浅议办公室数字后勤管理系统建设

陈挺

【摘要】后勤管理是办公室的传统业务。构建功能全面、模块合理的数字后勤管理系统，能够使后勤管理的业务流程更加清晰、管理对象更加具体，从而达到充分发挥单位和部门基础物力保障能力，有效规避管理漏洞，开源节流创造效益的系统建设目的。

【关键词】数字后勤；管理系统；建设

“数字后勤”的概念最早出现于军方，随数字化战场的出现而产生的，民用多见于ERP管理系统。目的是通过数字化的手段改革传统后勤管理模式，提质增效。数字后勤以标准化的信息流程将各项管理规章制度固化应用，从微观层面将分散的、孤立的后勤信息汇总处理形成管理信息链，从而在宏观层面呈现出成本降低、资源重组、效益最大化的优势。

一、系统建设的3个阶段

数字后勤系统建设的主要过程分为3个阶段：第一阶段是后勤管理模块化归类阶段，第二阶段是碎片化管理信息的数据挖掘阶段，第三阶段是数字化软件功能的实现阶段。

第一阶段，将办公室承担的后勤管理各项事务切块。涵盖事务切块和规章制度切块两方面，目标是形成后勤管理体系的基本框架和流程关系，为数字化实现奠定基础。对事务的切块主要表现形式是列举诸如办公用房管理模块、车辆管理模块、宿舍管理模块、电话和话费模块、水电暖模块、物业维修模块、保洁管理模块、会议室管理模块、服务模块等业务区块。对规章制度的切块主要表现形式是对各项事务现有管理规定的梳理和对应，也包括对缺漏制度的补充。两者结合最终形成部门和单位后勤管理的完整体系框架。

第二阶段，重点对各项后勤事务中所蕴含的碎片化信息进行流程化整理，列举每项事务各项进展环节的审批信息、进度信息、支出信息、资源调配信息等。在第一阶段形成框架的基础上填充数据流，使各个模块框架形成有机的联系，形成数据流的运转关系。

第三阶段，将前两个阶段数字化。首先利用信息化手段搭建出基础数据池，结合各个事务模块，形成基础数据库逻辑表单，再对不同岗位的权限进行设定，进而在应用层逐一实现。应用层以计算机程序开发为手段，形成切合单位工作特点的数字化后勤管理综合服务平台。实现对各项后勤管理和服务工作的用户指引、情景式应用、规章制度和各类申报表格的调用，并在综合评价模块中对各项后勤工作任务进展、各类支出数据的直观显现。从而达到利用数字化手段，将零散的各项后勤事务、管理规定、报表等信息固定化、流程化的目的，科学管理更加扁平化，数据和进展等更加清晰。

二、系统概况和应用情况

数字后勤管理系统采用分布式B/S结构，部署于IBM3650PC服务器，数据库采用SQL server。使用时通过网页浏览器输入对应的用户名和密码进行访问。

权限管理共分3级，分别定位于服务对象、各项后勤业务的分管人员和办公室主任角色。办公室主任节点可以看到系统各个业务模块、各项后勤数据、调用数据分析结果、审批后勤服务需求等，并根据部门分工，为相应的后勤管理员配置可见模块等。后勤管理员可以对自身承担的模块进行浏览、录入、修订、审核、服务反馈等。服务对象按需提交服务需求。

系统运行前，各后勤管理员分别对现有资源进行初始化，初始化过程以图形化录入操作为主。如分管办公、宿舍用房的管理员可逐级增删办公楼、房间、工位、床位等资源；分管车辆的人员可录入可用车辆和驾驶员信息等；分管水电暖的管理员可预先录入历史缴费信息等。实际使用时，服务对象发起用房、用车等需求，对应后勤管理员根据自动提示的资源情况提出分配建议或在权限范围内直接审批。

数字后勤管理系统上线运行后，最直观的体现是数字化带来的后勤管理工作效率提升，这表现在办公室、宿舍、车辆等资产使用管理的清晰明确，人员岗位责权的明确，后勤服务事项的规范化和标准化，以及部门和单位效能核算的科学化规范化等方面。同时，运用信息系统的数据分析功能，对如空调、水暖阀门周期性故障信息分析，车辆定期保养保险提示和派出周期分析等，初步形成了后勤保障的预测提醒机制。

管理模式方面，数字化平台能提供全面、规范、无漏项的各类后勤信息数据，系统权限管理能夠让不同层级的管理者方便了解部门和单位水电暖、电话、网络、维护维修等常规支出情况，了解办公室和房屋使用及空余情况，车辆行驶里程等信息，使得管理更加透明和扁平化，符合制度规范、过程监管、科学决策的实际需求。

三、创新点分析

数字后勤管理系统将传统的碎片化管理信息流体系化，从各项管理制度、规范、人员到资源信息的收集、成本的核算、资产的管理等进行数字化综合分析、处理，规范了制度管理，有助于标准化后勤岗位管理，从而一方面形成了资源良性循环、效益充分发挥的管理体系。另一方面有效促进了后勤保障服务水平的提升。

（一）管理模式创新。传统后勤管理模式具有任务碎片化、信息离散化的现实特点。数字后勤管理系统运行后，对后勤事务及规章制度实施了模块化管理，以系统科学的视角对部门和单位现行后勤管理模式实现了重构，形成了基本框架合理、结构流程清晰的后勤管理体系，集中体现了管理模式创新。

（二）技术应用创新。将数字化技术应用到办公室常规后勤管理工作中，形成以数字后勤为特点的后勤管理业务工作平台，一方面是对传统报表、报告体系的数字化推进，另一方面也将各类数字化分析技术综合应用在常规后勤管理工作中。获取更加全面、准确、及时的后勤管理信息，对于传统的决策支撑、资源调配、支出优化等方面也能够起到很好的促进作用，体现出数字化技术对于传统后勤工作的应用创新。

四、结语

数字后勤管理系统的建设，是数字化手段应用到办公室传统业务中的一次观念和技术的创新实践。后勤管理涉及面宽，应用数字化系统有利于提高资源运转效率，有利于为服务对象提供一致的后勤服务标准，对数据的综合分析也有利于管理者获取到后勤管理各个环节的实时状态，管理更加扁平化，节省了人力物力，促进了效益提升。同时，随着信息技术的进步，尤其是物联网和移动互联的普及和应用，对数字后勤管理系统提出了更高的要求，数字后勤逐步向智慧后勤的转变也是大势所趋，需要在目前完成数字化的基础上，深入挖掘具体的应用场景、结合技术进步继续完善升级，逐步实现目标。

【参考文献】

[1]陈传焕.对数字化后勤特征的理解和分析[J].管理观察，2010（2）：4-5.

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