浅谈竞争性谈判在国有企业小型项目采购中的运用

向曼毓

摘 要：竞争性谈判是指与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应报价和最后报价，并从谈判小组提出的成交候选人中确定供应商的采购方式。竞争性谈判对技术复杂、性质特殊、市场竞争不充分、时间紧迫的项目具有灵活性强、针对性强、采购标的优、交流充分的优势，但由于谈判准备时间相对较短、采购需求可实质性调整、最终报价时间可另行规定等因素，从采购策划开始就存在一定的风险。某公司作为国有控股企业，在小型项目采购方式的选择中，有针对性地对竞争性谈判所涉风险进行了系统性辨识，并采取了相应防控措施，在相关单位间进行了推广和应用，提高了竞争性谈判的采购效益。

关键词：竞争性谈判 采购 小型项目 风险 防控

中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）08（a）-164-02

某公司为国有控股企业，所采购的工程项目部分使用国有资金，该公司内部根据单项合同估算价金额及重要性，将招标及采购项目划分为重大项目、大型项目、中型项目和小型项目进行分类管理。中型及以上项目的单项合同估算价均超过了国家规定必须招标的金额标准，按照国家招投标相关法规进行管理；小型项目采购管理由公司内部管理制度进行规范。本文重点论述竞争性谈判在小型项目采购中的风险及防控措施。

1 使用现状

竞争性谈判采购具有灵活性更强、针对性更强、采购标的更优、信息交流更充分的优势，故项目责任部门在推荐采购方式时对竞争性谈判具有一定的倾向性；但同时存在谈判准备时间相对较短、采购需求可实质性调整、最终报价时间可另行规定等因素，故采购审核机构在审核采购方式时要求较为严格。双方角度和立场的不同导致了在采购方式的最终选用上存在较大的不确定性，使得竞争性采购的使用范围和采购效率受到了局限。

2 典型案例分析

为了保证采购的公开、公平、公正，该公司开发了一套电子采购系统，采购项目发布、供应商报价、评审报告编审及成交公示发布等内容均在该系统中进行操作，通过电子密钥保护供应商的商业信息不被泄露。在管理制度和电子系统的双重制约下，该公司2017年某一采用竞争性谈判的小型项目仍在采购过程中出现了问题，现通过典型案例分析来辨识竞争性谈判在国有控股企业小型项目采购中的风险点。

2.1 具体案例

零星机械加工项目，采购内容为设备零部件、金属结构加工定做，单项合同估算价40万元，采购方式为竞争性谈判，评审办法为最低报价法，合同类型为固定单价，按加工件成果重量据实结算。加工的原材料主要包含普通碳钢、普通不锈钢、铝合金、紫铜及黄铜，承包方依据采购方提供图纸加工，按成品净重计算成果。

本項目共邀请4家供应商参与报价，至报价截至时间有3家供应商完成报价。谈判小组根据初步评审结果梳理了谈判要点，与各报价人逐一进行谈判。各报价人均在现场完成了最终报价并签字确认，谈判小组根据现场最终报价分别推荐了第一和第二成交候选人。由于本项目采用电子采购系统进行报价，各报价人需要按照现场签字确认的最终报价在规定的时间内在系统内完成补录。

采购机构经办人在规定的补录截至时间到达时，在系统中开启了最终报价。3家报价人均在系统中完成了补录，但其中两家在系统中的报价均与现场签字确认时的报价不一致，原次低价和最低价的顺序进行了互换，影响了最终成交推荐结果。

经招标采购领导小组决策，本项目采购终止，由采购机构重新研究采购方式再行采购。最终本项目采用询价方式进行采购，合同成交价32万元。

2.2 原因分析

经过对本项目前期策划、供应商情况和关键时间点前后相关人员行为的走访，本项目首次采购失败主要有以下原因引起。

（1）采购方式选用不恰当。在项目前期策划时，项目责任部门以“技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求”为由，推荐采用竞争性谈判进行采购。实际上本项目所需加工原材料市场竞争充分、制造工艺简单、加工质量要求采用国家标准，审核机构在未能仔细审查技术方案和工程量清单的情况下，同意项目责任部门的推荐意见。

（2）供应商选取不恰当。供应商选取采取“3+1”的方式，即由项目责任部门推荐3家供应商，采购机构经办人推荐1家供应商。在后期走访中，了解到进行报价的3家供应商中有两家的法定代表人为亲属关系，相关审核人员均未对供用商基本信息进行审查。

（3）最终报价方式不恰当。供应商完成纸质报价后至补录系统报价期间有3个小时，采购机构经办人、报价人、谈判专家均已离场，不排除在本时间段中有参与谈判的相关方泄密情况的发生。

（4）电子采购系统的局限性。为了保证报价人在电子采购系统上传信息的唯一性，本系统在程序中设置了报价人报价不可更改，采购机构经办人无法将现场报价结果作为系统报价结果，无法将谈判小组的现场推荐结果在系统中进行后续操作。报价人正是掌握了系统特点，在系统补录报价时推翻了现场报价结果，相当于进行了第三次报价。

基于以上四点原因，导致了本次竞争性谈判采购的失败。

3 风险点辨识

总结了以上项目的经验教训后，该公司对近3年采用竞争性谈判采购的项目进行了梳理，进行了一次全面的、客观的、公正的项目后评价。通过对项目后评价文件的整理分析，从中可以看出，竞争性谈判在国有控股企业小型项目采购中的风险点主要集中在以下六个方面。

