事业单位档案管理中电子档案的有效管理略述

卢森

摘要：在新时期，事业单位中的档案管理在整体上已经实现了办公自动化，即在计算机中录进档案信息，然后生成电子文件，再通过规范化的程序对电子文件进行处理与管理。电子档案管理已经成为现代档案管理的一种主要形式，为档案管理带来了较大的便利。但是要实现电子档案的科学有效管理，依旧需要采取优化措施改进其中的不足。本文主要针对事业单位档案管理中电子档案的有效管理措施进行分析，以供参考。

关键词：事业单位；办公自动化；电子档案；有效管理

基于电子信息技术的电子档案管理是事业单位档案管理的必然发展趋势，在事业单位的档案部门中已经有了一定的应用。但是电子档案管理依旧没有完全发展成熟，其中存在的问题阻碍着事业单位档案管理的科学发展。因此，要探索科学高效的电子档案管理方法来真正提高档案管理质量及水平。

一、事业单位中电子档案管理的应用优势

電子信息技术在事业单位档案管理中的引入，让工作人员可以从繁重的体力劳动中解脱出来，其具体的优势可以包括以下几点：首先，可对信息进行高效处理。计算机技术能够支持各种扫描方式与计算机程序来对电子档案进行处理，包括档案资料的快速处理、统计、分析以及归档等等，防止人工失误带来的损失，可提高工作效率。其次，录入档案信息后，其目录会自动生成，也可以实现档案的自动分类、整理、编排，通过关键词检索方式，可提高查找与阅读的效率。然后，电子档案占据空间小，可存储于u盘或者存储卡中，外界环境影响小，其保存具有稳定性、长期性与安全性。再者，电子档案体现出非常高的信息化水平，利于信息共享。只要有档案信息的阅读权限，就能够对档案信息进行随时随地的查阅，档案信息的利用率非常高。最后，电子档案的信息补录非常方便，通过关键词检索而找到需要的档案后，即可对该档案予以补充与加工，便捷性很高[1]。

二、事业单位中电子档案管理的问题

在事业单位的档案管理中，电子档案管理具有较多的应用优势，但是其中存在一些问题，主要体现在以下几个方面[2]：首先，电子档案对管理人员提出的要求更高，难度增加。现任的管理人员没有及时更新对电子档案管理的知识，提高相应的技术能力。再加上新任的工作人员缺乏工作经验，难以适应档案管理工作，使得电子档案管理无法实现科学的管理。其次，电子档案管理具有网络连接的共享性质，为其安全管理带来隐患。尤其是在文件传输过程中，可能会发生病毒侵入问题，存在档案信息被窃取或者损坏电子文件信息的风险。然后，在电子档案的使用过程中，管理制度不够完善，且忽略了纸质档案的备份工作，依赖于U盘和硬盘对电子档案的存储技术。

三、事业单位中电子档案管理的有效对策

（一）构建严格的电子档案管理机制

严格的管理机制可以保证电子档案管理的质量，需要包括以下几点内容：第一，确保存储载体质量合格，增强计算机病毒检测，保证载体没有病毒，再对其采取保护措施，要注意远离强磁场环境或者有害气体，可构建适合磁介质和光介质存储的物理保存与管理环境，同时保持合理的温湿度。第二，加强加密电子档案的相关管理，保证电子档案信息内容的完整性与可读性，确保存储载体没有损伤，可定期开展安全性检查工作，及时做好电子档案和存储载体的维护工作。

（二）强化电子档案管理的技术保障

要提高事业单位电子档案管理的质量，则需要强化相关技术保障，对电子管理系统进行改进与完善。比如通过多媒体技术、数据库技术以及网络技术对电子档案管理软件予以及时的更新、升级，甚至是改造。与此同时，事业单位应该提高电子档案管理技术水平，实现档案资源的集中化管理与统一性规划，从实际情况出发，建立科学的管理系统，实现数据收集、档案分类、信息鉴定与档案保存等过程的数字化、信息化以及自动化，以提高电子档案管理的科学技术水平。

（三）提高档案管理者的知识水平及技术能力

从传统档案管理向电子档案管理转型成功之后，对人才提出的要求更高，要求管理者积极转变自身的工作方式，提高自身素质水平，从而实现电子档案管理的规范化，保障电子档案管理质量。因此，事业单位要从电子档案管理工作的实际需要出发，注重培养满足电子档案管理各项要求的人才，包括管理型、研究型与操作型人才，在实际电子档案管理工作中对这三种类型的人才实施科学合理的人力资源配置[3]。另外，事业单位应该注重提高档案管理者的知识水平和技能，促使管理者参与到定期的培训活动中。同时，事业单位在树立正确的人才观的基础上，应该制定合理的激励机制去激发管理者对档案管理工作的积极性，并增强其丰富自身知识体系、提高自身素质水平的自主学习积极性，促使其掌握电子档案管理技术，并努力提高电子档案管理质量。

（四）构建可靠的安全保障体系

可靠的安全保障体系能够保证电子档案管理的档案信息安全，从而保障档案管理质量。因此，事业单位需要构建起可靠的安全保障体系，包括网络安全、硬件设施与应用系统等方面的安全保障。事业单位除了定期对电子档案文件进行全面的扫描与安全监测，还应该制定合理的连网规则，实现服务器运行状态的实时监控，及时更换老化的设备或线路。

四、结束语

总而言之，在事业单位档案管理中引入电子信息技术，是实现档案管理信息化与自动化的必要措施。但是事业单位要切实保证电子档案管理质量及其档案信息安全，就需要从多方面人手来解决电子档案管理中存在的问题，最大化地发挥电子档案管理的应用优势和作用，提高档案管理水平与质量的同时，也促进事业单位的更好发展。

参考文献：

[1]张敏.电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J].城建档案，2016（4）：68-69.

[2]赵秀玲.浅析事业单位电子档案管理的主要措施[J].科学技术创新，2016（23）：169—169.

[3]陈亮平.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017（16）：10-11.