加强收费信息化建设，推进高校收费精细化管理

李琳

摘要：收费管理是高校财务管理的重要组成部分，随着学校办学规模日益扩大，高校收费项目逐渐增多，收费规模不断扩大，面临的财务风险也越来越大。近些年以来，上级部门对于高校收费的监管力度逐步加大，学校师生以及其他外界人士对于高校收费方面的公开、透明程度也越来越关注，因此，无论从内部发展需求，还是外部环境压力来看，高校收费管理，都将朝着进一步规范化、精细化的趋势不断完善。科学的管理，离不开先进的管理手段，以高校财务信息化建设为契机，打破传统的收费管理模式，以计算机系统操作代替大部分人工操作，重组优化收费业务流程，将收费相关的内部控制制度关键点嵌入系统操作中，不仅大大提高工作时效与精准度，同时也为师生提供更方便快捷的收费服务。但收费管理信息化的深度和广度，也影响制约着收费管理精细化的程度，因此，需要不断加大财务信息化建设力度，才能更加有效推动高校收费精细化管理。本文首先介绍了收费精细化管理的重点工作，以及信息化建设对收费精细化管理的积极推动作用，接着以笔者所在高校为例，列举了收费管理信息化系现状，分析了信息化建设中发现的不足之处，最后，针对这些不足提出相应的解决方案，以期待对今后的收费管理工作提供参考。

关键词：收费信息化；精细化管理；信息系统

一、信息化建设对收费精细化管理的积极推动作用

收费管理是高校财务管理的重要组成部分，随着高校财务管理的不断规范化、精细化，对收费管理也提出了更高的要求。精细化的收费管理，要求根据学校的整体发展战略以及财务管理目标，进一步将收费管理责任细致化、具体化、明确化，并落到实处。因此，在收费管理过程中，找准关键问题、重视薄弱环节，将规范性与创新性相结合至关重要。

财务信息化建设，是推进收费精细化管理的重要手段。其积极作用主要体现在：

（一）按照收费相关的规章制度，进一步将收费业务的流程标准化、固定化、规范化，减少了人工操作的随意性和发生错误的概率，大大提高了收费工作的时效性和精准度，增加了收费管理的透明度；

（二）将内部控制措施嵌入到收费业务流程当中，收费管理的内控重点从收费活动，逐步扩大至收费项目的事前审批、事中监督以及事后结算的全过程，有效降低收费管理中的各類风险；

（三）通过财务内部数据共享，将收费项目审批、收费活动、票据管理、退费业务、结算业务与收入预算、核算业务更加紧密地串联在一起，在提高收费管理水平的同时，也提升了整体财务管理水平；

（四）将财务部门的收费管理与收费相关部门的各项业务活动紧密相连，实现业财融合的科学管理；

（五）进一步提高了收费服务水平，交费人员能更加方便快捷地完成交费和查询。

二、收费管理信息化建设现状

收费管理信息化是一个逐步建设的过程，笔者所在学校自2014年起开始启用线上收费模式，逐步减少人工处理工作，扩大线上收费业务范围，将收费、票据、财务核算有机结合在一起，实现了数据同步共享，有效推进了收费精细化管理的进程。具体体现在以下几个方面：

（一）业务流程标准化

从收费立项、审核、收费、开票、结算，实现标准化的流程操作，减少了错误率，提高了时效和精准性。

（二）收费方式呈现多样化

随着信息技术的不断发展，高校收费的方式也从现场缴费、银行汇款，延伸到了线上第三方支付，如网银、银联、支付宝、微信，缴费行为不再受时间和空间的限制，只需通过pc端或移动端即可轻松实现缴费，并随时查询缴费明细。

（三）票据管理科学化

所有票据均纳入信息化系统管理，包括票据入库、领用、开票、核销业务；提供实时的统计查询，方便定期核对票据使用情况以及库存情况；严格区分各类票据的不同属性和使用范围，分门别类地实行差异化的管理；将票据与收费项目关联，杜绝了票据使用范围上的混乱，也确保了收费金额与开票金额的一致性；票据管理与收费、财务核算实现了数据的同步更新，从每一张已使用的票据，均能查询到详细的交费信息以及财务入账凭证信息，确保了收费必开票，开票必入账。

（四）账务处理智能化

通过预制智能凭证的模式，从收费系统发起结算，将各类收费数据及时推送至财务核算系统，无需手工制单，直接按照收费结算单号生成会计分录即可，同时将凭证单号回填至收费系统，实现了每一笔收费记录均关联财务凭证号，以方便查找统计。

（五）查询统计便捷化

交费人员登陆财务信息平台，能实时查询交费标准、应交及已交的信息，既增加了收费的透明度，也督促欠费人员及时交费；相关业务部门能随时了解其收费项目的执行进度，从而有针对性地对欠费学生进行催缴工作；校领导及相关负责人能实时掌控全校的收费现状，增加了对收费工作的重视程度。

