浅谈Word2010邮件合并在考场座次对照表打印中的应用

卢明星

摘 要：邮件合并是一项十分有用的功能，它可以做到自动批量打印大量文档，包括带照片的文档。本文以打印考场座次对照表为例，详细介绍邮件合并的功能。

关键词：邮件合并；座次表打印；域

中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）12-0023-02

学校每年举办各类考试，都要打印带照片的学生准考证和考场座次对照表，其他像校牌（胸卡）、学生证、荣誉证、通知书、学生档案等，若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。若利用Word邮件合并功能，这些问题就迎刃而解了。

邮件合并是Office的一个功能，本文以Office2010为例进行介绍，其他版本的Office请参考使用。在使用邮件合并之前，需要先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写数据的考场座次对照表）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（如图1），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来使用，也可以以邮件形式发出去。

为便于大家使用Word邮件合并功能，下面以制作考场座次对照表表为例分两种方法进行详细介绍。本例要求打印带照片的座次表，横排坐6人，纵排坐5人，每个考场30人，用A3幅面横版打印，在座次对照表上要显示考场、准考证号、身份证号、姓名、照片等信息。

1 利用信函进行座次表设计

1.1 制作座次表的模板

在Word中绘制文本框放置在左上角，设置文本框大小为宽6cm，高5cm，在文本框的底部输入姓名、座位号、身份证号、准考证号，字号为小五，然后在文字上方插入一行两列表格，设置表格高度为3.26cm，宽度默认即可，设置表格边框为无，如图2。

1.2 利用邮件合并功能

在Word中，切换到“邮件”标签，不要使用“邮件合并向导”，直接在“开始邮件合并”中选择信函，执行“选择收件人→使用现有列表”命令，在彈出的“选择数据源”对话框中选择工作表（数据在哪个表就选择哪个），如果表头使用了标题行，则勾选“数据首行包含列标题”）。建议在Excel表中使用标题行，这样操作起来更容易辨别每一列的内容。

接下来鼠标指针定位到模板中相应的位置，依次执行“插入合并域→……”等命令，使得在各个位置都插入了域标记。

在座次表的左上角需要显示考生的照片，需要插入图片控件。依次选择“插入”“文档部件”“域”，找到“includepicture”，在弹出的对话框中随意输入一个文件名（主要用于定位替换）。

修改插入的图片控件大小为高3cm，宽2.25cm，然后按“ALT+F9”切换到域代码编辑框，找到刚才输入的123，替换为插入合并域的“照片”。

至此，邮件合并的这大步基本上就算完成了，

1.3 生成证件文档

本次设计的座次对照表需要在一张纸上一个考场的数据，这一步没处理好，是没办法实现在一张纸上按适当的比例打印出多份证件的。

双击模板的边框使“绘图工具”工具标签自动浮于上方，然后选择“自动换行→嵌入型”。

接下来在“邮件”标签中执行“完成并合并→编辑单个文档”命令，在弹出的对话框中选择“全部”并“确定”。这时Word会自动生成一个名为“信函1”的文档，并且每页一张座次对照表，仔细查看座次对照表的内容可以发现，是根据Excel中的数据生成的座次对照表，说明“邮件合并”这一步没有什么问题。

在“开始”标签中执行“编辑→替换”命令。在打开的“查找和替换”对话框中，切换到“更多”模式，然后在“查找内容”中输入“特殊格式”的“分节符”，“替换为”中留空。单击“全部替换”按钮，这时你就会发现文档出现变化了，一个页面中出现了多个准考证了，这时通过更改页边距进行调整，就可以轻松实现在一张A3纸上打印出30张座次表了。如果“信函1”文档的照片无法显示，请先保存文档，然后打开，按“ctrl+A”全选后，按F9刷新即可显示照片。

