大数据背景下企业档案管理研究

俞菡

摘要：档案管理是企业的一项基础性工作，对于企业未来发展具有十分重要的影响，在大数据的背景下，企业应该不断提升档案管理质量和信息化建设水平，实现档案管理模式的优化升级，只有这样才能更好地适应企业未来发展的实际需求。本文在深入分析企业档案管理特征的基础上，较为详细地阐述了基于大数据的企业档案管理建设对策，希望能为提升企业档案管理水平起到一定的积极作用。

关键词：企业档案；档案管理；大数据

在大数据时代的今天，“数据”已经成为一项尤为关键的生产因素。在企业现代化和科技化的发展下，怎样才能对档案的大数据有效整合，确保大数据更好地发挥数据基石作用，已经成为社会各界广泛关注的话题。随着大数据研究逐渐深入，企业创新决策越来越依赖于数据挖掘与数据分析，而企业档案数据资源为企业这一决策提供了数据基础。因此，在此背景下企业档案管理中运用大数据分析方法便具有十分重要的意义。

一、大数据背景下的档案管理特征分析

（一）企业档案类型多样化

大数据时代背景下的企业档案信息资源不仅包罗万象，覆盖地域范围广，而且包含语种丰富；形式上表现为文本、图像、音频、视频等，还包括软件程序、数据库文件、元数据信息等，是多媒体、多语种、多类型信息的混合体档案信息资源，主要归类为科技档案、文书档案、经营档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案等等。

（二）企业档案价值密度低

在大数据时代，数据的质量非常重要。数据价值密度的高低与数据总量的大小不成正比。数据质量最难控制，档案数据是需要经过反复分析萃取、创新的信息，档案数据的收集、存储、传递等所有环节都会影响到数据的质量，高质量企业档案数据是管理创新的源泉，如果决策系统输入了错误数据，无论分析技术和方法如何先进，获得的分析结果对企业决策都是无效的。

（三）企业档案时效度高

随着技术进步，企业业务信息的采集、处理使用电子手段代替人工，处理数据的效率高、速度快。传统的档案接收、人工处理己不能满足大数据时代档案工作的要求，档案处理必须依靠档案管理系统自动捕获业务流程数据，并快速进行数据筛选、整合、挖掘，以备决策咨询和查询利用。

二、企业档案管理信息化过程中存在的主要問题

（一）收集方面

目前企业档案的收集是对相对固定的几个类别的文件进行整理，使之具有保存价值，交由档案部门进行存档，没有档案部门的企业就交由每个部门的负责档案保管的人员进行简单管理，这些文件大部分是结构性数据，且收集过程不具有及时性。而大数据是非常注重数据的完整性以及及时性的，任何数据没有及时性便不可能具有高效率。因此，企业档案数据的收集难点在于及时性。

（二）管理方面

从最初的手动整理，再到如今的一切由计算机等设备来整理，企业档案的管理实际上从设备的角度来说已经具备了大数据时代的数据资源管理要求，缺乏的是推动这场变革的人才。现代企业在自己的尖端领域所需求的往往都是复合型人才，同样的，在档案管理领域，复合型人才即同时具备计算机与档案学相关专业学位的人才，需求量在未来也必定增加，而具备这两种专业能力的人员在我国还相对较少，因此人才的匮乏也是企业档案管理的难点之一

（三）利用方面

传统信息化档案管理中，档案信息的存储与服务功能的提供是相对被动的，因此档案价值的利用具有较大的局限性，从没有需求就没有利用的被动档案服务理念，向价值推动需求的主动服务理念转变，是企业进行档案利用的一大难点。而这一难点的解决方向便是利用大数据技术充分挖掘档案的价值与功能，才能促成价值推动需求这一理念的达成。

三、基于大数据的企业档案管理信息化建设的有效途径

（一）存量信息资源整合

为了建立完善的企业档案大数据存储与数据挖掘结构，需要对存量的档案信息资源进行有效的整合。而存量信息资源的整合，需要构建一套标准的整合体系，才能使得整合有据可依。这套标准的整合体系需要兼具适用性与可行性。同时，开展整合工作时，应该严格遵守国家标准和行业标准。目前，我国越来越重视档案相关标准的制定，包括国家标准、行业标准以及地方标等。档案馆在构建“云平台”的过程中，也要基于云计算技术的“整合协议标准”进行。这项标准不仅囊括了软硬件基础设施的建设标准和利用模式标准，而且还涵盖了网络以及软件服务的协议标准。如“所涉及到的与之相关的网络通信协议和大量的数据交互组织方式的整合以及云计算运行过程中相关的业务系统中的协议标准和数据规范等。”这样才能最大程度地确保企业档案数据的上云之路得到足够的固定理论标准协议的支撑。通过以上技术标准体系的建立，档案信息资源的整合才能打下一个好的基础，有利于更好地构建标准化的整合。

（二）与企业其他业务资源对接

由于档案工作的管理覆盖企业的各个部门和分公司，所以在进行企业档案信息资源整合时要与其他部门做好对接，确保企业的其他业务资源档案能顺利进行整合。在对接准备阶段，需要由档案部门人员对其他部门相应业务档案管理人员进行指导，联合信息技术部门提供技术上的支持，原则上按照构建的管理标准体系与技术体系进行操作。在完成好准备阶段的工作以后，开始着手建立对接。各部门按照制定的技术标准完成好各自业务档案的整理以后对接进入档案部门进行统一部署。同时完成档案系统对于其他业务应用系统的对接，利用档案信息系统提供统一的接口使得其他业务系统需要归档信息和资料直接进入档案管理系统中进行归档。

（三）增强档案管理数据的安全性

建立便于档案管理相关工作人员操作的管理软件平台。主要可从三方面入手：其一，健全档案管理信息化方面的水平，建立大数据网络平台；其二，需将大数据这个平台的优势进行最大化发挥，整合其相关业务，改进其工作流程；其三，基于大数据社会环境，严格把控档案管理相关部门的制度要求，确保档案信息的安全性。

四、结语

总之，在档案管理工作实践中，企业应该充分意识到大数据技术的优势，并且将其应用到档案管理信息化建设的过程中，不断创新和改进信息化建设方式，提高档案管理人员的专业素质，从而为提升企业档案管理信息化建设水平创造良好的前提条件。

参考文献：

[1]金晶.浅析信息化建设在国有企业档案管理中的作用[J].卷宗，2017（22）.

[2]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报：社会科学版，2014（3）.