民办高校院系教学档案规范化管理

郑汝莲 覃洋

【摘要】随着时代的不断发展，民办高校档案管理工作也同其他工作一样需要有所创新。在完善的校园网环境下，民办高校的档案工作性质较以前发生了变化，从传统的手工操作转变为电子文件让管理工作从被动变为主动，而规范化管理则成为档案工作的重中之重。

【关键词】民办高校；院系教学档案室；规范化

民办高校档案管理工作可以在借鉴其他各高校优质的工作方法的基础上，去引荐国外的先进管理经验和管理技术，在一定程度上提高自身的档案管理经验和能力。鉴于此，我校也应该不断改进，通过对资料进行系统和全面的分类，结合现代化的管理模式，认真总结现存的各种问题，将建筑工程学归档资料实现规范化、制度化、系统化、专业化管理。

一、民办高校档案目前存在的问题

（一）建筑工程学院档案管理工作较其他学院相比稍显落后。民办高校档案管理缺少一套合理且完整的规章制度和管理流程做辅助，在档案的管理工作方面有所欠缺。

（二）作为教学活动的一线教学单位，建筑工程学院身上承担着十分艰巨的教学目标和教学任务。但是在我国教育行政的管理部门下发的高校五年一周期的教学评估背景下，有许多教师纷纷把注意力放在教学计划和教学工作的实践当中，虽然有效提升了教学质量，但是在教学档案的管理方面出现了疏忽，平时的整理也大都是为了敷衍突击检查。

（三）学校目前的档案管理手段和管理方式仍旧属于传统基础上的小变革，并未实现真正基础上的创新。除此之外，隶属学校教学档案管理的业务指导和执行部门，即学校的档案馆（室）在建筑工程学院的监督和管理工作方面不够严格，有时还出现指导不及时的情况，并且存档的要求每年在改变而不是改进。

（四）以建筑工程学院的实习资料为基础，学生的实习资料保存期限短。并且没有得到充分利用，存档后基本成了一堆废品，到期就运走。

二、针对问题的解决对策

（一）增强学生、教师的档案意识。在民办高校档案管理工作的提高方面，首先要增强学生和教师的档案意识，通知宣传和规定的方式让学生和教师充分感受到档案的重要性，进而明白档案管理工作对于他们自身的重要性。让学生在了解档案重要性的基础上在资料的填写和上交方面注入更多的细心与态度，以更好确保民办高校学生档案和材料的准确性和完整性。教师作为高校诸多管理者之一，更要以身作则在学生面前起到模范作用，端正自己在民办高校档案管理方面的态度，增强自身的责任心，才能更好的确保民办高校档案管理的各个环节尽可能做到最好。

（二）建立健全档案管理机制。增强民办高校的法律法规建设，在民办高校档案的管理工作方面遵循有关教育部门下发的《档案法》，并且依据民办高校发展的实际情况做出适当性的整改和提高。除此之外，本校还需要在充分分析校园實际情况，并制定相对应的《高校学生档案管理工作条例》，明确各个教师、管理者或者学生的职责所在，不仅有利于教师和管理者按规律办事，使大学生档案管理有章可循，有法可依，指导大学生档案管理工作的顺利开展。

（三）丰富学生档案内容。为了进一步与社会接轨，给学生就业提供比较优势，民办高校应在学生档案内容方面进行创新，除了必要的对学生综合素质评定的资料，类似英语等级证书、专业资格证书、计算机等级证书、社团实践证明以及学生获奖情况等可以充分表明学生德智体美全面发展的资料，民办高校需要一并整理封装在学生档案中，为用人单位提供准确信息。在学生档案中有几个方面要注意：1.在学生的专业素养方面，主要以学生的专业资格证书、实习经验、社会实践活动证明等资料为主。2.在学生的综合能力方面，学校要注重学生德智体美是否得到了全面发展，以学生的获奖证书和获奖作品来体现。3.在学生的心理素质方面，可以给学生建立个人心理档案，从学生的平时表现、课堂情况、心理课的学习等方面去跟踪调查学生的心理素质发展程度，在学生有需要的时候做辅导，提高学生的综合心理素质。