三、收费管理信息化建设中遇到的问题

（一）缺乏对不同类别收费的差异化流程管理

不同类别的收费，遵循不同的政策法规，管理过程中的所关注的风险侧重点也各有不同。因此在管理方式及操作流程上也应该区别对待，具体到收费管理信息化建设中，应该严格区分不同类别收费项目的属性、收费标准、使用的票据种类、账务处理的要求，根据不同的管理要求设计相应的线上管理流程及人员权限分配，而并非所有收费项目采用同一种管理模式，无法体现其差异化、精细化管理。

（二）尚未涵盖全部收费业务及流程

目前大部分的收费业务及操作流程已纳入信息化系统管理，但仍有部分环节实行线下操作，不利于管理和监控。

收费项目的立项审批仍然采用线下方式，不同类别的收费涉及的职能管理部门各不相同，但采用统一的审批表格，审批流程不够公开透明化，收费业务部门往往无法从表格中直观了解各类收费的具体审批流程，需要查阅各类文件规定或咨询财务部门，再将审批单及相关资料多次重复地递交至不同的职能管理部门进行审批，耗时较长。

退费管理的信息化程度也有待加强。业务部门提出书面退费申请、收费情况核实、退费操作、财务记账，每一个操作环节均在自己独立的系统中完成，相互之间没有关联。退费信息与对应的收费信息、开票信息之间缺乏关联，不利于收费情况的整体把握。

（三）财政电子票据信息化管理有待加强

随着财政部财政票据管理改革的推进，高校取消了财政手工票据，开始启用电子票据。目前，财政票据网站开票功能不完善，不支持批量导入信息开票，因此，对于学宿费这样数量庞大的开票任务来说，单笔操作无疑是一项非常费时费力的工作；收费数据与开票数据相对独立无关联，只能采用人工核对的方式来避免出现错误。

（四）收费系统的查询功能有待完善

目前收费系统的查询统计功能较为单一，筛选条件不够灵活，用户体验较差。交费者、职能部门、财务部门、领导等不同角色，对于收费查询需求不一样，但显示界面都一样。对于交费者来说有些信息不需要，对于财务部门来说，内容却不够充分，这样造成用户体验较差。

（五）收费系统与相关业务系统的数据衔接不够紧密

收费与应缴财政专户衔接不紧密。目前工作人员手工核对一定期间内收费系统中的收费总金额是否与财务系统的相关科目金额一致，并制作上缴明细表，提交会计人员进行账务处理。上缴工作完成后，工作人员手工标识出该批收费数据为已上缴，以便下次统计备查。由于数据庞大，人工统计无法明细到每一笔交费，一般只能按照日期来进行标识，这样的处理方式容易出现统计错误，耗时比较长，统计不够精细。学校无法实时掌握交费整体情况与已缴、应缴、未缴情况，大大降低了对催缴工作的管理力度。上缴返还的收入，也不能自动和收费情况相匹配，造成收费与教育事业收入管理的衔接滞后。

随着信息化建设的推进，收费系统开始与相关业务部门的系统对接，但前期编码规则及口径的不一致，给系统对接工作造成了很大的障碍。

（六）收费渠道多样化带来安全隐患

收费系统采用将收费管理端与银行或第三方支付机构做对接的方式，来实现其线上收费功能。第三方支付机构往往需要学校开通虚拟账户，该账户与学校的指定银行账户关联，所收金额定期以自动提现的方式，统一转入学校的指定银行账户，这样会带来资金无法及时到账的财务风险。

四、收费管理信息化建设存在问题的解决对策

针对以上问题，有如下解决对策：

（一）细分收费类别，实行差异化管理

对收费类别进行初始化设置时，应充分参考其所遵循的政策法规、收费标准、职能管理部门、审批流程、使用票据类型等方面的不同。类别的设置可以细分为多级管理，层次必须清晰明了，并且有详细的划分依据。收费项目立项申请时，必须且仅能选择一种最末级的收费类别，一经选定，不能随意更改。针对不同类别的收费，其管理流程的设计上，应该体现差异化，管控的侧重点各有所不同。以行政事业类收费为例，由于收费标准固定，只需根据教务处或招生处提供的人员信息及其变动情况，系统自动生成应收款，先收费后开票，将款项足额及时上缴财政专户，等待财政返回后再确认为教育事业收入。针对以上流程，线上管控的侧重点在于人员信息的新增或变动情况是否及时准确，上缴是否及时足额。而服务性收费，其标准的核定由学校自行掌握，交费人员须自行注册登录，使用税务发票，根据发票确认收入，其管控侧重点在于立项审批以及发票开具是否符合税务规定，收入确认时点是否正确。

