浅析妇科内镜国际学术会议组织管理工作

马其波

【摘要】学术会议专家学者们百家争鸣、百花齐放的交流平台，与会者在此平台发表前沿理论、科研成果及临床实践。在经济全球化的大背景之下，伴随着中国改革开放的不断推进，国际交流与合作日益密切，国际学术会议已日益成为世界各高校、研究机构及医院进行联系、学术交流与合作的一种重要形式，本文结合笔者自身工作的经验，以妇科内镜国际学术会议为例，探讨国际学术会议的组织管理工作，提出一些建议。

【关键词】妇科内镜 国际学术会议 组织管理

[中图分类号]R1 [文献标识码]A [文章编号]2096-5249（2018）04-156-02

学术会议是指具有同样专业知识背景的人在特定的时间和地点聚集，按照一定的规则所进行的交流、讲解、讨论等活动【1】 。是百家争鸣、百花齐放的交流平台，与会者在此平台发表前沿理论、科研成果及临床实践，追求同行认可，提升学术价值，了解一流学者近期的研究动向和最新的科研趋势【2】。随着现代科学技术的不断进步，推动了妇科内镜诊治技术的开展，取代了传统妇科创伤较大的开腹手术，而且使一些不明确的疾病得以确诊和治疗，增加了医学救治和医疗服务的能力，其在诊断和治疗方面的诸多优点使广大患者受益非浅。在近20多年时间里，已迅速普及到我国大多数县级以上医院，内镜技术已经成为妇科临床治疗的标准方式和常规手段，同时也是广大妇科医生必须掌握和具备的基本技能【3】。因此，妇科内镜相关的学术会议遍及各地，首都医科大学附属北京妇产医院妇科微创中心举办了12届全国妇科微创高峰论坛和第16届亚太妇产科内视镜医学会（The Asia-Pacific Association for Gynecologic Endoscopy and Minimally Invasive Therapy，简称APAGE）学术年会。本文结合笔者自身工作的经验，以妇科内镜国际学术会议为例，探讨国际学术会议的组织管理工作，提出一些建议。

1 国际学术会议组织管理经验

1.1 会议前期筹备阶段 收集会议相关资料和信息是会议组织工作的重要任务。首先要成立会议筹备工作的组织框架，如建立领导小组、学术委员会、组织工作委员会和秘书处。其次对会议各项工作进行分工落实和管理；对会议进行时间性划分，计划各项工作的阶段进度；对会议的总费用进行预算和分配管理等。选好学术会议主题是会议成功的重要因素，会议中的所有内容都是紧密围绕会议主题开展的。

1.2 会议组织阶段 会议组织阶段工作是非常重要而烦琐的，在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一个环节进行精心组织和科学管理。

充分利用互联网具有空间虚拟化、时间随意化、信息处理便捷化和内容个性化的特点，制作专门的国际会议网站，设立在线注册、投稿、审稿、在线支付收款等系统，可实现会议通知发送、会议宣传推广、参会人员会议在线注册参会报名、收款及确认、参会者信息管理、会议征文及在线投递摘要与全文、稿件组织评审、酒店预订等一站式管理。如要邀请国内著名专家和相关领导，由于中国国情的原因，其日程经常会变动，一般需要不断跟进确认。

1.3 学术会议论文集及相关材料制作阶段 1.3.1投稿论文收集管理。会议第一轮通知发出后，会议投稿系统会陆续收到论文的稿件，收到的论文应及时归档管理，建立Excel表对论文以及回执的信息进行汇总管理，包括姓名、性别、单位、论文题目、报告方式（口头或海报）、护照号、签证号、住宿需求、其他备注等信息。论文全部汇总之后，应联系学术委员会组织专家对稿件进行审阅和筛选。

1.3.2会议指南的编写与制作。会议指南（又称会议手册）是帮助与会者更高效、更有序地参加学术会议的指导性文本。会议指南应包含以下内容：①会议概况：会议宗旨、主题、时间、地点、主办单位、承办单位、协办单位等；②会议议程：注册、日程安排，以表格的形式呈现为佳；③嘉宾名单及介绍：列出确定出席会议的嘉宾名单，简单介绍出席嘉宾及发言摘要；④组织机构介绍：会议各相关单位机构的介绍；⑤会务信息：酒店、会场地址，交通、食宿和会务组成员信息等；会议指南的封底可提供大会组委会的联系信息。会议指南的造型设计应美观大方，在进行版面设计时要考虑方便使用者查找与翻阅。

1.4. 国际学术会议会后的总结、存档、报销、感谢等工作【4】 为了提高今后的会议工作水平，会后要进行资料的整理归档。一般需要归档的资料会议的新闻报道、合影及相关相片的整理和分享、会议组委会对全体工作人员、资助单位、参会的专家和学者等所有相关人员的致谢、会议成果和经验教训总结与分享、财务报销和决算等。从开始到结束，会议相关资料的收集整理工作应持续贯穿会议工作的始终。

2 经验探讨

一次大型会议，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼。作为会务工作者应时刻保持严谨细致、高效运转的工作状态，不断总结会务工作经验，积极探索会议组织新方法、新思路，在保障人力、物力、财力的前提下，成功舉办大型学术会议，在提升学术水平和专家学者们的科学素质上更好地发挥作用【2】。

2.1 借力网络信息技术 通过网络信息管理技术重塑办会流程，助力国际学术网络信息化办公，提高办会效率，减轻会务工作量，提升会议知名度。

2.2 细化会议组织管理流程 会前，深入了解并分析参会人员的需求，结合实际情况，精心组织筹备工作，制定会议接待服务工作方案，明确工作范围、职责、工作流程以及工作标准；会中，会务人员精心组织，按业务标准进行会议接待服务，实时过程管控；会后，规范善后事宜，强化总结和考核，做到考核与标准相融合。

2.3 明确岗位职责 明确会议服务相关岗位职责，对照每一项服务标准，在会前、会中和会后环节都要逐项进行检查，同时记录服务过程中经验、不足及参会人员满意度等内容。优化管理层次，明确管理层、操作层和执行层，有效保证了大型会议或活动参与服务的人员分工有序，配合顺畅。

2.4 强化风险管理 梳理并完善管理制度与标准，结合以往会议服务经验，除做好常规工作外，提前研究、预判会议服务需求，制定应急预案，完善服务体系结构。突出风险控制，以流程、预案的方式固化和完善解决方案

3 结语

这是一个充满变革、创新的社会，学术会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。医学学术会议为医疗新技术，新设备，新理念的交流和传播搭建了重要的平台，推动我国医学事业的进步，所以如何办好大型医学学术会议必定是一个长久的议题。因此，会务工作的相关理论和实践技巧，是所有会议组织者、参与者必须熟知、掌握的一门科学和能力。

参考文献

[1]吴丹， 曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J] .学会， 2009（12 ）： 43‐47 .

[2]孟凡力.高校大型学术会议组织经验探讨[J].教育教学论坛， 2016， 34： 202-203

[3]段华.妇科内镜医师培训与质量控制[J].中国实用妇科与产科杂志， 2010， 26（1）： 4- 6。

[4]王琰.高校国际学术会议筹备与举办实务研究[J]. 教育界， 2014（6）： 126.136