论商业地产租赁业务的内部控制

张美琴

摘 要：房屋租赁业务是商业地产运营企业的主要业务，企业应根据内控管理的要求，完善健全内部治理机构，建立全面的内控管理体系，加强租赁业务各环节风险点的有效管控。本文通过建立现代信息化管理系统，降低人为因素的不利影响、提高管理效率；加强房屋租赁业务预算与考核，对房屋租赁业务进行有效的内部控制。在守护企业价值的同时，积极创造价值，实现企业整体效益的最大化。

关键词：商业地产 房屋租赁 内部控制

中图分类号：F299.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）09（b）-175-02

随着市场经济的快速发展，政府对住宅地产的监管调控力度加大，住宅开发竞争日趋激烈，风险增大，为分散企业经营风险、获取长期收益，商业综合体在我国应运而生。然而近年来商业地产投资过热，在外部环境预期不太乐观、行业内部竞争激烈的情况下，商业地产运营企业更应重视企业的内控管理，向管理要效益。本文参照《企业内部控制基本规范》中的相关要求，通过分析商业地产房屋租赁业务中存在的问题，提出了一些改进措施，旨在为商业地产运营企业在加强内控管理、规避企业风险等方面提出一些有益的参考。

1 商业地产特征

商业地产是指用于商业用途的房地产产品，广义的商业地产包括公寓、写字楼、酒店、旅游地产等非住宅性的房地产产品；狭义的商业地产包括商场购物中心、商业综合体、文化休闲娱乐场所等。本文所指的商业地产均属于后者。相比住宅房地产，商业地产具有投资规模大、经营风险高、收益期限长、经营形式多样化、经营管理要求高等特点。对商业地产运营企业来说，房屋只租不售是其重要特征，租赁招商自然是影响商业地产经营效果的关键环节之一，房屋租赁业务经营的好坏直接决定了商业地产运营企业的经营成果，良好的经营业态互相助力、融合发展，往往能够获得更高的经济效益和市场价值。

2 商业地产运营企业房屋租赁业务中存在的问题

随着商业地产开发的快速发展，商业地产运营企业整体管理水平有所提高，但从内控管理角度来看，尚存在以下问题。

2.1 内控管理制度不健全，管理模式简单粗放

企业缺乏系统的内控管理流程，业务部门与监管部门脱节，没有从战略的高度实施全面制度管理，未能实施房屋出租业务的事前调查评定、事中跟踪分析与沟通反馈、事后考核奖惩等制度。

2.2 风险管理意识淡薄，各业务环节处理草率

业务管理部门缺乏风险管理意识，忽略了租赁业务各流程风险点的分析，风险评估机制、风险应对策略缺失。招租过程未对承租方进行分析调查，极易造成业态混乱，商户经营不善、履约能力较差，导致租金等费用收取困难；房屋租赁合同的签署、监督、执行过程草率，往往造成企业处于非常被动的局面，最终导致不可挽回的损失。

2.3 信息化水平不够，内控执行效率低下

房屋租赁各环节，如客户信息建立、租金物业费台账、合同台账的维护、相关统计分析等工作均未采用电脑信息化操作，一方面导致工作效率低下；另一方面容易滋生舞弊行为，在相关的业务流程中无法达到内部控制执行的效果。

2.4 缺乏内部监督考核机制，无法调动员工的积极性

房屋租赁业务绩效考核评价、奖惩约束机制缺失，未能充分激发相关部门和人员的主观能动性， 工作效率低、质量差，责任心、服务意识欠缺，可能导致优质客户流失，也让商户有了拖欠费用的理由，进入恶性循环。

2.5 财务核算不规范，未能从财务层面对房屋租赁业务实施有效监管

财务基础核算工作不规范，未按合同约定条款对租金、物业费建立相关台账，没有对房屋资产进行按期盘点与检查，财务层面的内控监管不复存在。

3 商业地产运营企业加强房屋出租业务内部控制的方法

针对上述房屋租赁业务中存在的主要问题，笔者认为可以从以下几个方面加强内控管理。

3.1 制度先行，做好房屋租赁业务的建章立制

没有规矩不成方圆，房屋租赁企业应当对整个业务流程的各个关键节点，作出统一明确的规定，制定相应的制度，防止违规现象的发生。如房屋租赁相关的内部治理结构、机构设置以及权责分配制度，业态培育管理制度、租金定价规范，租金审批流程，意向客户背景调查制度，合同签订细则，租金、物业费、水电费催缴制度、物业管理制度、资产管理制度、档案管理制度、人事考核制度等。企业在建立房屋租赁业务内控体系之后，还要力促政策落地，保证各项制度的顺利执行。同时在实际执行过程中，不断探索完善，建立内部控制的长效管理机制。