（二）尽量实现全业务、全流程线上管理

1.将学校各类收费业务均纳入收费系统，做到业务范围线上管理无死角

高校的收费业务主要包括行政事业类收费、各类代收费、服务性收费。目前行政事业类收费已经全部纳入系统管理，但仍有部分的服务性收费及代收费尚未纳入系统管理，尽管这部分收费也按照规章制度进行了线下管理，但无法对其实行有效监管，管理上处于滞后状态，因此，需要与相关职能部门沟通，将此部分收费项目也纳入系统管理，做到所有收费项目均在线上有迹可循。实现全口径收费线上管理，能有效杜绝私立收费项目、私设小金库的隐患，也更加方面学校从整体把握学校的收费隋况。

2.全流程线上管理，做到业务流程线上衔接无死角

利用工作流引擎技术，将收费立项审批流程引入收费系统中进行管理，经办部门申请立项提交审核后，系统自动提交各职能部门审核，不仅减少了收费业务部门多次跑路的麻烦，审批操作不再受到时间和空间的限制，大大提高了审批的时效性，而且能实时查看审批状态，使收费立项审批更加透明化、公开化。但其使用与推广，需要学校领导来协调各职能部门审批人，增加对立项审批工作的重视程度，促使其轉变管理思维，认可并接受线上操作的方式。

退费业务也应纳入系统管理。首先区分不同情况下的退费业务，区分该费用的类别，是否已经开票以及使用的何种票据，是否已入账。不同的情况，采用不同的处理流程，将退费与收费、票据、账务处理关联起来，做到业务流程的线上无缝衔接。

（三）进一步加强财政电子票据信息化建设

根据财政票据系统提供的接口，做好高校收费系统与财政票据管理系统的安全对接工作。当收费操作完成后，收费系统自动向财政票据网站申请开具电子发票，交费人可在学校缴费平台查询电子发票信息。如需开具纸质票据，交费人提出申请，收费系统根据电子发票开具纸质发票，并上传至财政票据网站。无需登录财政票据网站，在高校自有系统中即可完成票据开具、作废、核销等操作，并自动将数据上传至财政票据系统，减少人工操作的费时费力，推进财政票据的规范化、精细化管理。

（四）改进收费系统的查询统计功能，提高收费服务水平

有针对性地提供更多样化的查询，增强用户的操作体验，提高收费服务水平。交费人员更多关注是个人交费明细以及是否欠费，因此交费人员的查询统计表设计可以相对简单明了；各职能部门需要掌握其管辖范围内的应收、收费、欠费以及结算情况，以便监督收费执行以及催缴工作；领导更关注学校整体收费分类、收费执行、以及清欠情况，针对收费薄弱环节，提出管理上的改进意见，更有效地协调各部门开展管理工作；对于财务部门而言，除了以上需求，还包括将收费与收入挂钩，增加与账务相关的凭证查询条件，如应缴凭证信息、上缴凭证信息、返还收入人账信息等。

（五）加强收费系统与其他相关业务系统的关联与对接

收费系统定期自动生成应缴财政专户款明细表，通过智能凭证方式，在财务系统生成上缴财政专户的凭证，并将凭证号回填至收费系统，从而实现在收费系统中完整查询收费信息、应缴财政专户信息、已缴财政专户信息。

收费系统与其他部门业务部门对接，首先要确保安全性，由学校网络中心来协调此项工作。通常采用中间库的模式，业务部门将数据推送至中间库，收费系统从中间库获取相关数据，再将交费信息回填至中间库，从而实现系统对接、数据共享。由于收费工作较为集中发生在秋季，因此对接工作尽量选择在暑假新收费学年到来前完成。对接前，双方必须充分沟通并确定对接内容，并统一编码规则，做好新旧对照表、数据备份等工作。

（六）加强对收费渠道的管理

密切关注国家关于支付机构管控的政策法规，在选择支付机构时，始终要将资金安全放至首位，尽量以银行收款渠道为主。选择第三方支付机构时，要考虑其综合实力，信誉度、资金结算方式、费率、售后服务，都是考察的重点。加强对账工作，定期核对银行账户交易明细与各支付机构提供的收款明细是否一致，一旦发现问题及时处理。

五、结论

收费信息化是实现收费精细化管理的重要手段，是高校收费科学化管理的必然要求，其实施过程中所呈现出来的问题、正是收费管理上的关键问题、薄弱环节、安全隐患，随着学校收费管理的不断精细化，将对收费信息化提出更高的要求，也将面临更多新问题。因此，发现问题、分析问题、并将解决问题落到实处，才能发挥其应有的功效。

收费信息化建设注定是一个长期而曲折的过程，必须结合高校的实际需求与情况，因地制宜、循序渐进、不断深入。为确保信息化建设的顺利进行，学校应进一步增强對信息化工作的重视程度，加大人力、物力的投入，并协调各相关部门的工作，确保信息化工作落到实处。

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