浅析物流贸易合同全过程管理

马述华

【摘要】物流贸易在迅速發展的同时，资金占用量大、货权管控困难、交易风险高的特性也在不断放大，物流贸易风险事件时有发生，如何有效管控风险，已经成为物流贸易企业亟待解决的问题。本文结合笔者多年的工作实践，从客户信用管理、合同签订管理、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理五个方面，探讨通过实施物流贸易合同全过程管理有效防控物流贸易风险，以期为同行提供借鉴和参考。

【关键词】客户信用 合同签订 合同履行 合同档案 合同纠纷

中图分类号：F272 文献标志码：A

一、物流贸易合同全过程管理的背景和意义

近年来，物流贸易在各行各业迅速发展，交易额呈逐年上升趋势。与此同时，物流贸易资金占用量大、货权管控困难、交易风险高的特性也在不断放大，物流贸易风险事件时有发生，造成的经济损失数额巨大。如何有效管控风险，已经成为物流贸易企业亟待解决的问题。

物流贸易合同作为开展物流贸易业务的重要依据和保障，通过对其实施全过程管理，可以实现对物流贸易风险的有效管控，大大降低风险发生的可能性。

二、物流贸易合同全过程管理的内容

结合物流贸易业务流程，物流贸易合同全过程管理具体包括五个方面，即客户信用管理、合同签订管理、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理。

（一）客户信用管理

客户信用管理是为防范客户信用风险所开展的一系列工作，包括客户资信调查、客户信用评级、客户授信管理和客户信用档案管理。

1.客户资信调查。在物流贸易合同签订前，先对客户的资质证照和信用状况做全面深入的调查和了解，并根据收集到的有关资料，填写《客户资信调查表》，具体内容可根据实际管理需要设计。对持续开展业务的客户，应当按季度对客户资信资料和《客户资信调查表》进行更新，期间如果发生变化，及时补充相关资料，重新填写《客户资信调查表》，做到对客户资信状况的动态了解和掌握。

2.客户信用评级。资信调查工作完成后，应当对客户信用等级进行评定。客户信用评级可以采取定量与定性相结合的方式，对客户的信用状况进行综合评价。定量可以从注册资本、股东背景、企业性质、所涉行业、企业规模、应收账款保障能力、合作历史及诚信度、经营业绩、管理水平、技术装备、不良欠款、违约行为、债务纠纷、企业亏损、被查封或冻结财产、其他影响业务开展的情形等方面对客户进行量化评价，确定信用得分；定性可以从丧失偿债能力、违法经营、停业整顿等方面对客户信用进行一票否决，取消信用评级资格，列入黑名单。通过对客户进行信用评价之后，可以将客户分为不同等级，如A级、B级、C级，相应代表客户信用程度的高、中、低三等。

3.客户授信管理。客户信用等级评定后，应以拟开展的业务是否涉及资金占用为标准，来确定是否需要进行客户授信。客户授信包括授信额度和授信期限，授信额度是给予客户赊账或预付款的最高额度，即客户占用资金的最高额度；授信期限是给予客户的信用持续期间，包括回款期限和到货期限。客户授信管理，是对客户授信审批、执行、监督、评价和调整各环节进行的动态化、闭环式管理活动。

（1）授信审批。业务部门在前期客户资信调查和客户信用评级的基础上，分析评估业务模式、货物来源及流向、货物（权）交接方式、货款结算方式等风险，就客户授信提出书面申请，风控、财务部门审核后报公司领导审批。客户授信获得批准后，方可在授信额度和授信期限内与该客户签订合同。

（2）授信执行。客户授信的执行由业务部门负责，具体体现在合同的签订和履行过程中。合同签订时，应根据授信额度和授信期限，约定合同数量和结算期限等相关内容；合同履行时，应当严格按照客户授信和合同约定预付或收取货款，及时与授信客户对账、清账。

（3）授信监督。客户授信的监督工作由风控和财务部门负责，应当建立授信客户月度、季度、年度检查审核制度，对客户授信实施动态管理，发现超出授信额度和授信期限的预付款或赊销欠款的，应及时提出预警，督促、协助相关业务部门采取有效措施，将款项压缩至授信额度以内。

（4）授信评价。客户授信的评价工作由财务部门负责，应当每月对客户授信执行情况进行评价，并填写《客户授信情况执行评价表》。

（5）授信调整。客户授信调整由风控部门负责，根据财务部门提供的《客户授信执行评价表》和业务部门提交的书面报告，就是否调整客户授信提出明确意见，并拟定客户授信调整方案，连同相关材料一并报送公司领导审批后，作为下一步客户授信的执行依据。

4.客户信用档案管理。客户信用档案应当按照“一客户、一档案”原则建立，在客户信用管理过程中不断收集和整理，具体包括以下资料（1）客户资质证照；（2）《客户资信调查表》；（3）《客户信用风险评定表》；（4）《客户授信审批表》；（5）《客户授信执行评价表》；（6）各业务部关于授信客户的书面报告；（7）客户授信调整方案；（8）其他与客户信用有关的资料。

