浅谈高校档案数字化建设面临的问题及对策

梁冠玲

【摘要】信息技术的迅猛发展，对高校档案管理提出了新的要求，高校档案管理数字化应运而生，本文论述了高校档案数字化建设中存在的问题并提出了一些应对策略。

【关键词】高校；档案管理数字化；建设；问题；对策

随着科技的不断进步，数字化已经走进人们的日常生活中。高校档案数字化的管理模式不仅能够为档案的资源应用提供方便，还能够对档案管理方式进行优化，使档案管理进入高科技技术管理层次，传统的档案管理方式已不能适应时代的发展，“信息数字化、传输网络化、超越时空化”的数字化档案管理已成为高校档案管理的必然趋势，许多高校虽然已经构建了自己的电子档案管理体系，但是档案管理的数字化建设仍存在着不少问题，需要不断地改进与完善。

一、数字化档案的定义

数字化档案，指的是随着计算机技术的发展和多媒体技术的应用，产生的一种信息化的档案管理模式。具体是指应用现代化的科学技术和计算机技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成的一种档案信息资源，用数字代替档案中的文字记录、图像记录、声音记录、视频记录等档案记录方式，对档案资料进行传输，使档案资源能够得到快捷的利用，实现档案资源在一定区域内的共享。高校档案主要记载的是高校的教学、科研及重大事项等实践活动内容，其中也包括各种形式的记载内容，内容比较繁杂，高校档案使用数字化管理之后，会大大提高高校档案的管理效率，为高校档案数字化管理发展提供技术基础，进一步促进高校整体的发展。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）数据庫建设滞后。由于管理软件的落后，导致数据库建设整体性不强、规模较小、标准化程度不高、类型单一，并且很多都是低水平的重复建设。很多数据库使用范围不广，数据量利用率不高。此外，由于条件所限，我校档案馆建立的数据库以条目数据库为主，没有对应的媒体数据库和全文数据库，很难让用户的不同需求得到满足，不能实现真正意义上的档案资源共享。

（二）高校档案数字化建设资金投入不足。硬件技术缺乏、资金投入不足是制约高校档案数字化建设的重要因素，高新技术的投入、数字化设备及软件的订购，更新过时设备以及升级相关软件等，都必须以巨额资金支持为前提，与此同时，迁移转录数字档案信息等工作也需要大量人力物力，资金不足制约档案数字化发展进程。此外，随着信息技术的更新，大部分高校已建设成初具雏形的信息化体系。但总体上高校档案管理模式仍然是以手工管理模式为主，计算机技术等现代技术运用较少，甚至部分高校档案管理部门计算机设备陈旧、过时，管理软件不能满足现代档案数字化发展，档案数据读取存在问题。硬件技术的缺乏也制约着高校档案数字化建设进程。另外，各个高校尤其是那些历史悠久的高校，如我校馆（室）藏档案的数量是十分浩大的，要全部转化为信息资源， 外包转录数字档案信息，要投入的资金和人力也将是十分巨大，其中还有许多档案不属于开放范围。因此， 资金短缺就成为高校档案数字化建设的主要障碍。

（三）高校档案工作缺乏标准化以及规范化。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前存在的问题是计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一。这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（四）高校档案工作缺乏复合型人才。档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才。因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。

