效率与效果：数字时代高校档案馆的理性选择

牟虹

17年前，美国麻省理工学院教授尼葛洛庞帝撰写出《数字化生存》一书，描绘了信息技术的宏伟蓝图以及数字时代人们生活方式的巨大变革。今天，他的预言一一变为现实。数字化不仅彻底改变着人类社会的生活方式，也冲击着传统的工作方式。高校档案工作无一例外地受到了巨大的影响，档案工作的对象、方式、内容以及管理思想上都正在发生着深刻的变革。面对数字时代带来的变革，高校档案馆怎样才能顺应时代的潮流，实现高校档案馆的社会责任呢？笔者以为，坚持效率与效果并举，是数字时代高校档案馆的理性选择。

一、效率与效果原则，缘自新公共管理理念

新公共管理（new public management，NPM）是20世纪80年代以来盛行于英、美等西方国家的一种新的公共行政理论和管理模式，也是近年来西方国家规模空前的行政改革的主导思想之一。根据OECD（经济合作与发展组织）的界定，西方国家行政改革的共同内涵包括三个方面，即企业管理技术的应用、服务及顾客导向的强化、公共行政体系内的市场机制及竞争功能的引入。英国著名的行政学者克里斯托夫·胡德（Christopher Hood）则将新公共管理的特征概括为：公共政策领域中的专业化管理；绩效的明确标准与测量；强调产出控制；公共部门内由聚合趋向分化；公共部门向更具竞争性的方向发展；对私营部门管理思想的重视；强调资源利用要具有更大的强制性和节约性。

追求效率是公共行政管理的出发点和落脚点。新公共管理在追求效率方面主要采取三种方法：一是放松严格的行政规制，实行严明的绩效目标控制；二是重视管理活动的产出与结果，关注公共部门直接提供服务的效率和质量，主张对外界情况的变化以及不同的利益需求作出主动、灵活、低成本、富有成效的反应；三是强调广泛采用私营部门成功的管理理论、模式、方法和技术，提高效率，如重视人力资源管理、强调成本——效率分析、全面质量管理、强调降低成本等。

新公共管理的基本理念就是引入现代经济学和私营部门管理的理论，以解决公共部门管理的效率和效果问题。效率和效果是两个不同的概念，效率是关于做事的方式，注重的是目标执行的过程，效果则注重的是结果，或者说达到组织的目标。美国著名的管理学教授斯蒂芬·P·罗宾斯博士解释说，效率是指以尽可能少的投入获得尽可能多的产出。因为管理者经营的输入资源是稀缺的，他们必须关心这些资源的有效利用，因此管理就是要使资源成本最小化。然而，仅有效率是不够的，管理者还必须使活动实现预定的目标，即追求活动的效果。管理者也不能只是关注达到和实现组织目标，也就是关注效果，还要尽可能有效率地完成工作。在成功的组织中高效率和高效果是相辅相成的。

二、追求效率与效果相辅相成，坚持需求导向与效益优先并举

传统的高校档案工作重心是对档案实体的管理与利用，进入数字时代以后，电子文件的广泛应用，已成为势不可挡的潮流，使高校档案工作的内涵发生了许多新的变化，工作理念与工作方式都面临全方位的挑战。在这场挑战中，高校档案工作经历着传统与现代的碰撞，两个关乎数字时代高校档案管理效率与效果的问题，即增量电子文件归档与馆藏存量档案数字化的问题，已清晰地浮出水面，只有科学合理地解决好这两个问题，才能确保高校档案馆既能顺应数字时代发展的要求，又能有效控制管理成本，提高管理效率，增强管理效果。

笔者认为，高校档案馆要解决好上述两个问题，必须以新公共管理理论的效率与效果原则为指导，做到两个坚持：第一，坚持需求导向，兼顾主体需求与社会需求。20世纪50年代，美国著名档案学家谢伦伯格提出文件双重价值理论，他把公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是指对原机关的原始价值，即文件对形成机关工作事务的有用性，体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证据价值和情报价值（也称研究价值）。第一价值重点满足主体需求，而第二价值则主要满足社会需求。因此，在确定增量电子文件归档及馆藏存量档案数字化范围时，不仅要重点关注高等学校本身的需要，同时也要充分考虑国家和社会对高校档案的需要。