3.2 风险防范，加强房屋租赁业务各环节的风险点把控

企业应加强风险防控体系构建的管理，事先對可能出现的风险，做好评风险评估、风险预警与相应预案，如建立费用欠缴预警机制，催缴方案设计等；具体执行阶段，要加强授权审批控制，涉及到重大事项调整，应当实行集体决策审批或联签制度。

（1）租金评定阶段，考虑地区特点，租金基础，机会成本与沉没成本，可以运用SWOT分析方法确定基础价格，防止定价的随意性。（2）招租阶段，对承租方的基本信息及资信情况做好背景调查，以评价商户各类费用按期支付的能力；对于优质房源，可以通过竞争性谈判、市场竞价等方式确定商户。（3）租金审批阶段，招商部门填制统一的、包含房屋基本信息的申请表，按照租金审批流程，报经公司相关部门审批后方可进入下一合同签订环节。（4）合同签订阶段，按照统一合同规范文本，对租金、物业费、水电费、押金、保证金、免租期、装修期、租金增长率、付款期限、违约责任、商户退出机制等作出明确约定，租赁合同根据合同签订细则、合同会签流程，经法务部、各管理层审批后方可签订正式合同。（5）合同执行阶段，密切关注承租方经营动态，防范违约风险，做好风险预案，在风险发生时能快速响应，及时采取积极有效的补救措施，降低风险，最大限度地维护公司利益。

3.3 实行全面信息化，加强房屋租赁业务的全过程信息化管理

信息化管理是现代管理学发展的必然要求，商业地产运营企业应将房屋租赁各环节的信息进行统一管理。

（1）对可供出租房产的位置、面积、基本情况等信息，进行整理收集，科学管理。（2）对商户的基本信息、资信材料建立信息库。（3）租赁单价计算，租金单价审核手续录入信息库。（4）合同关键信息录入信息库，合同原件扫描后，分类归档，建立租赁合同台账。（5）建立租金收入台账，出租率、出租统计分析等都采用电子化操作，留下操作记录，提高工作效率，防范人为的舞弊行为。

3.4 责任到人，强化房屋租赁业务的绩效考核

企业应加强房屋租赁业务部门的绩效考核，定岗定责，把责任落实到人。具体考核指标有：租金收入、出租率、租金收缴率、欠租率、坏账率、基建维修费率、单位收入费用率、客户满意度等。期初拟定全年考核指标及具体考核办法，期中跟踪分析各项指标的完成情况，期末对各项经济和服务指标进行考核，从而切实提高业务部门的内控管理意识，努力提高服务质量。

3.5 规范会计核算制度，加强财务系统控制

企业应当按照企业会计准则，加强会计基础核算工作，准确、完整反映房屋租赁业务的经营情况。财务部门应当按照合同約定的收款期限，按权责发生制原则，建立租金、物业费收缴台账，按期确认相关收入。而不能采用收付实现制，等资金到账才确认收入。财务部门每月还应将应收账款明细表交由业务经办部门，按合同约定的收款期限与金额对承租方及时提醒与催收，对欠收费用要严格按合同条款加收滞纳金与违约金，确保相关收入的按时足额收缴。财务监督部门还应会同办公室与业务部门对出租房屋进行定期与不定期盘点、通过账实核对，检查承租方的履约情况，关注是否存在合约期满、但承租方仍违规占用出租房屋的情况，以及占用非签约房屋、未将租金物业费等相关收入纳入财务核算等情况。

4 结语

房屋租赁业务管理是商业地产运营企业经营管理的重要内容，良好的内部控制管理制度的建立与执行，是房屋租赁业务良性发展的基础。企业应从内控管理制度、风险评估与控制、信息化建立与沟通、内部监督考核评价、财务系统控制等方面，强化对房屋租赁业务各环节、全过程的管理，防范风险，确保企业资产安全完整、保值增值，确保房屋租赁业务管理工作平稳高效开展，从而提高企业的整体盈利能力和经营效果，实现企业的健康可持续发展。

参考文献

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