三、民办高校档案管理方法

（一）建立规章制度。在确保管理者对档案信息知识、档案信息对个体和群体重要性的基础上，要审核管理者的综合素质，并且以明确的规章制度制约其工作内容和行为，适当增加奖惩制度。经过多年的努力，民办高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件上都得到了改善和加强。但即便如此，在对民办高校档案管理工作的审核过后，我们仍旧发现其中存在的问题。比如档案的管理方法不够合理，科学性不强，在档案的宣传力度和持久性方面有所欠缺，使得档案管理重要性的意识没有真正深入人心。重视档案管理工作，不仅要求档案管理人员有着良好的工作作风，还需要增强管理人员在档案管理工作方面的使命感和责任心，明确创新对档案管理工作不可或缺的重要性。最后，民办高校还需要结合自身的实际情况，制定与之相关的规章制度，并且严格遵守，保证管理工作的每个环节负责到位。

（二）开创性地开展基层档案管理工作。在民办高校的档案管理工作过程中，容易出现文件收纳不完整或者文件遗漏的情况，因此我们需要在民办高校中开创性地开展基层档案管理工作，在民办高校建立档案信息资源管理网。首先这个网络需要有固定且管理经验丰富的人员进行把关和管理。其次，民办高校还要不定期给管理人员进行实地培训，不论是网络上各个环节的管理和负责人，还有对资料收集的第一手负责人，要进行管理知识的培训，使他们认清管理的分类、方式以及步骤，尽可能减少各个环节出现问题。再者，民办高校还应该指定专门的监督小组，不定时抽查管理人员的工作情况，有效监督民办高校档案管理工作的进度和合理性。除此之外，在这一整套的管理工作当中，民办高校还应该配备相应的硬件设施，提高民办高校档案管理工作网络化管理的水平。在设备满足的情况下，民办高校还需要设置一定的奖惩制度，以物质激励和惩罚的方式增强管理人员工作的积极性，不仅更有利于提高管理工作的质量，还在一定程度有助于管理工作的创新。

（三）建立校园档案信息登录管理系统。前面我们也提到过，民办高校拥有一个优势，就是完善的校园网，也因此民办高校档案管理工作的性质较以前相比发生了质的变化，从以前的被动转变了现如今的主动。在先进设备和技术的帮助下，民办高校档案管理工作的科学性和实用性得到充分的发展。但是，在民办高校档案管理工作中也存在着一些问题，比如档案管理工作者的观念落后，管理手段与一些优秀高校相比略显传统，管理工作缺乏系统性的流程和规定等问题，而这也充分表明了建立校园档案信息登录管理系统的重要性。通过完善的校园网建立起来的档案管理系统，可以为有需要的读者提供相关的资料，充分融入网络时代的优势，弥补民办高校自身档案管理工作力所不能及之处，通过可行的软件系统，给学生和工作人员建立专门的档案信息收录网站。这个网站还需要开发两个系统，一个是档案资料存储系统，可以分门别类地把人员各个资料进行整理和设置，如单位、姓名、是否存档、项目、内容等清晰标注，构成一个完整的管理程序，方便管理人员更好地整合和分析。同时这个系统也可以有效地避免录入资料的麻烦以及手工整理资料时容易出现纰漏的问题；另一个系统是资料/项目查询系统，方便使用者或者管理者借助强大的互联网查找所需的内容，尽可能全方位满足诸多的需求，再经由网络连接民办高校本身的资料储存系统，使资料查找和提取更具有合理性和科学性。在这样一组系统的管理模式中，我们可以看到创新在其中发挥的作用，也明白了民办高校档案管理工作的任重而道远。

（四）建立新的管理机制，深度研发档案信息资源。档案管理工作实现了科学化管理后，档案管理部门也不能懈怠，需要就科学化的管理进行自身的职能转变，这样有利于民办高校开拓新的管理机制。主要从以下三个方面着手：一是着重加强档案著录，完善科学检索体系。二是大力加强学校档案的编研工作。三是提高档案信息的系统化进程。在这一方面可以适当依靠各种宣传媒体或者宣传渠道，比如在网络和报考上为民办高校的档案管理工作专门开辟一个“档案利用”专栏，让各民办高校在专栏中分享自己的管理工作经验和技术，并且普及和介绍各式各样先进或有用的管理知识和技巧，如档案管理人员在研究自身所在部门后得出的建议或者发现，将其写成课题，做成工程项目或者产品等，可以充分满足用户的多种需求。