基层卫生和计划生育档案现代化管理的分析

赵琳

摘 要：卫生和计划生育档案管理实施现代化的管理手段不仅仅有利于档案内容存放的安全性以及其实用性，而且能够有效的提高卫生以及计划生育工作的效率，具有极其重要的意义。卫生以及计划生育执法部门实施现代化的制度管理，是其部门依法执政的重要基础以及执法手段。档案的管理人员必须增强自身的专业知识以及了解现代化的计算机档案管理手段，具备一定的创新理念，如此才可以胜任档案管理的工作，更好的为相关的民众服务，为基层卫生档案管理的现代化出一份力。

关键词：卫生于计划生育 档案管理 现代化

中图分类号：R169 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-0-01

引言

医疗和计划生育是国之大计，关系着每一个中国人的生活方面。近年来，随着科技以经济的快速发展，现代化的进程对卫生以及计划生育局的档案管理工作产生了较大的影响，档案的管理出现了不少的漏洞以及不足，这大大影响了档案管理工作人员的效率。本文根据现有的档案管理部门存在的不足之处，提出了一些且是可行性较高的意见和建议，并就此提出一些可以优化的措施。

一、长期以来卫生和计生部门档案管理存在的不足

1.档案管理技术落后

技术先进是提高档案管理工作效率的一个重要因素，技术的落后往往最直接的体现就是低水平的档案管理工作。目前我国只有很少的卫生以及计生部门有先进的档案管理设备以及制度，而大多数部门的技术落后，主要体现在以下的方面：多数档案管理部门依然是使用纸质档案作为存储媒介，而且这一情况在短期内无法得到有效的改善。二是数字化的档案管理虽然正在普及，去无法完全代替之前的纸质档案工作。三是现代化的档案管理虽然方便，但是拥有先进管理水平的高素质人员缺少，给档案管理带来了不少的安全隐患。四是我国的现代化管理技术与发达国家相比仍然存在着一定的差距。以上四点限制了我国基层卫生以及计生部门推行现代化管理手段的速度，使得我国的现代化档案管理技术仍然处在较为落后的地位。

2.管理设备不能满足档案管理需求

档案管理不仅仅与制度有关，先进的设备是档案管理的硬性基础，而我国在这一方面的技术创新还存在很大的不足，使得档案管理的硬件设备没有更上现代化的进程，还存在一定的差距。随着时代的不断发展，各部门对档案管理的要求也在随之增加，人们希望档案的管理能够朝着更加便捷、方便、准确的方向前进，但事实上档案管理的发展速度并不能满足人们的预期期望。由于一些地方上的部门对档案管理的投入不够，不远引进先进的档案管理设备，以及资金的短缺都使得档案管理的步伐与现代化的进程存在一定的差距。另外我国现有的档案管理设备更新速度慢，很多都已经陈旧不能胜任目前繁杂的档案管理工作，这也是导致我国在档案管理设备方面落后的主要原因之一。

二、基层卫生和计划生育实现现代化管理的对策

1.强化对现代化管理的认识以及观念

基层的卫生工作以及计生部门的档案管理密切的关系着每一个国人的工作与生活，也关系到我国的基本政策实施的完整性以及真实性，相关部门的工作人员应当重视档案管理工作，对档案的管理工作树立起强烈的责任感与使命感，想要拥有良好的工作使命感，这就要求卫生以及计生部门加强对管理人员的知识和业务能力的培训，相关部门应当加强部门之间的交流，及时掌握工作人员的状态，开展经验以及知识交流会，老员工传授经验给新员工，对所有工作人员进行定时的能力检测，让年轻的工作人员发挥其现代化思想的优势，给不会计算机技术的老员工以技术指导。

2.改善档案管理的基础设施

基层卫生和计生档案管理工作繁重且复杂，涉及到的细节以及容易出现失误的地方较多，劳动量和劳动强度都较高，传统的管理方式不仅耗费大量的人力财力，更浪费了很多的资源与时间。因此，改善基层档案管理设施、提供给他们相对先进的管理手段是基层卫生以及计生部门想要实现现代化管理重要步骤。利用现代化技术结合计算机处理复杂的档案不仅更加便捷，而且保存时间更为持久，相比与纸质档案，更加轻便，所需要的储存空间也仅仅为一个芯片，不必几件档案室那么大。而且档案的丢失率与损失率也可以到到有效的改善，使用计算机将档案的条目分类检索，按照字母或者时间的先后对其进行排列，在以后的查找以及使用过程中能够有效提高档案管理检索的效率与准确性。

3.建立健全档案管理系统

建立健全一整套的现代化档案管理系统是提高效率的必须要完善的一项，规则制度对整个系统的运行有着控制全局的作用，而且其涉及范围极广，能够精确到对每一个步骤的安排以及监督。在工作之前，对档案管理人员能有有一个很好指导作用，让每一个档案管理人员都能够掌握到先进的管理方法，让其对自己要完成的工作有一个更加宏观且全面的了解，在这个过程中，请一些老员工介绍自己的管理经验也是一个提高工作效率的好方法。二是一个完善的系统能够对每一个档案管理工作者有一个细致而明确的分工，员工了解了自己对应的工作，开展工作时能够更好地投入精力，员工与员工之间的有效及时沟通也需要很好的安排，对于不能胜任分配工作的员工要及时给与帮助指导和安排变动。三是一个完整的管理体系要有公平的奖罚制度，对于工作人员在工作中的一些不当行为，要给与批评以及惩罚，同时对完成工作顺利且效率高的员工要奖励，让每一位档案管理者都能时时绷紧工作的弦，认真的去面对工作，在档案管理工作的过程中实现自我价值。

4.加強现代化信息技术的助力

在当前的信息化时代下，为了更好地促进基层卫生以及计生部门管理成效的提升优化，要着力构建与本地区相符合的档案管理现代化信息系统。因此对档案管理部门提出了更高的要求，作为基层卫生以及计生的管理人员要切实加强对现代化信息技术的学习，并且将其运用到档案管理的工作中来，更好地实现卫生与计生档案信息化水平的提升，在未来的工作中不断地改进以及努力。

结语

在当前社会经济发展的今天，卫生与计生局的档案管理工作越来越突出，其重要性也越来越高，档案管理工作的有效开展以及现代化的应用能够有效地为我国经济的发展提供助力。

参考文献

[1]陆洋.浅谈基层计划生育档案现代化管理[J].黑龙江科技信息，2011（21）：129-129.

[2]李晓红.卫生和计划生育局档案管理的优化措施探索[J].产业与科技论坛，2016，15（16）：242-243.