事业单位档案管理存在的问题和应对措施

姜居材

摘要：随着时代的进步，事业单位改革在不断深化，档案管理工作也将面临更多的挑战与创新。但是目前事业单位档案管理还是面临着众多的挑战与机遇，对此我们需要抓住时代发展机会，进行改革创新，采取有效的措施进行优化，使传统档案管理模式走向现代化管理，从而切实提高事业单位的工作质量。基于此本文分析了事业单位档案管理存在的问题和应对措施。

关键词：事业单位；档案管理；问题；应对措施

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理工作缺乏科学化与信息化

当前我国科学技术快速发展，现代化人事档案管理系统已经广泛应用。信息技术己经应用到社会的各行各业，但是部分先进技术手段并未充分挖掘，也并未在人事档案管理工作中有效运用，部分事业单位仍然将个人信息与档案目录输入计算机中，采用手工操作资料检索与查阅档案等方式，却并未实施，无纸化阅档也限制了现代化档案管理工作的有效开展，降低了工作效率，不利于档案的保管与存储。

（二）缺乏专职管理人员，且业务素质不高

一是在大多数事业单位中，并未配备专职档案管理员，档案管理工作大部分处于分散管理的状态，部分工作人员兼职管理档案工作，往往没有经过培训，不熟悉档案整理标准，大多数甚至不能分辨什么是档案、什么是资料，为了应付工作往往把觉得是档案的放进盒子保管起来。二是配备有专人管理档案的单位，大多数档案管理人员专业水平和管理素养水平不高，缺乏基础理论和专业意识，实践经验不够丰富，对档案的收集、整理、装订等工作程序缺乏工作规范，容易导致工作中产生各种疏漏，形成不规范的档案，不利于档案规范保管和有效利用。

（三）制度不够完善

在事业单位档案管理工作的现状中，相应的管理制度不够完善，事业单位对其工作难以提高重视程度，无法正确认识到档案工作的重要性。即使在一些事业单位中将档案管理工作的管理制度进行了确立，但是在具体的执行过程中，还存在着很多问题，实施的力度不够，监管部门的执行责任不能全面履行，将管理制度变成了一种无作用效果的形式。而且针对档案管理的工作本身而言，它过于枯燥乏味，没有展现相应的政绩，就导致单位和工作人员对这项工作难以提高重视程度，也无法提高工作积极性。

二、事业单位档案管理应对措施

（一）加强档案现代化与信息化建设

随着我国科学技术的快速发展，人事档案管理也应当进一步加强信息技术手段的应用，通过进行现代化与信息化建设，能够促进入事档案管理工作与社会发展相结合。这就需要人事档案管理工作，能够满足社会的多元化发展需求，结合自身的发展实际情况，切实改善工作中存在的漏洞与不足之处，提高工作效率的同时，准确及时的传达人事信息，保障人事信息管理的准确性与时效性，要切实提高工作质量。运用现代信息技术，加强档案基础管理工作的有效整合，例如将文字，图片与声像等各项资料转换为数据资料，能够做到档案管理，纸质与数据格式共存，根据不同的查找需求，能够在网络上查阅相关内容。并充分运用计算机网络技术创新人事档案管理内容，对于一些可以实行却不属于保密范围的档案，能够做到共享，为社会提供优质的人才，促进入事档案信息资源的使用。

（二）配足人员，提高档案管理人员专业素质

事业单位的档案管理人员不仅具有工作能力和文化水平，还应掌握档案相关的法律法规、行政事务知识、管理经验、计算机知识等。在日常的工作中，应增加档案管理人员学习和培训的机会，提升专业素质和综合素质。因此，一方面可以通过招聘优秀的档案管理人员来负责单位的档案工作，尽量做到专岗专人专职；另一方面要加强对事业单位人员的素质教育，提高事业单位工作者对档案的重视，强化档案管理人员的质量意识、保密意识和安全意识，定期对档案管理人员进行培训，促使他们加强自身学习，提高档案管理人员的道德素质。

（三）完善管理制度

要想促进事业单位中档案管理工作的信息化科学化发展，首先应该加强单位的重视程度，对他们进行档案工作的宣传，讲解相应的知识，让他们了解档案管理工作的意义和它对单位乃至国家发展的影响，提高单位领导的重视程度，并宣传相应的法律法规，将其进行具体的讲解，促进工作人员的工作意识，激发他们的工作积极性，明确工作的重要性，并能根据工作内容和工作目标严格地要求自己，对工作认真负责。与此同时，单位的相关管理人员，还要根据单位的具体发展和社会现状，建立一定的档案工作管理制度，对工作人员加强管理控制的同时，对领导的行为也进行一定的管理，并将管理责任划分给个人，制定相应的考核制度，对档案管理的知识进行定期检测，设立减奖罚制度，对员工平时的工作内容和考核成绩进行综合，定期进行评选，给予资金的鼓励，对成绩落后的工作人员，也要给予一定的处罚，以促进工作的积极性，保证档案管理工作被高效高质地完成，促進单位的发展。

（四）对档案管理方式的优化

随着科学技术的发展和先进档案管理理念的引入，在事业单位组织开展档案管理工作的过程中，管理方式和管理流程的优化受到广泛关注，成为档案管理优化的重要方向。档案管理人员在实际对管理方式进行创新的过程中可以加强对信息技术的应用，将信息技术融入档案收集、整理、保管和借阅等多个方面，保证借助信息技术的支持可以增强档案管理服务的主动性，为事业单位和社会大众提供更加便捷的档案服务，推动档案管理作用的进一步发展。在全面推进档案管理信息化建设的基础上，不仅档案管理的方式会发生变化，并且档案管理的效率也会明显提高，对事业单位更好地利用档案资源起到一定的支持作用。

总之，目前，事业单位正处在不断的改革的过程中，在档案管理中出现了大量的问题，为了保障事业单位健康有效可持续的发展，需要采取有效的措施进行优化，从而提高管理水平。

参考文献：

[1]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014（06）：63-65.

[2]孙长美.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].中国市场，2015（04）：88-89.