浅谈如何做好文书档案管理工作

田甜　张桂玲　张浩

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-00-01

前言

文书档案管理工作就是对过去所发生过的事件进行文字记录，并把记录的内容进行时间上的标记，将所有的历史记录按照一定的顺序进行分类管理。随着我国各领域事业的迅猛发展以及社会主义经济体制改革的不断完善，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。国家衡量一个单位业绩与管理水平的重要标准，就是档案管理工作是否科学有效，尤其是基于我国社会主义经济体制逐渐完善，对文书档案管理也提出了更高的要求。新时期档案的管理工作对科学性的要求更高，而且要跟住时代发展趋势。所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向。

一、文书档案工作的现状

1.在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重。

2.文书档案管理机构和职责不明确，文书档案工作在单位中还没有占据特别重要的地位，甚至把这看做“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作。机关机构设计时，甚至裁掉、削弱许多文书档案管理机构的地位，严重弱化了档案的功能。

3.文书档案管理人员专业素质不高 ，尽管目前我们有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质不足以满足新时期对于档案工作开展的需求，尤其是进入新时代以来，极度缺少对档案内容熟知，计算机能力不强，并且可以深层研究与拓展档案信息的复合型专业人才。

4.档案检索效率不高，档案检索包括手工检索和计算机检索。目前手工检索为主要的检索方式。各档案部门为手工检索做出许多准备工作，制造了形式各样的检索工具。制作检索工具时，经常重量不重质，因此制造的检索工具越多档案工作服务质量越高的思想成为一大误区。

5.在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。

二、文书档案工作的改革措施

1.领导重视是做好文书档案工作的前提

文书档案主要用于展示一个单位发展历程以及其建设成果。当前大部分的单位领导忽视文书档案管理的工作，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性，单位领导必须顾足单位全局发展，将文书档案管理工作规划为单位事业长期发展的战略目标中，让职工意识到档案工作的作用和其重要性，提高每个人对档案的重视度。

2.实现文秘工作与档案工作的一体化

在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

3.增强责任感，提高管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

4.不断加强学习，掌握管理技能.

目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

5.利用现有资源，整理档案

档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

三、结语

文書档案管理专业性较强，因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素，它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神，还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识，特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。所以只有具备扎实的专业知识和综合素质较高的文档管理工作人员，敢于创新，责任感强，才能真正实现新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员对工作情况更加适应，要全面提高文书档案管理人员知识水平和管理能力，既可借助各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关的工作规定，让文书档案管理人员充分意识到做好文档管理工作是责无旁贷。与此同时，对当前在编人员组织一些档案业务知识培训，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。