3.1 采购方式选用的风险

项目责任部门基于竞争性谈判采购灵活性强、可调整实质性需求的考虑，通过强调时间紧急、技术复杂、性质特殊等理由，推荐更容易实现采购目标的方式。而审核机构由于对专业技术了解不够深入，无法正确判断所选方式是否恰当。

3.2 供应商选择的风险

由于供应商选取采用项目责任部门和采购机构经办人推荐的方式，采购方可以通过设置一些并非至关重要的技术参数或资格要求，设置隐形的倾向性条款，缩小了可选择供应商的范围。

3.3 信息不对称的风险。

从谈判的准备阶段来看，由于竞争性谈判准备时间相对较短，且多用于性质特殊、技术水平较高的产品的采购过程中，这就使得谈判小组对于标的物的信息掌握相对不足，供应商容易利用信息漏洞，在谈判过程中提出调整采购实质性内容的优化方案，使谈判小组难以在短时间内作出全面、客观、公正的评价。

3.4 谈判内容的风险

谈判小組包含技术专家和商务专家，谈判要点由谈判小组共同完成。在谈判过程中，专家根据谈判要点与各报价人逐一进行谈判。当某一报价人作出有利于采购方的口头承诺时，基于公司利益的考虑，谈判小组会以该承诺作为评定标准之一，为后期的合同签订埋下了隐患。

3.5 过程泄密的风险

参与谈判的人员包含采购机构经办人、报价人以及谈判专家，谈判过程中不能保证完全不与外界联系，任一人员、环节都存在可能泄密的风险，影响最终的采购成果。如信息泄露严重，还可能出现哄抬价格、降低质量的采购风险。

3.6 人机交互的风险

随着国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标，电子采购平台得到了大力推广。电子系统的限定性和人工行为的灵活性一旦出现矛盾，就会导致采购进程不可逆转、采购标的不可更改的情况发生，降低采购效率。

4 防控措施研究及运用

基于对以上风险点的辨识，在使用竞争谈判的国有控股企业小型项目采购中，需有针对性的采取防控措施将各阶段风险控制在可承受范围内。经理论研讨和实际运用，以下措施在采购过程中受到了实质性效果。

4.1 通过采购立项审核，控制采购方式选用的风险

采购立项申请主要包含技术方案、工程量清单、合同估算价、时间安排计划等，该公司组成审核小组对采购立项申请进行审核。审核小组由技术人员及商务人员组成，技术人员重点审核该项目的技术方案和工程量清单，确认是否满足“技术复杂或者性质特殊”“专利或者专用技术”等条件；商务人员重点审核合同估算价和时间安排计划，确认是否满足“不能事先计算出价格总额”“紧急需要”等条件。

4.2 通过报价人资格审查，控制供应商选择的风险

项目责任部门和采购机构经办人推荐供应商后，由该单位注册招标师对报价人资格条件、拟邀请的供应商名单、评审办法进行详细审查，包含不得随意提高报价人资格条件、不得有地域性限制条款、技术及商务标准设定不得有隐形品牌限定、评审标准中分值设定比例不得脱离项目需求、拟邀请供应商关键信息复核等。

4.3 通过延长项目准备时间，控制信息不对称的风险

项目责任部门在启动竞争性谈判之前，需实地考察或者电话咨询、网络了解的方式，对技术的发展趋势、产品质量控制点、实施条件匹配性、市场定价或相关单位采购价进行深入研究，在谈判的过程中与报价人就关键内容逐一谈判、谈透，敲定采购标的。

4.4 通过规范谈判过程，控制谈判内容、过程泄密的风险

在谈判过程中，由于参与谈判的相关方人数较多，是风险控制的重点，也是难点。在谈判小组初审阶段，谈判要点及大纲需由全体小组成员进行审议并通过；在谈判阶段，谈判小组按照谈判大纲的内容，逐条与报价人进行谈判，不得临时修改或增减；对各报价人提出的要求应保持一致，不得有倾向性的态度；如报价人提出报价文件之外的有利条件，需现场以纸质文件形式签章承诺，并由采购机构经办人现场扫描上传至电子采购系统；最终报价不再在谈判现场作出，以各报价人在规定截至时间内在电子采购系统提交的最终报价为准；谈判结束后，参与谈判的全体人员需在谈判记录上签字确认后方可离场。

4.5 通过优化系统设置，控制人机交互的风险。

采购方与系统开发人员通过定期沟通、交流，加大对系统的开发研究、优化程序布局、完善功能设置，使电子采购的限制性和灵活性并存，使电子采购系统在实现信息化采购的同时，又能提高采购效率和经济效益。

5 结语

竞争性谈判因其具备更强的灵活性和针对性而深得采购方和报价方的优选，但因其缺乏标准化的操作程序使其采购方式的使用范围受到较为严格的限制。在某国有控股企业小型项目采购方式的选用中，通过健全严格规范的管理制度、充分辨识采购环节的风险控制点、制定并执行全面的防控措施，使竞争性谈判在发挥自身优势的同时又防控了潜在的风险，提高了竞争性谈判的采购效益，并在相关单位之间进行推广。

参考文献

[1] 陈虹.浅析竞争性谈判采购方式的优劣[J].中国外资，2011（21）.

[2] 宋洪润，宋薇.浅谈招标文件歧视性条款[J].山东社会科学， 2015（S1）.