基层卫生监督业务档案管理及实践

赵朝红

摘 要：在卫生监督工作的发展进程中，卫生监督档案起着非常重要的作用，为卫生执法队伍建设的规范化、制度化、科学化提供了切实可靠的依据。本文通过介绍基层卫生监督业务档案的管理及作用，针对存在的问题，提出相应的措施，为实际工作提供一定的借鉴和参考。

关键词：基层；卫生监督；档案管理；实践

中图分类号：D922 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）12-0215-02

在卫生监督工作中，卫生监督档案占有非常重要的地位，必须通过一定的方式，采取必要的措施，对卫生监督档案实现良好的控制和管理，逐步提升卫生的规范化、科学化、制度化进程，为政府提供正确决策提供强有力的依据，在国计民生中发挥更加非常关键的作用。提高基层卫生监督业务档案管理，对实际工作具有非常重要的参考和借鉴意义。

1 基层卫生监督业务档案的管理及作用

卫生监督档案业务的管理在提高基层卫生监督质量中起着非常重要的作用，监督档案包含着很多的内容，需要明确卫生监督业务档案的管理及作用，不断提高卫生监督的质量，实现更大的经济和社会效益。

1.1 推进监督档案“一户一档”机制，提高动态管理质量

卫生监督工作的基础是对相关负责人和活动的档案管理，想要提高监督执法人员快速查找历史资料的能力，必须不断完善监督档案资料的管理机制，为实际工作提供更大的便利。为此，环境卫生科、学校卫生科、医疗监督科室等相关管理部门必须采取相应的措施，在独立开展的基础上，做好卫生许可的编排、编码、装盒等一系列工作，实行“一户一档”管理制度，整合经营项目、负责人身份证复印件、从业人员的身体检查状况表、卫生安全管理制度、卫生监督意见书、卫生监督意见书、样品检测报告、采样记录等一系列相关资料，保证整个过程的连贯性和合理性。

1.1.1 便于日常监督的动态管理

将日常监督的电子和文本两套资料档案一起建立并分类保管，检查工作结束之后，卫生监督员及时将卫生监督意见书、现场检查笔录、现场人员安排情况等关于卫生监督的文件和资料进行分门别类的整理，并放置在对应管理人的档案中，使经营者的动态情况能够得到及时掌握，出现问题的时候，方便查漏补缺，及时止损。保证日常监督的文书材料的完整，促进整个监督过程的动态性与合理性，使档案在日常监督中发挥出积极有效的作用。

1.1.2 便于为处理投诉举报案件提供有力证据

当有群众或者相关部门以违规经营或无证经营进行投诉举报时，需要作出积极的应对措施。首先，责任地段的监督员应对情况作出初步判断，然后分析许可档案和日常监督资料，找出相应的问题之后，安排专业人员进行实地调查，用事实说话。在调查的过程中，如果相关管理者不服从规定，可以出示执法档案材料，比如整改意见书、现场笔录、相关法律文书等，确保有当事人的亲笔签名，使相关负责人在證据面前结束行政处罚结果。

1.1.3 便于打击医疗机构中非法行为

良好医疗秩序的建立对于基层卫生工作的顺利开展具有关键作用。为此，需要采取相应的措施，建档立卷医疗机构及其从业人员的日常工作行为，对超范围行医、违法注射药物、使用劣质过期药品、违规行医、行医资格造假等行为进行严厉打击，必要时采取相应的措施进行惩罚，严重者吊销行医资格。接到举报之后，借助医疗档案，执法人员对医院进行检查，对医院是否存在超范围行医现象进行严格审核，对医务人员是否具备相应执业资质进行检查，结合实地调查的具体情况，对相关卫生监督意见书进行出示，并根据相关标准作出最后的决定。

1.2 合理利用档案，规避卫生执法中的责任风险

作为执法人员，卫生监督员肩负着重大的责任，同时也面临着一定的风险。作为强有力的卫生执法证据，可以通过完备的卫生监督档案，比如，详细的文字记录、相关的数据记载、现场检查笔录和监督意见书等，都可以在很大程度上还原现场，作为重要的材料支撑，为违法乱纪和不遵守行业道德的行为进行具有针对性的惩罚，通过工作效率的切实提高，使执法行为能起到更好的作用，使人员的配置更加专业化，相关的检查工作能够做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。

