如何开展高校设备管理内部控制审计

唐茹涛

[摘要]本文简要介绍了高校设备管理的业务流程以及设备管理内部控制审计的内容、程序和方法，并从合规性、真实性和效益性三方面评价高校设备管理内部控制体系的健全性和有效性。

[關键词]高校 设备管理 内部控制审计 合规性

高校教学科研设备是开展教学和研究不可或缺

的物质基础，也是国有资产的重要组成部分。随着教育综合改革的不断深入，高校将大量财政资金用于教学科研仪器设备购置的同时，却忽略了其日常管理的必要性，或多或少存在管理流程不科学不规范、产权意识淡薄、使用效率低下等问题，所以，加强高校设备管理内部控制审计显得尤为必要。

一、高校设备管理主要业务环节

（一）取得与验收

高校设备的取得是指高校依法取得设备的所有权或使用权，包括但不限于采购、接受赠予、自建或调拨等。大型、贵重仪器设备的采购应进行可行性论证，组织相关学科专家和有关人员进行综合论证，并报相关部门审批或评审，符合招标范围的应按规定程序进行招、投标选择供应商。购置国外设备时，按有关规定通过国家有关部门的进口批准，并按规定进行招标采购。采购免税设备要按规定进行免税申报，需检验检疫的设备应向国家相关机构报验。

验收小组验收设备时要根据采购合同进行验收，如技术性很强的设备，验收小组中应包含相关技术专家。验收结束后出具验收单或结果报告，作为采购发票的必要附件交由财务部门进行账务处理。

（二）日常管理

高校设备管理一般实行学校、二级学院或部门、系实验室等三级管理。日常管理工作由设备管理部门统一管理。

设备管理部门主要负责设备管理的制度建设、方案实施；年度采购计划的审核；设备的采购；设备的验收入库、调拨、处置；设备的登记、建卡、信息管理和报表统计；设备的租借使用；设备的日常盘点和清查核实；设备的维修保养工作等。

二级学院或部门对其保管和使用的设备负有管理责任，须指定二级设备管理员负责具体资产管理工作。二级学院或部门负责人为第一责任人。系实验室专门配备仪器设备三级管理人员，以确保贵重仪器设备的正常运行并充分发挥效益。

（三）处置

高校设备处置指对其占有、使用的设备进行产权转让或注销的行为。包括出售、转让、无偿调拨、对外捐赠、报废、注销等。范围包括达到或超过规定使用年限且无法正常使用的设备；未达到规定的使用年限但经鉴定确实无法继续使用或者维修成本过高的设备；不符合国家、行业、地方标准和要求的设施设备，且不能改装利用的；盘亏及非正常损失的设备等。

处置的流程包括：使用或管理人提出处置申请；二级学院或部门审核后报设备管理部门审核；申请报损、盘亏的，二级学院或部门需向设备管理部门提交能够证明盘亏、毁损以及非正常损失资产价值的有效证明材料；设备管理部门对二级学院或部门提交的设备进行核验审查；设备管理部门汇总二级学院或部门设备处置申请，报学校校长办公会议审批；聘请评估公司对拟处置的设备进行评估并出具评估报告；需报上级主管部门审批的，由设备管理部门负责报批；设备管理部门凭教委或地方财政局批准文件对设备进行处置或产权注销。对于出售、出让、转让资产数量较多或价值较高的，应通过招标、竞争性谈判、拍卖、比价等市场竞价方式公开处置。

二、高校设备管理内部控制审计的主要内容、程序及方法

中国内部审计协会发布的《内部审计实务指南第4号—高校内部审计》明确指出：“设备管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校设备信息的真实可靠、资产安全完整、设备资源得到合理有效配置、降低单位设备管理风险、保证学校遵守设备管理相关法律法规，而对单位设备管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动”。如何确保高校设备管理内部审计的有效性，以下三个方面是需要强化的环节，即审什么、如何审、怎么审。

（一）设备管理内部控制审计的主要内容

1.设备管理的控制环境。设备建设发展规划或目标是否清晰；设备管理制度是否健全；是否制定完整的业务流程并广而告之；设备管理部门岗位设置是否合理、职责是否明确，与相关部门职责边界是否清晰，是否制定设备管理人员职业道德规范等。

2.设备管理的风险评估。设备风险管理目标是否明确；是否建立识别设备管理风险的适当机制；是否建立有效的设备管理风险评估机制和控制机制等。

3.设备管理的控制活动。（1）购置、招投标、采购、捐赠、自建及调拨的设备是否有相应方案和手续等，如大型、贵重设备的可行性论证；进口设备的分级论证和竞争性谈判等。（2）是否成立验收小组并按采购合同对设备进行验收，验收小组成员组成是否合理；是否出具验收结果报告及有无责任人签名；含放射性源的仪器设备是否向学校环境保护办公室备案等。（3）是否定期或不定期对设备进行盘点，是否按明确盘点计划和程序进行、有无盘点报告并上报相关管理部门；设备报废、报损、处置是否按相关规定执行等。

4.设备管理的信息与沟通。与设备管理相关的重大决策是否完整地形成会议记录；是否建立设备管理信息系统，系统数据是否真实、完整并及时更新，是否定期与财务部门核对数据，系统管理员是否经过授权，是否及时、准确上报各类系统统计数据；是否为设备建立技术档案，注明设备使用、维修等情况。

5.设备管理的监督。设备管理部门和二级学院或部门、系实验室是否对设备的使用情况进行定期自我评估；评估的目标是否着眼于内部控制体系的健全、有效；评估的内容是否全面、充分并突出重点；是否根据评估结果进行相应改进，形成良性循环机制。