第二，坚持效益为先，兼顾社会效益与经济效益。效益即指实效，每一种效益都有一种量的表现形态，效益最大化，即指获得与付出之间的最高比值。数字时代高校档案工作的效益原则，是最深刻而普遍的社会效益与最经济而实惠的成本效益的统一。按照这一原则，在确定增量电子文件归档及馆藏存量档案数字化范围时，既要充分维护学校历史，最大限度满足高校与社会的双重利用需求，同时也要从经济上考虑是否合算，如果电子文件归档与档案數字化所带来的效益超过所付出的代价时，为此而开展的工作才真正具有意义，否则，将得不偿失，并为此承受人力、物力、财力的负担。

三、增量电子文件归档与存量档案数字化的实践策略

（一）关于增量电子文件的归档策略

随着高校数字化校园建设的推进，电子文件正逐渐取代纸质文件，成为高校信息资源的主要载体和表现形式。面对海量增长的各类电子文件，应该做出如何选择，这是当前高校档案馆面临的棘手问题。笔者以为，要解决好这一问题，必须杜绝两种错误做法：一种是忽略增量电子文件的收集和质量控制，任凭其散存于各职能部门自生自灭；另一种是盲目收集，使海量的电子文件全部“档案化”。两种错误做法均有悖于新公共管理理论的效率与效果原则，前者将导致优质电子文件资源的丢失，使高校档案馆难撇渎职之嫌，而后者则可能造成人力、物力、财力的巨大浪费，使学校蒙受经济损失。为此，高校档案馆必须肩负起数字时代赋予的历史重任，科学合理地确定电子文件的收藏结构与归档范围，从而确保有价值的电子文件转化为档案，维护历史的记忆。

由于目前尚未出台高校电子文件归档范围的相关规范，各高校档案馆的具体做法不尽一致，笔者认为，根据高校电子文件产生的实际情况，应加强对以下五类电子文件的收集归档：

1.产生于某些通用字处理软件中的文本类电子文件。这类电子文件是以计算机设备代替传统的书写方式，不具备体现法律凭证价值的公章或签署，文件以单体格式出现，最终主要以纸质方式流转。由于没有法律效力，且有相应的纸质文件，其归档的价值主要在于为远程利用提供便捷，因此其归档范围和保管期限需要各高校根据本校档案利用情况做出认真分析后予以确定，无须与高校纸质文件归档标准完全一致。

2.产生于办公自动化（OA）系统中的电子文件。此类电子文件从生成到流转完全在系统中执行，以数据形式存放于数据库中，系统对操作者的权限进行了规定，文件运用电子印章与电子签署，从某种程度上说，此类电子文件与普通纸质文件一样具有法律效力，其归档范围和保管期限应与高校纸质文件归档标准一致，为条件成熟时实行电子文件单套保管做准备。此外，对于OA系统中形成的有保存价值的电子邮件亦应转化为档案保存。

3.產生于数码相机、录音笔、摄像机等数字化设备中的图像、声音、影像文件。此类电子文件数量增长较快，特别是数码照片，由于无需耗费传统的胶卷，拍摄不产生具体成本，拍摄者手指一按即可生成一张甚至数张照片，往往一项活动下来形成的照片，少则几十张，多者几百张。这些照片重复场景多，拍摄质量也良莠不齐，随着时间的推移，众多的垃圾照片将浪费大量的资源。因此，对照片类图像电子文件必须经过严格的鉴定，但其归档范围和保管期限可在纸质照片标准上适当放宽。声音和影像电子文件相对于电子照片来说，产生的数量相对较少，但归档鉴定仍不能少，可重点将反映学校重大事件、重大活动、重要人物、重大建设工程等的声音、影像电子文件收集归档。

