基于“互联网+”思维的应用型高校学生档案管理创新的路径

田甜

摘 要：本文首先分析了“互联网+”思维下学生档案管理创新的必要性，能够有助于简化档案整理程序，提高效率，增强档案信息的共享性，有助于提高档案信息查询的便利性，接着从注重基础设施建设，保障档案管理创新等方面提出了基于“互联网+”思维的应用型高校学生档案管理创新的路径。

关键词：“互联网+” 应用型高校 档案管理

中图分类号：G648 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-000-01

对于应用型高校来说，其人才培养特点鲜明，要求学生档案管理能够凸显实践导向，要把学生的实践经验、顶岗实习等信息纳入到档案信息中去。在互联网背景下，开展应用型高校学生档案管理就要注重工作效率方面的提升，还要关注学生信息数据的深入挖掘，确保档案信息库的有序性与科学性，为企业招聘人才提供精准服务。

一、“互联网+”思维下学生档案管理创新的必要性

首先，有助于简化档案整理程序，提高效率。随着企事业单位改革的不断深入，各种保障制度也在逐步完善，对毕业生入职的档案查看要求也随之提高。由于学生档案需要记录很多内容，入校、成绩、得奖状况、学籍表、一直毕业到单位入职的状况都需要记录在档案中，其工作量非常大。而进行在互联网时代进行档案信息化建设，用预先设定好的路径，管理人员通过互联网进入信息系统入口就可以完成数据的记录与传递，进而对系统中各项自动化的任务进行分析，简化了学生档案整理程序，提高了工作成效。

其次，增强档案信息的共享性。学生毕业走向工作单位之后，工作单位要接收其档案，档案中的内容对学生毕业的就业、任用、考核以及晋级等起到重要的作用。学生在学校期间的一些信息资料，学校要长期保存下来。基于长期保存需求需要把档案信息转为数字化的形式，通过计算机网络进行联结，组成系统化的档案信息库，具有复制性、便利性以及稳定性的特点，也减少了传统档案管理中漏记、误记等现象，实现精确查询的目标，增强档案信息的共享性，实现了档案信息共享与在线服务。

再次，有助于提高档案信息查询的便利性。在“互联网+”背景下，通过建立专门的学生档案信息管理系统，不需要用户专门安装专用的软件，通过浏览器就能使用档案信息系统功能，操作起来相对比较简单易行，为用户查询和浏览提供了方便。不管档案管理人员在什么地点进行办公，都可以通过服务器以及web等连接起来，找出准确的学生档案数据和信息，突破了档案形成与查阅的时间与空间限制，改变了传统档案材料的生成、传递以及处理方式。通过档案查询系统还能够把学生档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，提高了档案信息查询的便利性。

二、基于“互联网+”思维的应用型高校学生档案管理创新的路径

1.注重基础设施建设，保障档案管理创新

在互联网背景下，高校要加大资金的投入力度，让档案管理事业的发展更好的与信息化建设相适应。学生档案管理人员对档案管理过程中的办公信息化状况进行认真的分析，积极优化其中的关键流程，加大投入力度。其中，物质的投入是重要的前提和基础。要有专业的摄像机、计算机以及打印机、扫描仪等，这些现代化的管理设备是必备的设施，当然还有灭火器、去湿器、湿度测试仪器、消毒杀虫设备等，这是提高学生档案资源信息化建设与开发利用的基础。学生档案管理部门对学生档案管理过程中的具体状况进行认真的分析，积极优化其中的关键流程。做好学生档案管理的宣传与汇报工作，增加知识检索、知识服务、知识创造和知识组织等，以便得到上级领导的支持与重视。通过建立一支高素质、业务精良的工作团队，在工作中树立知识化、信息化系统理念。