（二）合同签订管理

合同签订管理包括审批和签约两个方面。

1.合同审批。所有物流贸易合同在签订前均应履行审批程序，由公司各相关部门和人员，依据职责分工，分别对合同条款进行专业性审查，并提出明确的审查意见和建议，最终提交公司主要领导批准。

2.合同签约。物流贸易合同审批通过后，方可签约。签约时，应按照合同约定生效条款签字或盖章，确保合同签订有效；签约后，应将及时生效的合同原件归档。

（三）合同履行管理

合同履行是物流贸易的重要环节，也是最易发生风险的环节，应当从严从细管理。

1.合同履行台账。建立合同履行台账，在合同签订后，记录合同履行情况，如收（发）货日期、数量、质量验收情况、货款支付（收取）日期、发票开具日期等。

2.合同履行凭证。在合同履行过程中，应当及时收集合同履行的凭证原件，如过磅单、质量验收单、结算单、发票、收款收据或凭证、付款凭证、发票等，并整理归档。

3.合同履行管控。与同一客户签订多个合同的，如果先前合同没有履行完毕，或履行异常的，应暂停签订下一个合同；对未经审批签订的合同或未签合同的客户不予收付款；在收付货款、开具发票时，严格执行合同约定和客户授信；对违反合同约定或超出客户授信的货款不予支付。

4.合同变更。对合同履行过程中发生变化的，应及时与对方协商解决，并就变更情况签订书面补充协议，杜绝口头变更合同约定或变通履行合同。

5.合同解除。合同签订后，经双方协商终止履行的，应及时以书面形式予以解除。

6.合同违约处理。在合同履行中，对方发生违约行为，应中止合同履行，督促对方纠正违约行为，必要时果断采取应对措施。

（四）合同档案管理

物流贸易合同档案是记载物流贸易业务开展情况的文字材料，也是维护企业合法权益的重要证据。

1.明确合同档案管理部门，应当由一个部门指派专人统一管理。

2.按照“一合同、一编号、一档案”原则建立合同档案。为每个合同建立独立的档案，并编制合同档案清单。

3.合同档案资料齐全、有效。“齐全”，即与合同有关的资料都应当作为合同档案资料保存；“有效”，即合同档案资料应当是合同履行情况的原始记录，一般应为原件。

4.定期清理核对合同档案，如有遗失、损毁，应当查明原因，及时补救。

5.合同檔案借阅应当办理相关手续，原件资料无特殊情况不得外借。

（五）合同纠纷处理

物流贸易合同纠纷处理主要有三种方式，即协商解决、民事诉讼、刑事报案，具体选择哪种方式最有利于企业，要综合考虑成本、效果、期限等各种因素。

1.协商处理。物流贸易合同纠纷主要发生在资金和货物方面，如逾期付款、逾期交货等违约行为，一旦发生，应当立即了解客户违约的具体原因，研究解决方案和应对措施。如果与客户沟通协商，能够达成在一定期限内结清货款或交付货物的意向，应当以补充协议等书面形式予以确认并严格执行。如果与客户沟通后，确定在宽限期内不可能付清货款或交付货物的，应当与客户协商其他途径和方式清偿货款，达成意向后以书面形式予以确认。在这个过程中，需要对客户做全面的分析和评价，如客户违约的原因、综合实力、信用状况、补救措施的可行l生等。

2.民事诉讼。对通过协商无法解决的物流贸易合同纠纷，应当及时采取民事诉讼方式处理。在民事诉讼过程中，应当把握几个关键点：第一、管辖法院的选择至关重要，应当在物流贸易合同中明确约定，首选己方住所地人民法院，其次选择原告住所地人民法院；第二、诉讼保全必不可少，在起诉时一并提交财产保全申请，法院立案后，及时向法院提交已掌握的客户财产线索，积极配合法院完成财产保全工作；第三、证据收集全面细致，收集的证据材料应当妥善保管原件，证据之间应当具有关联性和一致性，能够相互印证，对存在矛盾的证据应注意取舍；第四、胜诉判决执行要抓紧，对不执行判决的客户要及时申请法院强制执行，对暂时无执行能力的客户，应保持沟通和联系，积极探寻其他可行方式执行判决。

3.刑事报案。对涉嫌犯罪的物流贸易合同纠纷，在掌握确凿证据的情况下，应当及时向公安机关报案，争取尽早立案，为公安机关提供侦察线索，争取最大限度追偿损失。

三、物流贸易合同全过程管理的作用

（一）物流贸易合同全过程管理，突破了传统的合同管理链条，向前拓展至客户选择，向后延伸至纠纷处理，形成了对物流贸易合同的闭环式、动态化管理。

（二）物流贸易合同全过程管理，将合同管理贯穿于具体业务之中，理顺了业务流程，规范了业务操作，实现了合同管理与经营管理的深度融合。

（三）物流贸易合同全过程管理，以风险管控为出发点和落脚点，做到事前预防、事中控制、事后补救，大大降低了物流贸易风险，促进了物流贸易企业健康发展。