4.产生于职能部门信息管理系统中的数据库电子文件。此类电子文件在完全异构的数据库环境、应用系统环境下存在，一般不生成对应的纸质文件，是目前高校电子文件归档最薄弱的环节。数据库电子文件归档不仅有助于解决数据膨胀而导致数据性能急剧下降的问题，同时也有助于数据恢复和长期保存。从高校来说，此类电子文件归档重点是产生于人事处、教务处、科研处、设备处、财务处、学工处等重要职能处室信息管理系统中的数据库文件。数据库电子文件属结构性电子文件，与非结构性电子文件的归档方式、归档内容等均有着较大的区别。数据库归档技术是一种保持在线数据库规模大体不变、为用户应用提供稳定的数据库性能的方法，通过归档把信息生命周期管理的概念引入到应用程序数据管理中，利用在线数据库随时识别并定位不活动的数据或已经完成的业务工作，把长期不用的数据封装归档，以大幅降低活动数据的规模，提升数据库应用程序运行的效率。数据库归档后，即使在应用程序本身已经废弃的情况下仍然能够重新利用数据，并保持实时访问已归档数据的能力。至于如何对高校职能部门信息管理系统中数据库电子文件进行归档，目前仍处于探索阶段，需要高校档案部门与职能部门联合攻关，共同研究制定出科学合理的归档方案。

5.产生于高校门户网站、职能部门网页开发、运行、维护中的相关电子文件，包括网站、网页的界面，后台数据库文件、程序文件等。此类电子文件能够浓缩而真实地反映出高校各项事业发展的历史轨迹，具有更新快、寿命短等特点，必须即时进行归档。网站、网页电子文件的归档，仍然需要根据各高校的具体情况，确定合理的归档范围和保管期限。从技术上来说，此类电子文件归档重点应包括：系统软件、自动化软件的结构文件，网站、网页日志，图形、文本以及图像、音频、视频文件等。目前网站、网页电子文件的归档对于绝大多数高校档案馆来说，还没有得到足够的重视，即便已经着手对此类电子文件收集归档的高校，在具体的归档策略方面也欠规范、科学，还有许多业务和技术上的问题有待进行深入细致的研究。

（二）关于存量档案数字化范围的界定

随着数字化浪潮的到来，许多高校档案馆提出了建设数字档案馆的口号，并加快了对馆藏档案数字化的进程，这是与时俱进的表现，但是高校档案数字化建设是一项浩大的工程，不仅在前期进行档案数字化加工时需要耗费巨大的成本，而且后续对档案数字化形成的电子文件进行安全保管时，还需要不断增加管理成本的投入。因此高校档案馆在对存量档案进行数字化时，有必要对馆藏档案成分及价值、各类档案利用频率、数字化建设的投入与产出等问题进行综合分析，并在此基础上合理制定档案数字化建设的范围，确保以最少的投入达到最佳的效果。为此，笔者就如何确定高校档案馆存量档案数字化的范围，提出一孔之见，与同仁共商：

管理类档案，即传统意义上的文书档案：从原则上说，此类档案重点需从四个方面考虑数字化范围，一是形成时间久远的具有历史文物价值的珍贵档案；二是反映学校主要职能活动和基本历史面貌且具有长远利用价值的档案；三是对维护学校利益及教职工权益等方面具有重要凭证价值和情报价值的档案；四是用户需求大，利用频率较高的档案。从保管期限来说，馆藏永久、长期保存的档案是数字化的重点；从时间上说，形成时间久远的档案，以第二价值为主，利用率相对较低，转化为数字资源时可从严把握，重点对具有历史文物价值的珍贵档案进行数字化，以保护档案原件；形成时间较短的档案，工作查考利用相对频繁，转化为数字资源时则可适当放宽。

学籍档案：可根据各高校学籍档案利用情况确定一个合理的时间断限，重点对此时间断限以后的学籍档案进行数字化。因为高校学籍档案，主要为校友出国、求职、晋升等提供利用，因此学籍档案形成时间越短，利用越频繁，而随着时间的推移，校友的自身发展趋于稳定，对学籍档案的利用需求也相对较少了，因此高校档案馆应认真分析校友对学籍档案的需求，根据需求量的大小确定学籍档案数字化范围。