（二）设备管理内部控制审计的程序

1.编制审计方案。在开展设备管理内部控制审计前，要求设备管理部门提交最近的内部控制自我评估报告。根据报告内容，确定审计的主要内容及重点，编制设备管理内部控制审计实施方案。

2.组成审计组。成立设备管理内部控制审计组，确定审计组长。审计组除内审机构审计人员外，适当吸收熟悉设备管理的业务人员参加。

3.实施現场审查。审计人员通过研读设备管理制度，了解设备管理流程，审阅设备档案，审查相关的会计资料，观察设备验收入库等现场作业情况，实地抽样查验，询问相关人员，对设备管理流程进行穿行测试，进行问卷调查等，充分收集设备管理内部控制设计和运行是否有效的证据。审计人员在编制审计工作底稿时，应详细记录实施内部控制审计的内容、主要风险点、采取的控制措施和有关证据资料及内部控制缺陷认定结果等。

4.认定控制缺陷。审计人员应当根据设备管理内部控制审计结果，结合设备管理部门的自我评估，综合分析后提出设备管理内部控制缺陷认定意见，并按规定的权限和程序审核后认定。按其性质和影响程度分为重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。

5.汇总审计结果。审计人员应编制设备管理内部控制缺陷认定汇总表，对内部控制缺陷及其成因、表现形式和影响程度进行全面复核和综合分析，提出设备管理内部控制认定意见，并以适当的形式向学校管理层报告。

6.编制审计报告。设备管理内部控制审计报告应包括审计目标、依据、范围、程序与方法、内部控制缺陷认定及整改情况以及关于内部控制设计和运行是否健全、有效的审计评价和相关建议。

（三）设备管理内部控制审计的方法

1.问卷调查。审计人员通过调查问卷了解不同层级设备管理人员、设备使用人员、各相关部门人员等对设备管理内控情况的看法和意见，将统计分析结果作为评价学校层面设备管理控制的依据之一。

2.实地查验。审计人员主要采用实地验证的方法，盘点设备真实性、安全完整性等。

3.穿行测试。审计人员依据设备管理业务流程，抽取一定数量的业务，从设备请购、招投标采购、购销合同、验收入库、使用保管、维修、处置等各环节进行穿行测试。对于重要或风险较大的业务，需增加穿行测试的数量。

4.抽样。审计人员对设备信息的真实性、小型贵重设备的管理流程等，采取随机抽样与判断抽样相结合的方式进行，低于重要性标准的进行随机抽样，对超过重要性标准的样本要全部检查。对发现问题的控制点，要适当增加检查样本量，将问题查深、查透。

5.个别访谈。审计人员通过与相关人员沟通、访谈，了解学校设备管理内控环境及相关方面的信息与情况。

三、高校设备管理内部控制审计的重点

高校设备管理内部控制审计应坚持以风险评估为导向，紧抓设备管理内部控制审计的三方面重点，包括“对不对”，即遵守设备管理相关法律法规的合规性；“在不在”，即设备信息的真实可靠性、资产的安全完整性；“好不好”，即设备资源配置效益性方面存在的管理风险。

（一）审查遵守设备管理相关法律法规及制度建设情况

一方面，关注设备管理遵守相关法律法规及制度的情况。审查遵守《高等学校仪器设备管理办法》《事业单位国有资产管理暂行办法》及相关国有资产管理办法、内部规章制度等情况；审查按照规范业务流程进行设备管理活动的情况；审查按规定制定设备购置方案的情况；审查按规范程序进行论证、采购、验收、调拨、处置等情况；审查按规定进行的定期或不定期盘点情况；审查是否按规定对“三重一大”事项进行集体决策且有无会议记录等。

另一方面，关注设备管理内部控制制度建设方面的情况。审查是否制定设备管理相关制度；是否制定规范的业务流程；是否建立设备使用登记制度；是否制定设备盘点制度；是否制定设备维护保养制度；是否实行设备维修经费预算制度；制度内容是否全面，重点是否突出等。

此外，不仅要遵守相关法律、法规及内部规章，更要根据形势变化，不断修订完善设备管理内部控制制度，要从思想上高度重视，从认识上与时俱进。

（二）审查设备信息是否真实可靠、资产是否安全完整

在设备信息的真实、完整方面，重点关注是否建立识别设备管理风险的适当机制；是否及时进行风险管理，如对重大设备投保，追究责任事故等；审查设备验收入库、调拨、处置等情况；审查按规定及时建账建卡、办理相关手续的记录；审查按照合同和相关规定验收的记录；审查对设备进行使用、借用登记手续记录；审查定期或不定期盘点记录，对盘盈盘亏及时处理情况记录；审查按规定对设备进行维修保养记录；审验设备技术档案；审验设备管理信息系统数据的真实性、完整性，数据是否及时更新，并对系统数据检查分析汇总记录；审查定期进行自我评估情况，有无根据评估结果加以改进，形成良性循环机制。

（三）重点关注设备资源合理有效配置情况

审查大型、贵重仪器设备使用记录，对投入和产出情况进行分析；审查大型设备开放测试情况，开放的范围是否经过审批；审查是否存在闲置浪费、公物私化情况；审查多余或积压的仪器设备是否按程序及时处理等。

设备管理部门通常在资源合理配置方面缺乏主动权。高校二级学院或部门对所使用资产的管理多局限于部门内部，一些利用效率不高或闲置的资产难以进行跨部门调剂。尤其是较为贵重、精密仪器设备的管理方面，部门内部管理人员在管理、维护方面存在一定的局限性，导致存量资产难以跨部门协作共享，因而工程重复建设、专业化设备重复购置现象屡见不鲜。同时，由于决策不够合理，以致一些设备购置后更新滞后甚至无法使用，造成资产的严重浪费。

（作者单位：上海体育学院，邮政编码：200438，电子邮箱：tangt277@163.com）