大数据环境下智能化公文拟写平台的设计与实现

张娜

【摘要】为推进机关公文拟写和处理工作的科学化、制度化和规范化，进一步提高机关公文处理质量和效率，提高机关工作人员的写作能力和水平，智能化公文拟写平台《机关公文协同拟写平台》运用大数据和智能技术为各行业公文拟写提供全面的文件资料保障，并提供公文在线拟写、公文规范指导、模板参考应用、公文拟写讨论、即时通信交流、讨论意见汇编、研讨消息提醒、个人知识管理、机构知识共享等功能，充分运用大数据和智能技术为公文拟写的高效、高质量运行提供强有力的支撑。

【关键词】公文拟写；公文研讨写作规范；大数据协同创新

党的十九大报告提出“建设高素质专业化干部队伍”。随着大数据、互联网+、人工智能的发展，大数据技术已融入社会各行业之中，成为现代生产与管理的重要技术手段，如何有效利用大数据技术和智能技术，实现机关公文的智能化拟写，成为机关单位必须要解决的问题。

《党政机关公文处理工作条例》规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具”。在当代领导、管理和服务工作中，公文是机关实现职能、履行职责、实施管理时不可缺少也不可替代的重要工具。公文写作有严格的行文要求和特点，智能化的拟写工具可以辅助机关单位准确且快捷地拟写标准化公文。

一、机关公文写作现状

公文写作自产生以来，对公文拟写者来说，一直是一项存在难度的实践活动。近十几年的研究情况表明，我国公文写作质量的总体状况并不乐观：

2001年，有关专家对我国卫生防疫机构的公文写作状况进行相关调查，随机抽取各级发文200份，结果发现有行文格式、行文规则以及内容、语言方面错误的文件共有188份，占总数的84%，188份文件中有错误245处。

据2011年的一项研究表明，80%的党政机关行政秘书表示公文写作是他们的日常工作，10%偶尔从事公文写作，10%没有从事过公文写作。而60%的在职党政机关秘书人员认为自己不具备很强的公文规范意识。

2012年中央国家机关工委在部分国家机关公务员中进行公文写作方面的问卷调查，结果显示：有高达70%的被调查者认为自己目前的公文写作水平仅为“一般”，87%的被调查者认为，没有进行制度化的公文写作专业培训。

机关公文是党政机关部门、社会团体、企事业单位中用得最多、最广的文体。而现在的公文写作存在着许多问题，严重影响了公文的严肃性和权威性，所以，在大数据环境下，智能化的公文拟写将成为解决现状、快速提高公文写作能力的一种有力措施。

二、写好公文的重要性

机关公文在日常行政管理中应用广泛，是一种版面要求很高、行文要求严格的应用文，法定公文文种有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。通用公文文种有11类：领导讲话类公文、礼仪讲话类公文、调研建议类公文、工作计划类公文、工作总结类公文、规章类公文、契约类公文、书信类公文、记录类公文、告启类公文、行政问责类公文。

公文常用于制定、颁布、贯彻执行法规、命令、规章制度，請示和答复问题，指导布置、检查、商洽、总结和报告工作等，在当代领导、管理和服务工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。如通知、通报等起到了传达的作用；决定等有规范和动员的作用；请示、批复、报告等有请示和报告的作用；命令、述职报告等有控制和管理的作用；简报等有传递信息的作用；计划、决定、规章等有依据和凭证的作用；书信、通告、通知等有联系和知照的作用；领导讲话、意见、议案等有教育和参考的作用；总结、纪要等有记载和备查的作用。

因此，公文写作能力是公务员必须具备的基本能力，把公文写好、处理好是党政机关工作人员的一项重要工作。

三、设计目标和架构

早在1990年，钱学森就提出从定性到定量的综合集成系统方法论，把数据、信息、知识、模型、专家经验和智慧综合起来。为适应党政机关的工作需要，推进党政机关公文拟写和处理工作科学化、制度化、规范化，随着科学信息技术水平的发展，党政机关办公自动化的普及，中国知网应用钱学森理论开发智能化的公文拟写平台——机关公文协同拟写平台，利用CNKI大数据和智能技术，将知网公文方面的信息内容精选收录、加工成库、面向党政机关，提供公文拟写方面的精准知识服务。同时，以协同创新平台为核心提供公文大数据知识服务，将党政机关的内部资源和知网知识管理与服务的优势结合起来，对公文信息进行恰当的选择、精细的加工、规范的梳理、系统的整合，实现党政机关公文写作方面的个性化需要，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。

具体设计目标包括：高效的公文在线拟写工具、公文规范拟写的重要参考工具、日常公务问题（公文研讨审核等）的专业研讨平台、个人核心知识的管理中心、机构内部资源的共享平台。

为实现以上目标，机关公文协同拟写平台设计了公文拟写、公文研讨、参考资料、写作规范、个人资料和机构资料几大模块，通过整合参考资料和写作规范等资源，提供海量和规范的公文写作参考素材；通过个人资料和机构资料实现机构内部知识的管理和共享；通过公文拟写和公文研讨实现在线公文拟写，在线公文研讨，并在拟写过程中实现海量知识的参考和引用。具体系统架构图如“图1”所示：

