如何做好企业存货管理

杨世平

摘 要：存货是企业重要的流动资产，在制造业、商品流通等企业管理中具有重要地位。存货常有流动性大、品种型号多，有些存货还有保值期短、分散在不同仓储场所等特点，如果存货管理不善，就很有可能产生预算失控、短缺、积压、变质等损失，从而无法实现企业经济效益的目标。本文就存货管理的定义、目的、分类、验收、储存、出库、清查等各环节方面进行论述，并说明企业如果没有做好存货内部控制的风险。

关键词：存货定义 目的原则 采购验收 销售领用 清查盘点 财务监督

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）02（b）-102-02

1 存货定义

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的商品，以及在生产过程或提供服务过程中耗用的原材料、半成品、生产物料等资产。

2 管理目的

一般企业存货管理目的是为使存货在流转过程中规范化，流程化、精细化，保证存货安全完整，并使存货在采购、验收、储存、领用、盘点、处置等各环节平衡衔接，有效控制采购仓储成本，更好地为公司生产经营服务，从而提高企业的经济效益。

3 仓库分类

一般企业的存货仓库按地点可以分为总仓与分仓；按流转方式分为实际仓和虚拟仓，实际仓为商品、原料、半成品等实际存储仓库，虚拟仓为帐务处需要补入出库，但实际存货不经仓库流转的模拟仓库；按品质分为正常商品仓、退货待处理仓、废品仓库等。

4 管理原則

为了做好企业存货管理，需要对存货存储场所“仓库”重点管理，明确仓库主要负责人责任，对仓管员合理分工，做好岗位责任制、绩效考核，制定及执行仓库管理操作细则等工作。中小企业仓库管理参考如下。

（1）各仓库主管（负责人）分别对各自分管仓库存货的安全完整负管理责任，各仓库管理员均对各自管辖的仓库存货安全完整负直接责任；（2）存货在外购入库、进货退库、销售出库、销售退回、调拨移库、报废等环节必须凭书面单据进行操作，并确保填制的单据与进出实物完全一致；（3）各仓库所在部门负责人必须指定专人管理仓库，在工作上给予足够支持和保障，在确保存货安全的前提下，可以实行一人多岗兼管仓库；（4）各仓库所在部门负责人必须建立仓管员的岗位责任制及绩效考核细则，并按公司规定进行绩效考核，与薪资挂钩；（5）各仓库管理员必须加强对所管辖仓库的管理，建立存货管理台账。仓库文员负责登记存货台账，对本仓库存货进出有完整的台账记录；（6）仓管员重点对仓库入出库、结余进行监控和实物盘点，并确保账（表）物相符；（7）各仓库管理员必须建立防火、防潮、防盗等措施，确保仓库的安全完整及场地清洁卫生，无关人员不得擅自进人仓库重地。

5 采购申请

由于采购申请涉及采购需求的提出，一般根据使用部门的销售或领用预算数量、金额、时间分解，结合目前实际库存数、安全库存量、在途商品数量、采购周期等因素统筹考虑，由相关部门提出可以参照以下审批流程办理。

中小企业由采购需求人员按照《采购管理制度》向采购职能部门负责人提出采购申请，上报所在部门（单位）负责人（或授权人）办理采购审批手续。

采购部门负责人、所在部门（单位）负责人审核时重点是要保证企业存货及时供应，同时又要防止存货超储积压，防止食品保质期过期。企业负责人也可以根据本企业实际情况制定常规商品的《安全库存量表》（含库存上限、订货预警线、下限），并授权仓库主管在《安全库存量表》内启用简易采购程序，直接向采购部门下达采购需求计划，抄送物料计划部门备案。

6 验收入库

在企业实务操作中，为了降低采购成本，供应商一般是大批量供货。存货验收入库是检验存货采购、协议履行等环节是否有效的重要节点。采购验收是企业存货管理的“入口”关，重点要防止“病从口入”的风险。中小企业验收入库操作流程参考如下。