科研档案：主要包括科技成果档案和专利档案。科技成果档案数字化范围需要根据各高校的实际情况而定，一般可选择代表学校不同时期最高科学研究水平的科技成果档案进行数字化，这部分档案不仅对后续研究具有重要的参考价值，而且对研究学校科技发展史也具有极其重要的意义。对于每一项科技成果而言，其数字化的范围也应有所区别，需要根据所属文件材料的价值而定，对重要项目中的非重要文件材料无需转化为数字资源。专利档案数字化时，需要将各种文字材料和专利证书区别对待。我国专利法明确规定，发明专利的有效期为20年，实用新型与外观设计专利的有效期为10年，因此，专利档案数字化建设仍然要有所选择。笔者建议重点选择专利证书及专利说明书进行数字化，因为这部分材料在专利失效后仍然能够从一个侧面反映高校科技发展的历史，具有一定的史料价值。

基建档案：此类档案内容广泛，数量较大，可重点选择全校性总体规划图、设计总平面图；水、电、暖、气管道分布图；征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书；地质勘探、地形测量等设计基础材料；承包合同、中标书、施工执照；环保、消防、卫生、水、电、气、暖供给协议书；竣工验收报告、竣工图纸、质量评定材料以及产权证书等材料进行数字化。如果经费条件不允许，可缩小对竣工图纸的数字化范围，仅选择历史悠久和不同时期典型建筑物的竣工图纸，以及因长期提供利用破损严重的竣工图纸进行数字化。对竣工图纸的数字化需要注意其成套性。

研究生学位档案：高校研究生学位档案主要是指研究生申请、获取学位过程中形成的文件材料，包括学位论文及学位申请、答辩材料。对于学位申请、答辩材料可选择重要程度较高的内容，如培养计划、选题报告、论文评审意见、同行专家评议意见、学位申请书等材料进行数字化。研究生学位论文全文数字化需要根据各高校经费的实际情况确定范围，一般选择博士学位论文进行数字化，同时注意避免与中国知网的中国博士学位论文全文数据库重复建设。

会计档案：此类档案数量较大，并且除决算报表永久保存以外，账簿、凭证等其他材料的保管期限都相对较短，加之绝大多数高校在20世纪90年代末已开始实行会计电算化，财务管理系统中保存了部分会计档案的电子信息，同时用户对形成时间较早的会计档案利用也相对较少。因此，会计档案数字化的重点主要是具有永久保存价值的会计决算报表。

此外，照片档案、荣誉档案因存量相对较小，可以考虑全部数字化。设备档案、产品档案因利用率相对较低，且设备报废及产品更新较快，其档案的价值亦随之发生变化，因此可不纳入数字化建设的范围。

高校档案数字化建设是数字时代赋予高校档案工作的一项新任务，在建设过程中不仅要界定档案数字化的范围，同时也要对馆藏档案的价值予以重新审视。长期以来，档案人员观念滞后、档案鉴定标准体系不完善、缺乏专门的档案鉴定指导机构以及档案双重价值鉴定机制缺失等诸多障碍性因素的存在，造成高校档案价值鉴定工作质量不高，使高校档案馆中保存着一些没有保管价值的档案。馆藏中保存着这部分纸质档案本身就是一种浪费，如果档案数字化时再将这部分档案转换成数字资源，必将造成更大程度的浪费。因此，在效益原则下，必须剔除没有保存价值的档案，避免把无用档案数字化，再造电子文件垃圾。

综上所述，增量电子文件的归档以及存量档案数字化建设的问题，是高校档案馆在迎接数字时代挑战中首先要面临和解决的两个问题，这是关乎效率与效果的重要问题，这两个问题解决好了，不仅可以提升高校档案馆的管理效率，而且也必将有助于实现高校档案馆的社会责任，使高校档案馆不辱时代和社会赋予的神圣使命。

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