四、协同创新技术支持公文拟写和公文研讨的实现

平台运用OKMS的协同创新技术实现公文拟写和公文研讨。OKMS（Organization Knowledge Management and Service platform）机构知识管理与服务平台可面向项目团队研究过程进行项目管理；可激发群体智慧，在业务应用中进行知识协同

（研讨）；可充分利用整合的知识，在线完成知识生产和创作；可营造协同创新环境，促进知识创新。

基于okms协同创新技术开发的公文拟写模块，实现单人拟写和多人协同拟写，同时，提供各类文件模板直接套用，在拟写过程中，还可以直接参阅或引用公文例文、参考资料、个人资料等内容，既可以帮助使用者快速草拟稿件，也可以提供相关政策、文件的支持，保证了公文拟写质量，详见“图2”。

基于okms协同创新技术开发的公文研讨模块，可直接对拟写完成稿（公文稿件）进行讨论，或者直接上传公文文档进行讨论。实现跨部门之间对公文稿件的协同讨论，可对公文稿件整体情况、段落、句子等提交意见，形成意见总结，还可多次讨论，实时交流，通过参考讨论意见，对公文稿件进行修改和完善，直至定稿完成。

五、CNKI大数据支撑公文知识仓库的搭建

马云曾指出：“人类正从IT时代走向DT时代”，DT（Datatec-hnology）时代，是以大数据服务大众、激发生产力为主的技术。

平臺的参考资料模块通过整合CNKI《中国知识资源总库》的期刊、报纸、法规、年鉴、工具书和公文等大数据中精选出的写作参考信息资料，汇集整理各类文种的公文例文，集成了全面且丰富的公文知识仓库。主要设置了领导动态、领导讲话、政策法规、公务文件、写作技巧、常见错误、公文案例与模板以及实用知识中的文学资料、谋略与口才、历史典故、分类成语、文人妙语、名言警句等栏目，并根据中央、地区、行业和文种进行了有效梳理和分类，以便公文拟写者查询、阅读和参考，又可作为灵感源泉，从这些知识中汲取公文写作素材。

参考资料库提供全面的法律法规、实用的参考范例、详细的写作要领和海量的写作知识，提供应有尽有且海量的知识资源，是公文写作过程中重要的素材库、资料库，能够成为公文写作的有力支撑。

六、碎片化梳理公文写作规范的依据

平台根据公文条例、标准，参考大量资料，精选编辑制作各类法定、通用公文的标准规范，设置了写作规范库，分为法定公文一般格式、法定公文写作和通用公文写作三大知识体系。

本库主要采用碎片化展示的方式，可通过标题和全文进行检索，供公文拟写者快速查找写作前需要学习和注意的事项。

法定公文一般格式主要包含两个纲领性文件：《党政机关公文格式》和《党政机关公文处理工作条例》，其中《党政机关公文格式》指出了公文标准的行文格式规则，将其碎片化处理为一般格式说明、适用范围、公文用纸主要技术指标、公文格式各要素编排规则、标点符号和数字的用法、公文的特定格式和公文式样等；《党政机关公文处理工作条例》指出了公文处理工作是党政机关公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

同时，将公文写作的15种法定公文文种和11类通用公文文种（共96种文体）的内容进行碎片化处理，每种文种设置概念、功能、特点、分类、写作方法和注意事项。通过分门别类的碎片化处理办法，为机关公文写作及处理提供了标准依据，方便查找，以供工作人员直接使用，以保证公文处理准确规范。

七、知识管理技术支撑本地知识的收集、整理和归档

平台运用知识管理技术设置了个人资料和机构资料两大模块。个人资料中设置了我的资料、收藏资料、定制资料和回收站，其中我的资料可整合机构内部的文档、图片、音频、视频等资源，可根据工作特点，灵活建立个人知识体系，将相关资料分类管理，以便于使用；收藏资料、定制资料实现了在资源库中收藏或者定制个人认为有价值或常用的资料，以备不时之需；回收站的应用有助于养成良好的整理知识资源的习惯，防止误删一些文件或文件夹。

机构资料提供分享功能，能够挖掘沉淀机构成员的隐性知识，并按业务体系梳理知识资源，根据15种法定公文和11类通用公文，将资料分类管理，以便于机构学习使用。

以上资料可永久存储，并可在全部资料、各类别资料中检索、获取和利用，提高资料获取效率。

八、结束语

最终平台实现了海量资源的查询、定制、收藏、分享，以及公文在线拟写、公文规范指导、模板参考应用、公文拟写讨论、讨论意见汇编、个人知识管理、机构知识共享等功能，可以为公文拟写的高效、高质量运行提供强有力的支撑。

平台依托海量资源、公文模板、规范依据等素材的支持，最终实现了智能化的公文拟写，可以边写边搜边引用边交流，定稿后还可进行归档管理，平台的应用真正让钱学森的理论付诸实践，将数据、信息、知识、模型、专家经验和智慧综合起来，应用在公文写作之中。平台作为辅助公文拟写的工具，可以加快成文效率，提高成文质量，有助于公文拟写者腾出更多时间和精力发挥其主体地位，深入思考，投入工作，从而能够深刻地拟写出高质量公文。

【参考文献】

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