（1）企业品管按双方签订《购销合同》的品质条款及企业品质检验标准，安排专人到现场检验存货品质（含保质期），对检验合格给予签字核准入库。（2）对于检验不合格的，则不给予核准入库，要求采购部门通知供应商作退货或折价处理，办理特别采购手续，同时做好不合格商品的证据采集存档工作。（3）仓管员凭批准后《采购申请单》等资料的要求，准备好供应商仓库到货验收工作；仓管员对未按公司规定办理《采购申请单》到货或品质检验不合格的有权拒绝入库。（4）仓库管理员在接到品管的检验合格通知后，仓库验收人员须凭有效的到货清单（送货单）、厂家装箱单、《采购申请单》等单据上的品名规格、数量与待查验入库的实物进行详细的核对，重点查验实物的品名、规格、数量与《采购申请单》是否一致，有无破损，单位名称是否相符等。（5）仓管员如验收无误的，须第一时间在供应链系统中办理入库手续，到货验收如发现实物与《采购申请单》、厂家到货清单（送货单）不符，仓管员必须及时口头或书面告之对方发货经办人员和采购专员，再由采购专员负责查实差异原因，直到问题解决为止。

7 销售领用

企业存货的出库，一般有生产领用、销售出库，是仓库管理中“出口”关，特别在商业零售型企业中频繁发生，笔次多，金额小，很容易发生差错，是存货管理的重点，要做好严密有效管控。中小企业销售出库采取供应链系统线上操作的可以参考如下。

（1）由销售人员填制纸质《销售出库申请单》，结算会计在供应链系统中根据申请单打印《销售出库单》（一式三联，一联存根联、二联发货联、三联财务联）应发数，传递到公司仓库，仓管员凭《销售出库单》应发数配货。如仓库配货人员对于《销售出库单》应发的品名规格数量与实际配货不一致的，则配货员须在《销售出库单》应发数边中注明实发数的品名、规格、数量，并由配货人在《销售出库单》签字确认。（2）配货人员将以上签字审核的《销售出库单》发货联当日及时交给结算会计在供应链系统中核对录入实际发货数量并生成销售出库数据。（3）仓管员按先进先出原则发货，在供应链系统中重点要关注存货库龄及保质期统计数据报表，对食品要提示临近保质期预警，避免造成超过保质期的报废损失。

8 仓库调拨

有些企业由于仓储场所限制或租金成本考虑，对大批量的存货无法统一存放在一个大空间的仓库里，有些还存放在距离较远的异地城市仓库，这就必须考虑在一个会计主体下不同仓库调拨，仓库调拨必须办理书面的调拨手续，中小企业调拨流程可以参考如下。

（1）企业在各仓库之间需要调拨商品的，由仓库接口人在供应链系统中录入《调拨单》等单据，经双方仓管员及仓库文员审核后进行实物调拨。（2）调入方仓库在调拨存货验收入库无误后，办理调拨单的确认手续。（3）对涉及不同子企业之间、子企业与总部之间的仓库调拨的，按子企业之间购销业务处理，双方应正常结算货款。

9 存货清查

存货清查是检验供应链系统存货账实是否一致的重要手段，存货清查一般通过定期或不定期盘点来实现，盘点可以是全盘或抽盘等方式，中小企业存货清查操作流程可参考如下。

（1）企业财务部门供应链系统库存账与仓库台账在核对一致的前提下，财务部门和仓库部门每月末组织有关人员进行盘点。如双方存货账目有差异，必须先查找原因，在调整一致之后进行盘点。（2）仓库管理员在盘点前必须做好前期准备工作，准备好盘点时间、人员、场地、现场理货、工作底稿、入出库单据处理完毕等。各子企业财务部再派人到仓库现场抽盘或全面盘点，盘点完毕后由所在单位财务部门编制《存货盘点表》及《盘点报告》，在《存货盘点表》中列示库存品名规格、单价、账面数、实盘数、损溢数、损溢金额、差异原因等项目。仓库主管、盘点人员、财务部会计在《存货盘点表》签字确认。（3）《存货盘点表》（打印纸质版）经企业财务部负责人与企业负责人签字批准后，由企业财务部会计在供应链系统作盘盈盘亏调账处理。

