高校教学秘书发展困境与对策研究

陈雷 陈欣

摘 要：教学管理是高校教学工作的核心，而负责处理教学工作的各学院教学秘书在教学管理运作中扮演者着承上启下的作用。文章以南京N大学为例，阐述教学秘书在教学活动中的工作职能、面对的困境，并在此基础上提出相应建议。

关键词：教学秘书；职能；困境；对策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2018）15-0141-03

Abstract： The teaching management is the core of the teaching work in colleges and universities， and the teaching secretaries who are responsible for the teaching work play an important role in the teaching management. Taking N University in Nanjing as an example， this paper expounds the functions and difficulties faced by teaching secretaries in teaching activities， and puts forward corresponding suggestions on this basis.

Keywords： teaching secretary； function； predicament； countermeasures

在高校發展进程中，教学管理是高校建设的首要任务。抓好了教育教学工作，人才的培养才能顺利进行。教学秘书作为教学管理的第一线，是教学管理工作的基层管理者和执行者，是保障高校本科教学正常运作一重要环节。随着南京N校规模的不断扩大，教学改革进一步深化、教学团队日益年轻化的情形下，N校有必要建立一有自己特色的教学秘书管理团队，为建设“世界一流学科，世界一流大学”的目标迈进。

一、教学秘书的工作职能

1. 桥梁和纽带作用：教学秘书要将学校或者教务处发布的相关条例、文件或者通知第一时间告知学院教职工和学生；同时，也要将自己学院的教学事务或面对的困扰实时向教务处汇报，从而保持学院与学校教学工作的正常沟通。

2. 助手参谋，服务教学作用：教学秘书可协助教学院长分担并管理日常的教学活动，并根据自身的工作经验以及结合学院自身的特性提出建议或想法等。通过协助教学院长，对学院常规工作、学籍管理、教学档案等进行教学检查，对教师教学质量和学生学习展开教学评估，从而保证教学质量并提高教学效果。

3. 管理育人作用：教学秘书虽然一直做“幕后”工作，却是与学生联系交流、处理学生教学事务最多的老师。在与学生沟通时，其一言一行都会潜移默化的影响学生。不同于“辅导员”的教师与学生之间的身份区别，教学秘书与学生之间的交流更像朋友之间“平等”的交流，往往能起到其他教书育人渠道不能达到的效果。

二、教学秘书岗位存在问题

作为学院教学管理第一线的工作人员，不仅受到教务处与学院的双重领导，还要面对学院教师与学生各类事务的处理。虽然，近几年N校教学管理成果显著，但各学院教学秘书却承受越来越多的压力，现主要面对以下问题：

（一）工作未受到重视

“凡是教学的事情全部找教学秘书”这是学院教师和学生对教学秘书的第一印象；也有人认为教学秘书的工作就是上传下达，帮助领导做教学文件、解决学生问题；学院受到表彰、得到荣誉总是归功于学院领导或学生，很少会想到教学秘书也有份参与。教学秘书每日要处理繁杂但又不可或缺的工作：科研项目的申报、学生成绩单打印、交流项目申请等；学生与教师的咨询也会间接打断教学秘书的正常工作，使得本身就繁忙的教学秘书工作效率整体降低，从而产生加班、工作态度倦怠等现象。此外，教学秘书人员配备、业务学习、工作待遇等方面也常被学校所忽视。相较于有明确职业生涯道路、有政策文件扶持的辅导员，教学秘书职业发展方向是迷茫的。

（二）教学秘书队伍不稳定

N校18位教学秘书的用工形式中，7位是非编人事代理、3位是租赁，其余都是编制（据表1）。从2014年6月至2017年6月，因调配换岗、工作性质、待遇等问题上，N校共换过8位教学秘书，甚至有学院曾在三年之内换过2位教学秘书。此外，教学秘书晋升范围比较窄：主要从事行政或教育管理系列职务，而且升职空间难度大。在N校做了10-20多年的资深教学秘书还只是科员（据表1）。职位上缺少继续晋升的空间，这在一定程度上影响中青年教学秘书对这份工作的热情和激情，使教学秘书的团队人员经常变动，学院教学工作的持续性得不到保障。

