事业单位档案信息化建设的影响因素分析

徐中莲

摘要：随着事业单位工作量的不断加大，其档案的管理就成为了迫切需要解决的问题。根据上述背景，提出事业单位档案信息化建设的影响因素分析。影响事业单位档案信息化建设的主要因素可以分为两个方面。一方面是技术因素，另一方面是非技术因素。其中，技术因素主要指的是信息技术，在档案信息化建设中信息管理、资源建设和信息服务都需要依赖于信息技术；非技术因素主要指的是为档案信息化建设提供适宜环境的因素。

关键词：事业单位；档案；信息化；影响

事业单位信息化建设主要是以网络技术为基础，将资源建设作为核心，将重点放在纸质档案数字化上，以此来加大档案信息资源的开发利用。事业单位档案的信息化水平是衡量其现代化程度的一个核心标志，因此，对事业单位档案信息化进行建设已经成为事业单位工作者的必然趋势。本文主要是根据事业单位档案信息化的实际情况和相关的文献，对事业单位档案信息化建设的影响因素进行研究与分析[1]。

一、事业单位档案信息化建设的影响因素

档案信息化的建设不是个简单的事情，需要多方面因素的共同合作与互相作用。其中主要包括两类因素，即技术因素和非技术因素。技术因素又称为硬环境，非技术因素又称为软环境。硬环境若是不好，档案信息化建设就缺乏先进的技术支持，会导致档案信息化建设的深度不够，相应的对档案信息的管理也不会尽如人意。若是软环境表现为不足，其表现为人才与资金的匮乏，对档案信息化建设的可行性研究不足，缺乏统一的标准、制度来对档案信息化建设进行约束，这些都会直接对档案信息化建设的进程产生影响[2]。

（一）技术因素

1.信息管理依赖于信息技术

事业单位档案信息化建设的核心环节就是将档案信息资源进行数字化处理，其主要表现就是将档案信息资源以电子形式保存在网络系统中，采用信息技术对其进行统一的管理。一般是将档案资源转化为电子文件，其管理的内容非常宽泛，不但需要进行收集、保存，还要对其进行统计、加工、处理等。并且在管理过程中的维护工作也很繁重，主要包括数据备份、存储、载体转换、访问与安全控制等。

在我国经济发展飞速的背景下，信息技术也在不断的更新换代，因此就出现了新旧技术兼容困难的情况，这样就会导致数字化信息保存后丢失、失真、无法识读的风险极大的增加。在事业单位档案信息化建设中实施信息网络管理，不但可以将原有的档案内容录入到网络系统中，然后计算机会依据自身的技术对档案进行重组，这样有利于用户进行信息的检索、分析和处理。但是在这过程中必须完善其安全技术体系，采取相应的安全保密方法，对档案进行保护[3]。

2.资源建设依赖于信息技术

档案信息化建设的根本是数字档案信息资源。创建档案信息资源主要有档案的原文信息、档案目录及编研信息。其中的档案原文信息一般情况下是在计算机系统中直接生成电子文件，或者可以通过数据转换方法和扫描方法将原有的文件材料、录像、磁盘等转化成为数字化档案；档案目录的建立主要由人工进行输入，另外还可以通过档案管理系统自动生成，档案目录一般都储存为数据库的形式；编研主要指的是对档案信息进行加工、提炼的过程，对档案信息资源进行开发和挖掘。编研信息主要是由原文信息和目录信息进行加工而成，采用网络技术对其进行编辑，得到的编研信息中包含文字、声音、影像、图片等多种形式，编研信息可以使他们达到完美的结合，在真正意义上达到了管理档案信息的目的。

3.信息服务依赖于信息技术

信息服务主要指的是将档案信息资源提供给用户利用，传统的方式主要是借阅以及復制，现今，随着网络的发展，网络服务己经被人们所接受，并且其服务性更好，网络服务主要包括提供档案原文浏览、档案目录检索、网上展览、编研信息发布等。一般的，事业单位通过自身的网站来对可以公开的档案信息进行发布。另外，网络服务主要依赖于信息技术，随着信息技术的不断发展，相应的网络服务中的检索系统也需要进行及时的更新，这样才会使网络服务具有时效性。

（二）非技术因素

非技术因素指的是为档案信息化建设创造适宜的环境，并对其提供保障工作，主要包括事业单位档案信息化建设体制和机制的完善，标准规范的制定，法规政策的健全，人才的培养及资金投入等[4]。

1.体制和机制是单位管理与发展的关键，当然对档案信息化建设来说也不例外。事业单位档案信息化建设是社会整体信息化的一部分，需要根据国家以及地方的政策来对档案信息化建设进行总的管理。目前，我国还没有相对完善的信息化管理的体制与机制，责任划分还不够明确，管理不够统一。因此，加快档案信息化建设的体制与机制是现在最需要解决的问题。这样才可以保证事业单位档案信息化建设的顺利进行。

2.档案信息化建设主要采用的技术是先进的信息技术，在其过程中涉及到信息安全的问题，必须根据相关的法律、法规来进行规范。现今，事业单位档案信息化建设最迫切的需要是制订与其相适应的档案信息法规与标准。档案信息化建设的过程中对数字化管理的标准要求就相对的更高了，其要求档案信息化建设中具备标准的电子文件存储格式、档案信息交换格式等，这样才可以进行有效的管理，实现事业单位档案信息化建设[5]。

二、结束语

本文主要研究的是影响事业单位档案信息化建设的主要因素，具体可以分为两个方面。一方面是技术因素，另一方面是非技术因素。其中，技术因素主要指的是信息技术，在档案信息化建设中信息管理、资源建设和信息服务都需要依赖于信息技术；非技术因素主要指的是为档案信息化建设提供适宜环境的因素。希望本文对以后的研究有所帮助。

参考文献：

[1]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017，46（21）：214-214.

[2]姜华.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].科学技术创新，2016，9（17）：165-165.

[3]王海龙.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].中国管理信息化2016，19（8）：191-191.

[4]塔娜.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2016，49（16）：101-101.

[5]王晓红.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].黑龙江科学，2016，7（15）：143-144.