办公室文秘工作效率提高策略探讨

侯伟伟

摘要：本文主要以办公室文秘工作效率提高策略为重点进行阐述，结合当下办公室文秘工作效率提高的重要性为主要依据，从注重对办公室文秘进行职业培训、创建完善的晋升考核制度、创建合理有效的奖惩机制、提升办公室文秘的创新能力这几方面进行深入探索与研究，其目的在于加强办公室文秘工作效率，提升整个办公室的工作效率。

关键词：办公室；文秘；工作效率

办公室在企业中的位置是非常重要的，其是处理中心，办公室文秘的工作内容繁琐，工作量较大，因此，办公室文秘工作水平和质量直接影响着企业的管理和经营。办公室文秘工作效率的提高可以提升企业的整体竞争能力，并且在一定程度上也影响着企业长期稳定的发展。因此，企业需要结合自身的实际情况，通过合理有效的策略，来提高办公室文秘的工作效率。本文针对办公室文秘工作效率提高策略进行深入研究。

一、办公室文秘工作效率提高的重要性

办公室在企业中是非常重要的，其针对其他部门来讲，具有较强的领导地位，是行政工作的主要地点[1]。在日常工作中，办公室的工作量较大，并且工作环节较多，工作流程较为复杂。身为办公室文秘，需要把工作情况及时上报给上级领导，并且还要和下级部门进行及时交流沟通，在工作过程中需要保证不能出现差错。办公室文秘是各个部门之间信息的传达者，需要对各个部门的工作内容进行协调。领导除了需要注重提高办公室文秘工作效率以外，还需要注重员工之间的关系，只有员工之间关系和谐，才可以保证工作的顺利开展。因此，想要有效提高办公室工作效率，就需要提高办公室文秘的工作质量和水平，从而保证其可以协调各个部门之间的关系，使企业中各个部门的整体工作效率有所提升。因此，提高办公室文秘工作效率是非常重要的。

二、办公室文秘工作效率提高策略

（一）注重对办公室文秘进行职业培训

身为办公室文秘，需要具备较强的专业能力和丰富的知识储备，加强对企业发展相关知识的学习，不断提升自身的认知能力与知识储备，只有这样才可以保证自身的工作效率和质量[2]。办公室需要定期对文秘进行培训，例如，培训文秘针对企业内部相关规定、业务知识的学习，使文秘可以顺应时代的发展，运用新的知识进行文秘工作。并且办公室還需要培养文秘职业精神，定期对其进行职业精神的教育，使其具备良好的风险精神与服务意识，通过实际行动对各项工作进行服务，从而使其充分发挥出自身的价值和作用。

（二）创建完善的晋升考核制度

创建完善的晋升考核制度有助于激起工作人员的热情和积极主动性，可以有效督促工作人员认真仔细的完成工作，提升工作效率。因此，办公室需要创建完善的晋升考核制度。首先，办公室可以以半年或者是一年为一个周期，针对文秘完成工作的实际情况、和其他人相处的实际情况、是否按照相关规章制度工作的情况等进行考核，最终经过领导和办公室工作人员一起挑选出表现较为优秀的文秘。其次针对挑选出来的文秘进行全面的了解与考察，针对具有较强工作能力、综合素养较高的文秘，可以将其输入到提拔人员的信息库中，为其晋升职位提供可靠的依据。此外，办公室需要在实践中对晋升考核制度不断进行完善，使晋升考核变得更加公正客观，使表现突出的文秘可以得到重用，从而为单位做出更大、更多的贡献。

（三）创建合理有效的奖惩机制

想要有效提高办公室文秘工作效率，还需要创建合理有效的奖惩机制。利益是工作人员行为的重要动力，如果没有合理的利益或者利益设置不够合理，工作人员会降低工作的积极主动性，而适当的增加利益，可以激起工作人员的工作热情和积极主动性。在企业中，因为每个工作人员的综合素养有所不同，因此在工作表现上就会存在一定的不同。如果针对工作表现良好和表现差的文秘给予一样的待遇，那么会在一定程度上影响文秘的工作积极性。因此，需要针对工作表现良好的文秘给予一定物质奖励和精神奖励，针对工作表现差的文秘给予一定的惩罚，通过这样的奖惩机制，来激励文秘全身心的投入到工作中。例如，针对工作表现良好的文秘，可以在待遇上给予一定的优待，或者可以在年底评优时给予表扬和奖励等等；针对工作表现差的文秘，可以适当对其进行岗位调整等等。合理有效的奖惩机制，可以有助于激起文秘工作的积极主动性，从而提升企业整体的工作效率，使企业工作环境充满活力。

（四）提升办公室文秘的创新能力

在新时代背景下，企业对于办公室文秘的要求越来越高，为了可以顺应时代的发展，企业需要提升办公室文秘的创新能力[3]。企业想要长期稳定发展就需要对工作模式进行创新。一般情况下，办公室作为企业的主要部门，文秘长时间都处于精神紧张的情况，因此，大部分文秘在工作中都没有足够的活力。尽管在工作中非常认真负责，可以及时根据上级领导的要求完成任务，但是在思想和行为方面没有自身的见解。企业为了可以长期稳定发展，办公室需要在工作方式上进行创新，在工作中不断探寻新的工作模式，从而可以保证工作质量和水平。办公室可以在日常工作中鼓励文秘进行创新，运用自身擅长的工作方式进行工作，对各个部门的关系进行协调，使各个部门之间关系可以变得更加和谐，从而促进整个企业的工作效率。

三、结束语

总而言之，办公室属于综合的协调部门，并且在企业中起着重要的作用，因此提高办公室文秘工作效率是非常重要的。企业需要顺应时代的发展，结合自身的实际情况，注重对办公室文秘进行职业培训，创建完善的晋升考核制度，创建合理有效的奖惩机制，提升办公室文秘的创新能力，来提升办公室文秘的工作效率。只有使办公室文秘工作效率提高，才可以保证企业的整体工作效率和质量。

参考文献：

[1]张雪莎.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].成功：中下，2017（11）：18-20.

[2]何慧.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].企业文化旬刊，2015（7）.

[3]吕小莉.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].商品与质量：消费研究，2014（2）：84-85.