医院后勤服务外包项目内部审计如何做

李松　于海涛

医院后勤服务外包项目内部审计如何做

李松 于海涛

[摘要]本文从审计范围的选取、审计方法的选择和审计重点内容的确定等方面对医院后勤服务外包项目审计进行了探讨，以助力医院进一步改进管理方法，提高管理水平。

[关键词]医院 后勤服务 服务外包 审计

服务外包是指经济主体将原本由自身提供的非

核心业务剥离出来，交给专业服务提供商（即服务外包企业）来完成的经济活动。服务外包企业在专业领域具有技术和规模上的优势，可以提供更为优质高效的服务，降低经济主体的运营成本，使其可以将更多资源投入到核心业务中。

作为经济活动的双方，医院、服务外包企业合作的同时，都会有各自的利益考量，更好的服务与更低的成本之间存在着天然的矛盾。因此，医院必须对后勤服务外包项目进行严格监管，控制项目风险，实现对后勤服务的全面有效管理。内部审计部门作为医院监管工作的中坚力量，应该采取有效审计措施，在后勤服务外包项目监管领域发挥重要作用。

一、审计目的

后勤服务外包项目审计的根本目的是对外包项目资金的使用绩效进行判定，具体可以分为三个方面。

（一）评价合同签订及履行情况

以招标采购为起点，对合同签订过程中的各个环节及合同内容进行审计，评价其合法性、合规性、合理性。通过分析总结审计证据，评价合同双方是否按照合同约定履行各自义务，是否存在违约行为及违约风险。

（二）评价主管科室的管理情况

通过对管理制度、管理资料、管理方法等方面的审计，评价主管科室的管理制度是否健全、监管体系是否完善、管理职责是否履行到位。

（三）为医院领导层提供相关决策信息

医院领导层的管理决策离不开相关信息的支持。内部审計部门开展的后勤服务外包项目审计可以从独立第三方的角度对外包项目进行全面客观的评价，为领导层提供有效可靠的信息。

二、审计范围

审计范围的选取可采用两种方式，一是选取一个会计年度的服务外包项目作为审计范围，二是选取一个合同期的服务外包项目作为审计范围，两种方式各有利弊。

（一）以会计年度作为审计范围

优点是资料的准备相对容易，如主管科室的管理记录等，仅需按年度调阅即可。缺点是很多合同是在会计年度中间签订的，合同约定的服务期限并不是以会计年度作为起止点，因此如果选取一个会计年度作为审计范围，需要调阅涉及此会计年度的全部合同，而且如果各份合同内容不一致，还会增加后续审计工作的难度。

（二）以合同期作为审计范围

优点是合同的调阅会很方便，而且除非后期签订补充协议，否则合同内容不会改变，审计难度相对较低。缺点是需要调阅资料的范围要适当扩大，如电梯等需要按年度进行强检的设备，其强检日期可能并不在同一合同期内，需要调取其他合同期内的资料进行补充。

三、审计方法

在选取具体审计方法时，应注意方法的有效性和效率性。

（一）有效性

选取的审计方法必须能取得有效的审计证据。例如，在病区消毒擦拭工作中，保洁员配置消毒液浓度是否达标是影响工作效果的重要因素，仅通过审阅保洁工作记录无法对消毒液浓度作出准确判断，这就需要使用检测试纸进行现场检测等其他方法，以取得真实有效的审计证据。

（二）效率性

选取的审计方法要能够高效地获取审计证据。例如，在PVC地面养护工作中，每次养护需要进行喷蜡抛光，如果审计人员采取现场观察的方法对整个打蜡过程的规范性进行评估，势必耗费大量时间，工作效率极低。这种情况下，可以采用比较分析法和检查法相结合的方式，按养护操作规范计算出每桶地板蜡所能抛光的区域面积，再取得一定时期内保洁员领用的地板蜡数量，二者的乘积即为领用的地板蜡所能抛光的总面积，然后与养护记录中记载的养护面积进行比较分析，判断养护次数或养护质量与合同约定是否相符。此外，审计人员可以在养护过后现场检查PVC地板光泽度，以此确定养护工作的质量。两种方法结合运用，相互补充，在保证审计结果准确性的同时，极大地提高工作效率。

四、审计重点内容

（一）管理制度审计

通过审阅后勤服务外包项目管理制度、外包服务合同，结合相应法律法规等资料，对外包项目进行充分了解，在此基础上，分析管理制度的合理性，确定审计关键点。需要注意的是，有些外包项目由于涉及公众安全等问题，有关部门发布了相应的法律法规对行业进行规范。这些法律法规不仅是准绳，更是红线，管理制度的制定必须以此为基础，保证各项要求得到严格执行。例如，医疗废物处置制度，在满足日常运转的同时，还应遵守《医疗废物管理条例》等法律法规在交接手续、转运工具、消毒防护、资料保存等方面的规定。通过对管理制度的审计，审计人员可以初步了解审计环境。若管理制度合理完善，资料齐备规范，则表明审计环境较好，反之审计环境较差。

（二）采购流程审计

医院采购物资或服务必须遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招投标法》等相关法律法规。在选择服务外包企业时，须按相关规定采取公开招标或其他政府采购方式。审计部门需要对采购方式和采购流程进行审计。重点关注招标采购流程是否合法、企业是否具备相关资质、定标过程是否存在舞弊等。