10 定额管理

企业存货管理基本目标为各仓库账账一致、账实相符，但考虑到由于客观原因，在实务操作中仍不可避免存在各种合理损耗或差错，企业可以制定仓库损耗定额制度，各仓库管理人员的薪资绩效考核与定额指标挂钩。

损失奖罚

比如：各仓库月盘损（盘盈盘亏合计）实际成本金额低于企业定额的部分，企業按低于定额金额的一定比例进行奖励所在仓库员工。各仓库月盘损（盘盈盘亏合计）实际成本金额高于企业定额的部分，企业按超过定额的金额一定比例进行处罚责任员工。

如存货盘点为盘盈金额的，企业暂不奖励也不处罚，先记账但可以抵减当年度的盘亏金额，抵减后的盘亏金额再按以上原则进行奖罚，但上述奖励或处罚计算的前提必须是仓库在公司财务部监督下全面盘点，以确保存货盘点数据准确。

11 财务监督

存货是企业重要的流动资产，有周转频繁、品种多、保值期短、存放分散等特点，且存货流转部门多、人员广，如果没有一个牵头部门去监管，去统一规范，很有可能产生短缺、变质、积压等损失，很容易造成“跑冒滴漏”发生，甚至发生道德风险。中小企业财务监管可以参考如下。

（1）企业财务部负责人和仓库主管负责组织人员每月进行库存销存比（周转率）分析，建立存货周转分类分析制度；产成品销存比可分类为畅销品种、正常品种、滞销品种、临近保质期、待处理品种等。（2）企业财务部负责牵头，联合仓库主管、物料计划部等部门拟定具体存货分类标准，及时提出滞销品种处理建议，包括建议进货退货、停止采购、减少采购、折价销售、报废等强制措施，减少公司存货呆滞品损失。（3）企业财务部负责人对各仓库管理人员进行日常工作巡查，对仓库存货在请购、入库、调拨、销售、保管、盘点、报废、台账等业务环节进行协调和监督，及时向企业负责人汇报。

12 管理风险

由于企业存货管理涉及面广，环节多，特别是对通用型贵重存货更容易发生违法违规现象，所以企业应制定严密的内部控制体系，确保设计与实施有效，否则很可能发生如下管理风险。

（1）供应商选择不当风险。大批量存货采购涉及供应商选择，而供应商的生产资质、品质管控、供货价格、供货能力、售后服务等又决定了企业存货采购入库的质量、成本、效益等，所以供应商选择不当会严重影响存货管理目标实现。（2）采购预算控制不当风险。采购预算编制不合理或不科学，在采购申请审批中很可能会造成外购入库的存货积压，造成存货周转速度慢，资金沉淀，如供应不足短缺，又会造成生产停产或销售不畅，难以实现企业经营目标，所以需要综合平衡好短缺和积压二者的关系。（3）仓储管理失控风险。仓库管理是存货管理的主要方面，如果没有制定仓库管理业务操作流程、岗位责任、绩效考核、财产清查、监督审计等内控措施，将会造成仓库管理混乱、收发短缺、差错、偷盗、报废等情况。（4）存货数据分析缺失风险。如果没有对各品种存货周转率、周转天数、库龄、保质期、库存上下线、预警线、销售排序分类（畅销品种、正常品种、滞销品种），没有对供应链系统生产的入库、出库等数据统计分析，就无法发现问题，无法解决问题，最终造成企业经营损失。

参考文献

[1] 2017年注册会计师统一考试辅导教材——审计[M].北京：中国财政经济出版社，2017.

[2] 2017年全国会计专业技术资格考试辅导教材，高级会计实务[M].北京：经济科学出版社，2017.