估工作的通知》等电力行业实际的相关要求，我们对如何开展区级供电企业的企业档案规范管理工作进行了部署，并对区级供电企业的企业档案分类问题进行了深入的探讨和研究，以便实现区级供电企业的档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，更好提升档案信息资源的开发利用，更好地为供电事业的各项营业管理工作服务。

一、分类原则

（一）档案的分类是以本单位所形成的全部档案为对象，根据本单位的业务，结合档案的内容和载体的形态特点，遵循文件材料的自然形成规律，以及从总到分，从一般到具体的逻辑规律。分类体系的设置具有可包容性、严整性、相对稳定性，便于科学管理和开发利用。

（二）分类后的档案，除文书档案用“A”表示外，其他分别用拼音字母编大类代字，其中声像、实物档案用第二个拼音字母编大类代字。

二、分类方法

（一）文书档案按年度一期限分类；

（二）工程档案按电压等级设置一级属类，按工程性质设置二级属类，按批次设置三级属类，四级属类按配网工程设置；

（三）设备档案按工程项目设置；

（四）营销档案的一级属类，按高压、低压三相、低压单相设置；

（五）合同档案大类设置；

（六）声像档案一级属类，按存储介质分为照片、光盘、磁带设置；

（七）实物档案一级属类，按奖牌、奖杯、锦旗，纪念品，证书，印章设置。

（八）资料分为图书资料、汇编资料、编研资料；

三、编号方法

本单位档案的编号由大写英文字母与阿拉伯数字相结合组成，即大类采用大写英文字母编制代字，一级属类及其以下属类、保管期限代号、目录号和案卷号等用阿拉伯数字编制，编制档案号时，属类号之间、目录号与属类号之间、案卷号、分类号之间用连接符号“一”相连。保管期限代号中，1表示永久，2表示定期30年，3表示定期10年。

（一）文书档案档案的编号，按单份文件归档，其结构由大类代字+保管期限+年度+件号组成。

（二）工程档案的编号，新建、改建、扩建项目其结构由大类代字+分类号+案卷号组成。

大修技改项目其结构由大类代字+分类号+案卷号组成。

（三）设备档案的编号，按单份文件归档，其结构由大类代字+年度+件号组成。

（四）营销档案的编号，其结构由大类代字+分类号+目录号+案卷号组成。

（五）合同档案的编号，按单份文件归档，其结构由大类代字+合同类别号+年度+案卷号组成。

（六）声像档案的编号，按年度排列。其结构由大类代字+分类号+案卷号组成。

（七）实物档案的编号，按时间顺序单件归档的方式，其结构由大类代字+分类号+件号组成。

资料案卷编号方法大类代字（Z）+分类号+年度+册号。

四、主要存在的问题

（一）区局档案管理缺乏相关的标准体系

目前，各县局的档案管理达标工作参照的各地方档案馆及电力部门的相关规范，这是因为各县局的档案管理有其历史的渊源、历史的积累和沉淀。对于汕头局的区局来说，不仅体制上不同于县局，业务的管理权限和范围也不同，因此，区局无法、同时也不具备建立完整的（象县局一样）档案管理体系。从这一角度来说，区局就应该在地方档案馆及电力部门的相关规范的基础上，有所摒弃，有所创新，结合实际的工作情况来制订出区局的《档案分类及案卷编号方法》。在前一阶段的工作中，我们也是依从这样的原则，在摸索中来开展前期的一些工作的。但在工作中，发现相关的标准体系相当缺乏，希望省公司职能部门能够专门对此进行统一规范和指导。

（二）区局档案管理的定位未明晰

凭借本人二十多年来的基层工作经验，深知一级职能部门和二级生产单位工作的性质差异。特别是对区局来说，主要管理对象是10KV生产设备（线路）和营銷客户。其中10KV生产设备（线路）可以并入“电网建设项目档案”管理的范畴，并且结合“登高”工作的具体要求，目前各方面已经有序开展。而对尤其重要的营销客户档案的管理，目前似乎尚未引起上级应有的重视。

随着省公司“业务管理专业化延伸和一体化管理不断深化”的要求，随着社会法律意识的提升，对规范管理好“营销客户档案”愈发凸显了它独特的保存价值和利用价值。作为经营型的服务企业，客户就是生命，客户就是发展的资源。谁赢得了客户就是赢得了胜利。虽然电力行业目前尚未进入竞争时代，没有经历中国移动和中国联通那样针锋相对争夺客户的白刃战，但我们从中也可以看出客户资源对一个服务型企业的重要性。因此，对企业档案的管理，特别是客户档案的管理，一方面要从经营策略的高度进行定位，一方面要从具体工作环节的细微处人手，从中进行规范管理。

五、结语

目前，各地市局、区局、县局对客户档案的管理多未统一规范。就汕头供电局的情况看，中心城区的三个区局目前拥有营销客户超过60万户，分别由各区局负责对服务属地范围内的营销基础资料档案进行收集、整理、分类、建档、保管、利用服务等综合管理工作。他们利用的是“电力营销管理信息系统”，跟现行的办公自动化系统（OAK）未能并轨，致使营销基础资料档案的管理未能纳入办公自动化系统中的“档案管理”条目中来。建议省公司尽快规范现有客户档案的管理和应用模式。