2.加强信息化建设，实现管理软件兼容

“互联网+”思维下，应用型高校学生档案建设应立足信息化背景，信息化作业是学生档案现代化管理的必然趋势，也是提高档案管理工作质量的重要举措。信息化管理是学生档案的形成过程，而学生档案又是信息化管理的成果。在学生档案信息化管理过程中，构建以人为本的用户关系管理，针对学生、教师、用人单位等不同用户，建立动态的链接列表，同时也出现了多种管理软件；但是站在档案管理工作的角度来说，新型的档案管理软件实现了管理内容的信息化，但是还存在一些不足之处。因此，学生档案现代化管理要跟办公自动化融合为一体，把归档工作纳入到档案信息化系统中去，进行统一管理，避免形成环节与归档环节之间产生脱节行为。根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。因此，要进行学生档案管理创新就要注重软件的兼容性。比如，在进行文件档案资料分类存储时，办公室人员可利用信息管理系统、CAD/CAM 系统、资源管理系统以及ERP 系统等对管理软件进行编程，并对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，从而提高软件的兼容性。

3.强化系统控制，提高学生档案管理的安全性

要提高学生档案管理建设成效，就要结合应用型高校的实际工作进展状况，制定相应的规范化的操作流程，运用系统化的工作管理模式，規范学生档案管理的收集与整理工作，还包括信息的上传、传递等，这些行为要逐步规范化，从而形成科学化、标准化的档案管理模块，提高学生档案工作的水准，进而提升应用型高校的综合管理水准。首先，在学生档案管理过程中，要对信息化系统的操作控制进行强化，这样才能提高电子档案信息的准确性，尽可能的减少信息差错的出现。档案管理人员要结合学生档案管理工作实际，要求专业人员在信息化系统设计的时候制定相应的操作规范，包括档案管理系统操作的步骤与指令，提高系统的科学性。其次，要提高档案管理中系统的安全性，要设定相应的人员操作权限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期采用相应的软件来清理系统垃圾，为信息化建设提供良好的运营环境，避免未授权人员进入学生档案管理系统产生不良行为的发生。再次，重视计算机上机操作与管理，要求工作人员按照制度来进行档案数据的备份方案等工作。

4.顺应发展趋势，提高档案管理创新成效

纵观传统学生档案管理模式，由于学生个人的阅历在增加，技能竞赛、企业实践、顶岗实习经历增多，档案信息也会逐步增多，纸质档案信息的重点性不突出。而在学生档案管理中进行信息化建设，传统纸质档案管理模式的局限性被打破，管理人员和查阅人员通过输入相应的关键词就能找到相应的检索信息，档案信息的重点性凸显出来，有利于实现其价值。要实现档案信息系统的有效应用，就要提高管理人员的综合素质，这是重要的基础和保障。在学生档案管理中的进行创新的目的就是提高内部管理成效，根据系统纵深化发展的需求，注重平台化与智能化的发展。也就是说，平台化就是在档案管理过程中，建立协同化的信息共享平台。而智能化就是除了系统自动化的基本功能，还要实现对学生档案信息的分析、归纳与比较，把的“人”的因素体现到档案信息系统中。要顺应学生档案管理的发展趋势，就要注重设计的人性化。结合国际化的档案信息系统技术，方便使用和维护，融入知识管理理念，进而提高学生档案的管理成效。

5.建立学生档案建设工作协调和责任追究机制

应用型高校要明确学生档案的主管部门，制定行之有效的操作制度，针对学生档案管理不同阶段进行明确的划分，确保各个环节的工作人员职责，避免互相“踢皮球”的现象出现。要进一步协调档案档案管理跟其他部门之间的合作关系，针对数字化资源建设出台管理细则，提高高校师生对档案管理信息化的认识。在确立了信息化建设的要求之后，就要规范学生档案的录入行为。对各个院校的辅导员、招生办、就业办以及校企合作管理办公室、教务处等人员开展档案业务知识培训，让他们明确档案的规范化填写标准。因为这跟学生的切身利益密切相关，学校管理者必须给予重视，对于沒有规范操作导致学生信息漏录、错录的现象要追究相关人员的责任。

结论

综上所述，在互联网背景下，高校档案管理部门要注重学生的档案数据库系统建设，设立专职人员队伍开展这项工作，统一学生档案建设标准，从而为用人单位查询学生信息提供帮助，也为学生职业生涯的发展打下坚实的基础。

参考文献

[1]邹凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[ J].兰台世界，2016（13）.

[2]陈欣.人事档案数字化管理方向之思考[J]. 内蒙古科技与经济 .2016（19）

[3]王琴，董跃伟，余国辉，聂晶.高校纸质档案数字化成果利用探讨 [J].兰台世界2016（35）.