办公室精细化管理的对策与思路

谢慈雅

摘要：没有规矩不成方圆，办公室需要进行精细化管理，目前办公室存在制度、写作、员工综合素质方面的短板，经过分析，提出要完善制度，规范化流程、落实责任到个人等一系列较完善的体系。

关键词：国企;办公室 ;精细化管理

企业办公室行政管理中存在的问题

办公制度要进一步完善

管理制度是企业各部门“没有规矩不成方圆”的必要规章制度，管理制度的完整、合理性是办公工作能够完美进行的基础。很多公司对办公室的事务没有明确的分工，使得有些工作缺少对应的责任人，发生工作无人认领，相互推诿的情况，影响工作的顺利进行。

团结协作要进一步加强

办公室的行政工作需要各部门各人员之间的相互沟通、合作、配合，不是一个人可以单独完成的。在企业单位的实际工作中，一些企业的员工缺少协作能力，无法进行有效的沟通，当工作出现问题时，员工没有团队合作意识，这就导致了问题无法短时间内有效的解决，从而导致办公效率低下，增加了企业的管理成本。

员工综合要进一步提高

在企业中，有的员工的综合素质较低，不能够胜任办公室的事务。因办公室工作的特殊性，导致有些工作没有具体的责任人，当此类问题发生时，办公室人员不能及时有效地解决问题，因有的员工综合素质较低，责任感低下，缺少主人翁意识，对没有明确责任的工作，不会以积极的心态对待，导致问题的堆积，影响企业的正常运行。

办公室精细化管理的实施思路

第一，提高效率。办公室存在着许多问题，如文件和电信操作效率低下。原因是什么，在这之中既有文件量大、人力不足等客观因素，也有轻重缓急的处理不到位、流通环节缺乏紧密联系等主观因素。在众多事务不可逆转、不能在短时间内大幅增加员工及人手的情况下，运用精细化管理的理念和方法，进一步完善工作体系，优化运作模式，删除无效环节，加强考核激励，这样可以有效地提高整体工作效率和实现“无增长改善”。

第二，规范运行。日常办公写作、会议、事务中存在着一些不周密、不规范的现象，其中有些是由于制度上的漏洞，这些只能靠经验和情感来操作，有些是明确了规章制度，但没有严格遵守。要解决许多这类的问题，不仅要加快加强办公室日常工作制度的建设，使一切都能遵守规章制度，还要进一步加强各项制度规定的落实，做到不漏气、不缩水，这些其实都是精细管理的本质。

第三，塑造形象。办公室是企业的“前厅”和“墙对墙”。政府对办公室的印象，基本上都是上级领导、基层干部和人民群众在办公室的作风而留下的。因此，树立良好的风格形象对办公室就显得尤为重要。精细化管理的价值取向，如精益求精、严谨细致、规范有序，符合政府机关塑造的优秀机关文化和即将要向人民展示的形象，也是政府机关需要塑造的重要原由。

办公室精细化管理的实施路径

日常管理程序生活中的大小事务都自有它的规定，政府办公厅作为政治机构，必须遵守相关的法律法规，这是办公厅需要放在首位考虑的，因此相关人员在工作时一点也不能马虎。尤其要坚定党的领导等核心政治原则，力争做一个铸造师，而不是和稀泥。并且平日里要注重完善办公厅的制度体系，及时进行修修改改，这里说的修是指修缮，按时检查现有的制度，及时摈弃过时无用的制度，令工作制度与时俱进促进工作的高效完成。补就是查出制度中存在的漏洞，擬定并颁布针对这些漏洞的新规，让工作体系趋于完整，把每项工作都纳入可控范围内。

工作质量程序

一般来说，标准化指的就是让任意一个人来做一项工作都能达到预期的效果;或者是由一个人来完成各项不同的工作，都能满足上级的要求。标准化的前提就是要有一个定位清晰并有着具体要求的量尺，可以放在每个职位或是每个任务中应用。一方面，依据办公厅职工的不同职能，对每个职位进行严格监督，裁定出各个职位清晰明了的责任边界，让人员变动对工作进度的影响降到最低。另一方面，根据有关部门的特殊需求，提出可操作性高、针对性强的工作要求，使办公厅发布的所有条款都是严谨的，所做的事都是恰当的。

运转流程程序

需要特别说明的是，细化管理条例初衷并不是想让工作更为复杂化，而是希望通过这样的方式能让整个工作流程得到优化，把工作细化到每一个小节上，避免出现丢了西瓜捡芝麻的情况。

督促跟进程序

政府办公厅与其他部门一个明显的不同之处就是它需要督促其他部门的工作，通过对各项工作的监督来保证任务的顺利完成。“三办三为”工作的大小业务都需要进行跟进，这需要办公厅的每一分子共同协作来完成。整个监督实施过程需要精确分配任务，明确个人职责范围，保证工作进行到每一个阶段都有专人跟进，看好工作流程的整个阶段，直至工作顺利完成。

应急协作程序

出现预料之外的情况时是最考验能力的时候。在日常工作进行时推行细化管理是必要的，而当突发事件出现时更能体现细化管理的重要性。政府办公厅由于职责的特殊性，遇到突发状况在所难免，而办公厅的工作自成体系，需要有关人员能够及时相互协作处理。尤其是召开紧急会议和出现严重突发事件等较为艰巨的任务时，工作人员需要时刻准备好B计划甚至是C计划，做好本职工作，及时查漏补缺，集中力量办大事、办急事，并保证办成事、不出事。

（作者单位：广西交建工程检测咨询有限公司）

【参考文献】

[1]秦蕊. 办公室精细化管理[J]. 现代企业文化， 2015（03）.