至于在一张纸上到底打印多少张证件，一般还会和证件本身的大小有关，掌握了方法，具体的打多少张自己慢慢调吧。

2 利用目录进行座次表设计

为了更精确的设置座次表的样式，用邮件合并里的目录更加方便，操作方式如下。

2.1 制作座次表的模板

打开word程序，设置纸张为A3，横向，页边距均为1cm。在最上方插入标题“第考场座次表”，然后插入一个5行6列的表格，设置表格单元格宽6.6cm，高5cm。

在每个单元格里插入一个4行1列的表格，调整行高和列宽，并按照图3输入姓名、座位号、身份证号、准考证号，字号为小五。

2.2 利用邮件合并功能

在Word中，切换到“邮件”标签，直接在“开始邮件合并”中选择目录，执行“选择收件人→使用现有列表”命令，在弹出的“选择数据源”对话框中选择工作表。

和第一种方法一样，依次执行“插入合并域→……”等命令，使得在各个位置都插入了域标记。

此时可选择单元格中的表格进行复制，然后在各个单元格进行粘贴，然后在需要插入考生照片的地方用方法一的步骤插入includepicture控件，并进行“插入合并域”操作，选择“照片”。此时可不调整图片控件的大小。也可结合“视图”中的“宏”进行快速插入。

注意考生的照片只能逐个插入，不能粘贴。

2.3 生成证件文档并调整图片大小

在“邮件”标签中执行“完成并合并→编辑单个文档”命令，在弹出的对话框中选择“全部”并“确定”。这时Word会自动生成一个名为“目录1”的文档，按“ctrl+A”全选后，按F9刷新后可看到照片太大，不是我们想要的效果。

這时点击“视图”中的“宏”，随后弹出“宏”对话框，在宏名中输入setpicsize，单击“创建”按钮进入Visual Basic 编辑器，输入如下代码：

Sub SetPicSize（） '设置图片大小

Dim n '图片个数

On Error Resume Next '忽略错误

For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count 'InlineShapes 类型 图片

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Height=3*28.35'设置图片高度为5cm（1cm等于28.35px）

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Width=2.25*28.35'设置图片宽度4cm

Next n

End Sub

关闭入Visual Basic编辑器，返回word，重新选择“视图”--“宏”，再次进入宏的界面，在弹出的宏名中选择“setpicsize”，最后点击“运行”，即可快速地批量修改所有图片大小。

2.4 域的操作

Word域是范围，类似数据库中的字段。每个Word域都有唯一的名字，其是一个变量有不同的取值。

例如，域代码{DATE〔MERGEFORMAT}插入当前日期，其中DATE是域类型，{}是域标识，“〔MERGEFORMAT”是域开关。

2.4.1 F9更新域

由于域是一个变量，当域没有显示出最新信息时，对域进行更新获得新值。

更新单个域，单击需要更新的域或域结果进行选择，按F9更新域。

更新所有域，按Ctrl+A，“全选”，选定整篇文档，按F9更新域。

2.4.2 Alt+F9显示或隐藏域代码

“ALT+F9”是开关键，按一次显示，再按一次隐藏，以此反复。因此，此操作成功的关键是，首先保存文档，让生成的文档与照片文件在同一文件夹下，然后使用Ctrl+A、F9键，即更新所有域，此时才是真正导入照片的过程，如果Excel中“照片”中名字与实际照片名称不能一一对应，就会出现某些照片导入不成功的现象，如果照片文件与生成的文档不在同一文件夹下，就会出现全部照片不能导入的现象。

3 结语

邮件合并是将多条记录按照内容一致性、格式相同性要求批量地一次性呈现，该功能具有特别强的实用性，但同时又有很强的操作性。以上介绍了两种不同方法实现邮件合并打印座次表的方式，当然利用邮件合并还可以打印准考证、毕业证等，在实际应用中要根据具体情况来进行选择使用。

参考文献

[1]高丽霞.邮件合并功能在审计报告模板中的妙用[J].审计月刊，2017，（06）：29-30.

[2]张靖.邮件合并在证件设计中的应用[J].科技经济导刊，2017，（11）：29.