（三）服务外包合同审计

服务外包合同审计主要包括对合同要素的审计和对合同内容的审计两个方面。

1.合同要素。主要审查合同各要素是否齐全，与招投标文件的规定是否相符，如服务内容、价款、结算方式、违约责任、合同解除条件等。

2.合同内容。第一，合同内容的制定要以实现管理目标为目的，对相关工作的具体执行标准在合同中应加以体现，否则对服务外包企业缺乏约束，实际工作中可能出现偷工减料的现象。第二，合同内容是否存在对医院不利的因素。如纠纷解决办法中对起诉法院的约定，最好选择医院所在地人民法院，而不要选择服务外包企业所在地法院。第三，合同附件与主合同是否一致。在有附件的合同中，应审核合同附件与主合同是否相符。由于许多服务外包合同长期与同一企业签订，在合同拟定过程中往往只注意对主合同进行修改，而忽视对合同附件相应内容的修改，可能出现附件内容与主合同不符的情况。第四，对于审计过程中发现的存有异议的条款，可以请医院法律部门予以协助。

（四）医院主管科室管理情况审计

医院主管科室对后勤服务外包项目的管理情况是审计的关键点，是审计合同执行情况的基础。通过对管理情况的审计，审计人员可以对项目的监管情况有深入了解，从而对监管资料的可信度作出判断。如果管理科室监管工作细致有效，其提供的监管资料就有较高的参考价值。

1.主管科室人员配置。确定主管科室分管外包项目的人员数量，结合监管范围大小、工作复杂程度等因素，分析人员配置是否能够满足监管要求。

2.监管工作实施情况。（1）审阅相关监管资料，参照管理制度、合同内容和相关法律法规，对主管科室的监管工作进行初步评价。（2）实地参与管理科室的监管工作，既可以深入了解主管科室的监管情况，也可以了解外包企业的合同执行情况，从而提高工作效率。（3）审查主管科室对监管过程中发现的问题有无相应的反馈和解决机制。

3.主管科室自身工作完成情况。审计过程中要注意法律法规对医院的相关要求，如电梯维保业务中，《特种设备安全监察条例》要求定期对电梯进行检验；医疗废物处置业务中，《医疗废物管理条例》要求对医疗废物与生活垃圾进行分装，此类工作与服务外包项目紧密相关，关系到医院与外包企业的责任界定，但并不属于外包企业的工作范畴。对于这类工作审计时要予以关注，审查主管科室是否完成了相关工作。

（五）合同执行情况审计

在进行合同执行情况审计时，应严格按照合同约定进行审查。实际工作中，如果审计环境较好，可以医院主管科室的外包服务管理报告作为参考，并采取复算、核对、比较分析等方法进行复核。对管理报告中未涉及的审计项目，可以采取相应的审计方法进一步获取审计证据。如果审计环境较差，主管科室提供材料的参考价值较低，就需要审计人员采取措施，进行更加详尽的审计，其中服务人员数量与年龄结构、服务质量、付款情况等应为关注重点。

1.人员审计。包括人员数量和年龄结构两个方面。人员数量是否充足，关系到服务外包项目的工作质量，而且合同金额往往与人员数量直接相关。人员年龄结构是否合理，对工作效率有很大影响。以保洁项目为例，由于保洁人员数量众多，且许多岗位无法脱岗，因此难以集中进行人数清点。在审计过程中，可以调取保洁公司人员名册，根据合同约定的岗位人员数量，在主管科室人员陪同下抽取部分岗位进行突击检查，同时核对人员身份，再结合员工休息制度，对人员数量进行复核。对于年龄结构，可以根据人员名册中的身份信息进行分析。

2.服务质量审计。服务质量应以合同约定为标准，采取现场调查、实地走访相关科室、计算分析材料消耗量和作业时间、进行满意度调查等方式，对服务外包项目的工作量和工作效果进行全面审查。对于合同期内签订的补充合同要予以重点关注，审查其载明的内容在实际工作中是否落实到位。

3.付款情况审计。通过调取原始付款凭证，审查付款金额、付款方式、付款时间、开票单位等要素与合同是否一致，付款审批手续是否合规。

五、审计过程中应注意的问题

（一）要坚持客观公正的原则

有的医院为引入竞争机制，会将同一类型的后勤服务外包给不同的企业。在審计过程中，主管科室对各个服务外包企业的评价只能作为参考，实际情况需要通过审计证据来证实。审计人员必须处于中立地位，保持清醒头脑，做到审计结论客观公正，不被外来意见左右。

（二）要与主管科室保持良好的沟通

“内行看门道，外行看热闹”。想要圆满完成审计任务，审计人员就要把自己由外行变成内行，这一过程需要审计人员自身的努力，也需要主管科室的支持。主管科室人员对服务外包项目有着丰富的工作经验，对业务细节的讲解可以为审计人员节约大量自己摸索的时间，同时也可以为审计人员提供有价值的审计线索。

（三）要善于借助外部力量

如电梯运行、医疗废物处置等工作，政府主管部门会进行定期或不定期检查，审计人员可以充分利用相应的检查结果，提高审计效率，节省审计时间。

（四）要进行全过程跟踪审计

全过程跟踪审计在工程审计领域已得到广泛应用，在进行后勤服务外包项目审计时也可以加以借鉴。实际工作中，审计部门可以从服务外包工作的论证开始审计，对各环节及时跟进，把相关审计工作前置，由事后审计向事前审计、事中审计转化，这样既可随时掌握外包项目进展情况，及时取得时效性更强的审计证据，又能及早发现问题、提出审计建议，更好地发挥内部审计的监督保障作用。

（作者单位：烟台毓璜顶医院，邮政编码：264000，电子邮箱：yhtmaggie@163.com）

主要参考文献

陆瑜萍.医院后勤外包业务内部审计探讨[J].财经界（学术版）， 2017（1）

申奎.医院后勤服务外包风险及对策研究[J].现代医药卫生， 2014（20）