（三）事务细、责任重、工作量大

教学秘书的工作涉及到日常教学活动的方方面面，内容范围广、环节多，每天要完成学院的常规性工作，解决学生与教师之间的问题，还要完成各类重要的教学质量工程建设：本科教学评估、专业审核性评估、重点专业建设、课程群教学团队建设等；此外，每学期还要完成教务处8个科室下达的50多项的教学基本工作（据表2）。根据《N校2017年非教学岗位、岗位职责、聘任条件明细表》写明：本科教学秘书岗位职责共有十六项，但实际上教学秘书的工作内容超出其所列。N校18个学院（部）中，每个学院只有1名教学秘书，与同类型大学在各学院设立教学办公室，其中有1名教学秘书和1-2名教学干事去处理学院的教学事务相比。繁重的工作使教学秘书没有多余时间去学习新事物，并难以形成论文和科研成果。

（四）缺乏相关培训和进修机会

为提升师资力量，高校会为教师提供多种国内外的短期进修班，却很少会涉及到教学秘书。近三年来，N校没有为教学秘书提供系统、专业的培训。而且学院教学秘书的更换，也没有为新教学秘书提供基本的教务培训。新上任的教学秘书是通过询问教务处或在其他学院的教学秘书帮助之下，才得以逐渐完成工作。随着教育理念的不断更新，学校应提供一个机会，让教学秘书吸收、接纳新的创新教育思想。现18个学院（部）中有78%教学秘书为40岁以下且学历都是研究生（据表1），若不继续学习，每年延续旧的工作思路，不仅学院的教学工作会出现滞后或漏洞，而且教学秘书个人教育管理水平也无法得到提高。

三、解决方法

（一）重视教学秘书队伍建设

教学秘书是一个专业性很强的工作，并不是任何人都可以胜任这个职位。N校应详细的制定教学秘书管理条例，如：工作量化考核标准、明确岗位职责等。把各学院教学院长、系主任、教学秘书及实验室主任的工作职责进行界定，在政策导向上制定相应的教学秘书职称和职务考核的评价体系，充分肯定教学秘书的工作和业绩，给予相应的物资和精神奖励，充分调动教学秘书的工作积极性，让教学秘书对未来工作看到希望。这样才能在短时间里有效地建立一支專业性强、知识结构合理的的教学秘书团队。

（二）合理配置人员

至2017年6月，N校教务处有9大科室，非处级管理人员25人。其中，近5年新增3个科室，增加9名工作人员。另外，各学院配有专职辅导员2-3名，再加2名学生兼职辅导员，使辅导员与学生的人数比例是1：200，而教学秘书与学生比例是1：700，甚至更多。面对上级行政机构和同级单位人员规模的扩大，N校可以适当的为每个学院的教学秘书增加人手，以缓解教学秘书工作量大的现象。在教学秘书聘用管理上，希望N校可以考虑将“租赁”性质的教学秘书转为正式员工，让教学秘书安心地为学校服务，从而来稳固教学团队的建设。

（三）克服职业倦怠，提高工作效率

在这样一个高压环境下， 教学秘书个人需加强修养和心理承受能力。教学秘书自身要学会自我调节，保持积极乐观的工作态度，保质保量的完成工作。为了提高工作效率，每一年度教学管理人员的评选应更加透明、公平，并公布评选的细则和条件。优秀教育管理工作者的评选应该由每日工作接触较多的教务处依据各院教学秘书工作完成情况、科研、工作创新等条件评定。工作上，教学秘书可在工作中总结经验，把较为繁琐的工作进行归纳、整理为一套有效地工作手册。等来年再用时，可直接套用过往的模板。对于学生事务的咨询和办理，教学秘书可以错峰受理时间。如：每周二、周三下午可打印成绩单、查询学生排名等，其他时间不予办理。这不仅有效地处理各学生事务的申请，还可提高自身的工作效率。

（四）提供培训和进修机会

除个人加强自身学习和修养外，学校有计划地对教学秘书进行培训是必不可少的。N校可以定期开展培训，或出外参加研讨会，使教学秘书可以学习最新的教育管理科学的基本理论与知识，让教学秘书结合现实情况，改变自己的工作方法。对于新进的教学秘书，N校可开一个单独的岗前培训，让新教学秘书了解整个教务工作运行程序，并熟悉了解教务系统的操作；教务处也可定期组织教学秘书交流会，针对工作时遇到的困难与大家一起商量、出谋划策。N校现在教学秘书的学历基本都是研究生（据表1），而且以中青年为主，学习接受能力较快。N校可为他们可以提供各种在职学习，脱产等培训，使他们在教学管理的业务和知识储备上可以有很大的提高。

四、结束语

优秀的教学秘书队伍建设是高校教学管理的工作高效运行的保障。教学秘书的成长不仅需要学院或学校的扶持，更需要自我摆正职务定位、摆脱职业倦怠、提高自身素质和知识储备，走出工作困境，为高校的建设做出自己的贡献。

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