三、加强档案数字化建设的对策

（一）数据库建设。鉴于目前各高校的实际，可以先行做好几个重要数据库建设。1.建立高校基层报表和高校状态数据库。高校基层报表和高校状态数据库是高校每年必须填报的一项工作，在高校档案数字化管理系统中，建立起高校状态数据库和基层报表，将校内各单位、各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求，及时、迅速、准确地做好高校状态数据库和基层报表的填报工作。2.建立档案管理主页。建立档案管理主页，IN TERN ET拥有丰富的知识资源并提供了崭新的教育方式，它的主要服务有：电子邮件（EMAIL）、网络新闻（ NEWSN ET ）、信息查询（ 60PHER）、网上漫步（WWW）、远程登录（ FTP）等。如何利用Internet，探索档案宣传、利用的新途径，将成为档案界今后面临的主要课题。内容可包括《档案管理简介》《开放全宗名单》《档案编研成果介绍》《档案利用方法》《征集档案公告》等。另外，我国高校从2001年在全国普及网上录取新生，这样学籍管理就可直接录入档案主页。随着计算机互联网用户的不断增多，高校应尽快建立档案管理服务器和主页。接收远距离、快速度、高质量的声像、图文、信息，利用不断发达的网络系统为读者查阅、浏览各种有用的信息档案提供优质服务。在档案主页的设计上，应充分体现学校的办学特色、校史、学科建设、专业设置等。3.建立学生学籍档案数据库。随着技术的发展，新生录取工作已经开始采用网上录取的形式，高校数字化管理就是要从新生网上录取的那刻开始，将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库。在学生求职期间，将相关情况发送到校园网上，便于各用人单位进行网上录入，同时建立起反馈表对学生的情况进行跟踪调查，为学校教学评价、专业评价提供依据，真正做到用人单位和学校的配合，对甄别学生毕业证、学位证的真伪提供确切的证据，有力地做到对文凭的“打假”。4.建立学生成绩档案数据库，为学生提供历年的学习成绩。为了方便学生查档，提供相应的成绩，建立学生成绩数据库必不可少。通过高校的网络系统，在成绩产生的同时直接收入学生成绩数据，按学科、专业的类目和学生所学的科目采用中英文对照录入计算机管理系统，待学生毕业时，建立学生成绩库。在查询时，做到既能直接利用学生姓名查索，也可以通过学号进行查找。另一方面，减少了纸质档案的利用，避免了频繁使用造成的档案损害，达到了保护档案的目的。5.建立高校人才数据库。高等学校是高层次人才培养和高技术人才竞争激烈的地方。人才资源是高校赖以生存与发展的决定因素。建立人才信息库，有利于高校领导选拔、利用人才，也有利于向外单位推荐人才。通过人才信息库，学校决策者能够很容易摸清自家教职工的情况，通过对有能、有才者的奖励，将他们的情况发送到因特网上对外公布，既能起到对人才的激励作用，又能增加学校的知名度，提高学校的影响力，为学校争取更多的生源创造有利的条件。

（二）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。知识经济时代，高校数字化档案建设是必然的趋势。与此同时，在档案管理过程中，人始终是最重要的。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。所以，要搞好数字化档案管理工作，必须加强档案队伍的思想建设和业务建设。首先，要挑选作风正派、责任心强，有无私奉献精神的干部从事档案管理工作。要通过在职学习、短期培训、函授学习等多种渠道有目的地对档案人员进行业务培训，以此加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高自身的整体素质和工作能力，为学校档案管理打下扎实的基础。其次，要及时解决学校档案工作人员的后顾之忧，稳定档案人员的队伍，落实上级领导部门对于档案人员职称评聘问题的指示精神，确保他们的工作热情。此外，我们还要大胆引入竞争机制，改变档案管理人员干与不干一个样、干多干少一个样、干好干坏一个样的状况，最大限度地提高专、兼职档案人员的积极性。只有这样，才能使学校档案工作逐步走上规范化、制度化、科学化和现代化的轨道。

（三）加强档案的标准化、规范化。建设馆藏档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景、大系统下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，如此才能确保数字档案信息资源的互联互通和共享共用。只有形成了一套档案数字化工作的制度体系，才能使档案数字化工作有章可循。高校档案部门应遵循国家制定的技术标准和规范，并制定自己学校的档案数字化技术标准和规范，使之步入健康发展的良性轨道。

（四）实现高校档案管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。笔者认为，档案工作者的素质是数字化档案建设较为关键的环节。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。因此应加强对档案人员的培训力度，加强继续教育，提高档案管理人员队伍的素质。建立一支有责任感、使命感，在学识和能力上能适应形势发展需要，能适应档案现代化管理，整体素质优化的档案队伍。因此，档案管理人员必须树立终生学习的观点，经常接受继续教育。档案人员的继续教育要从实际出发，采取多种教育方式进行。继续教育应坚持岗位教育培养和全面系统培养相结合，坚持自学提高与脱产培训相结合，基本知识与专业技能的学习和掌握相结合，将继续教育与职称评聘、晋升加薪相结合，从制度上保证高校档案管理专业人员继续教育工作的有效开展。总之，高校档案事业的发展离不开一支高素质的档案管理人才队伍。档案管理人员也要主动适应现代社会发展的要求，与时俱进，树立终身学习的思想，努力学习计算机知识和电子档案管理技术，有效地推动高校档案数字化的现代化进程。

【参考文献】

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[2]海涛，宋文凤.高校档案数字化建设中存在的问题与对策[J].管理论坛，2013（11）.

[3]宗丽.浅谈高校档案管理信息数字化[J].企业导报，2009 （03）.