“非法行医”的举报在全国受理的各类投诉举报中占有很大的比例，大约70%左右。这些无证行医、无道德行医行为在很大程度上造成了社会的不稳定，贻误患者病情，甚至致人死亡，对患者家庭带来了很大的损害。在《最高人民检察院公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（一）》规定：“非法行医被卫生行政部门行政处罚两次以后，再次非法行医的”即构成非法行医罪，卫生监督部门要将案件移送公安部门。在将案件移送到公安机关时，卫生监督员需要提交两次案件的处罚内容档案，并保证内容的真实性，为严格执法提供切实的保障。卫生监督员如果在移送公安机关的过程中，违反相关程序，出现一定的误差和问题，按照相关规定需要承担法律责任。近几年，某地区发生因非法行医，卫生监督员被追责的事件。在打击非法行医的过程中，对档案的保管出现失误，在公安机关执法的过程中，不能提供切实可靠的证据，无法证明程序的正确性、合理性、合法性，最后导致卫生监督员对追究刑事责任。因此，在卫生监督员保障自身利益，有效规避风险的时候，不断完善和有效利用卫生监督档案具有非常重要的作用。对卫生监督档案的完善和利用也是卫生监督员正当地规避责任风险的有效保障。

2 基层卫生监督档案的问题和思考

2.1 完善档案的管理机制，改变重执法轻档案思路

作为后台性、基础性的业务，档案管理工作在基层卫生监督工作中往往处于不重要的位置，不能引起相关部门和管理人员的重视，基层卫生监督工作中，重执法轻档案现象非常普遍，在基层卫生监督所成立10多年时间里，这种情况依旧未能改变。遵循“个人监督个人归档、专人负责专人业务”的原则进行日常的档案监督工作，以往，分科室推行“一户一档”制度，档案的动态监督得到了很大程度的保障，但各个科室和分所在归档的时候，缺乏统一的标准，对档案的保管缺少专业人士的负责，紊乱的标准导致内部管理工作随意性较强，缺乏整体的目标规划，管理体制存在明显的漏洞。对于这个明显的问题，首先需要提高领导的重视程度，通过一系列有效措施，促使内部人员自觉学习相关知识，首先要争取领导重视，提高全员的档案业务知识和学习相关的档案法律法规，提高自身的业务能力和专业素质，为保证资料的完整性，可以根据实际情况，招聘不同数量的兼职档案员，对本科室档案的收集、整理、归档、保管等工作进行全面的负责，使档案的归档更加规范和专业。其次，应建立统一的档案制度，由综合档案室进行管理，对立卷、移交、保管等一系列制度进行进一步的明确，提高档案资料保管的正确完整。

2.2 促进信息化建设，提高资源共享性

对于大部分基层监督所来说，档案的管理仍停留在最基础的阶段。实物和电子档案的同步建立并未实现，管理处于比较分散的状态，档案信息的利用率还存在着跟大的进步空间。行政处罚案卷、行政审核（许可）案卷、投诉举报等行为与个人信息和隐私息息相关，保密性较好，信息的共享能力非常弱。因此，在档案管理的过程中，一方面要加强对信息的保护力度，提高信息的安全性与稳定性，另一方面，要注意分析外部环境，适应时代发展，促进信息化建设，实现信息化进程。具体来说，要做到：第一，在计算机网络中加入许可档案和执法档案查阅目录，使借阅者翻阅目录更加方便，通过减少查阅时间，提高档案的利用率。第二，在基层卫生监督机构建立电子档案。医疗执法工作非常复杂，在实际工作中存在很大的困难，程序非常繁琐，需要注意的地方很多，建立电子化档案起着非常重要的作用。卫生监督电子档案能够对卫生监督工作进行电子存档，使卫生监督过程朝着信息化、科学化、制度化方向发展。卫生监督员需要利用执法终端，现场检查医生和护士的资质并进行核实，不仅能将医疗机构资源共享，实现双赢，还能提升卫生监督的管理水平。

3 结语

卫生监督档案在集成卫生监督工作中起着非常重要的作用，能够为日常监督的动态管理提供很大的便利，为处理投诉举报案件提供强有力的证据，打击基层卫生监督工作中的违法行为。但同时也存在着一系列问题，需要完善档案管理机制，加强信息化进程，不断提高档案管理能力，促进基层卫生监督工作的不断进步。

参考文献

[1]闫俊丽.疾病预防档案管理中的问题及应对措施分析[J].法制博览，2018，（05）：243.