加强声像档案管理的必要性分析

摘 要：随着数字化时代的来临，声像制品越来越普遍，声像档案也随之迅速发展。声像档案有着纸质档案不可比拟的重要功能，但声像档案却由于其本身的特殊性为声像档案的管理增加了难度，同时当下声像档案管理还存在许多的问题，有必要加强声像档案管理，以此更好地发挥声像档案的功能。

关键词：声像档案；管理；功能；存在问题

所谓声像档案，是指一切在具体的实践活动中摄制的，具有重要保存价值的，通过特定介质保存的区别于纸质档案的特殊档案类型。声像档案主要以磁性材料或者光感材料为载体，通过照片、影片，录音、录像等形式将国家机关、企事业单位或者其他社會组织和个人的活动记录保存下来。将摄制形成的照片、影片和录音带、录像带配上相关的文字说明，就形成了具有保存价值档案记录。声像档案的运用特别广泛，可用于政治、经济、军事和科技文化领域，甚至还可以用于宗教和一般社会活动。具体而言，声像档案材料可以运用于各个领域，如医疗行业、电力行业、交通行业、新闻媒体、城建、高校甚至可以运用于公证和刑侦领域。声像档案的运用不可谓不广泛，声像档案的重要性可见一斑。但是目前声像档案的保存与管理情况并不乐观，加强声像档案管理刻不容缓。

一、从声像档案的特性及功能对声像管理的必要性进行分析

（一）声像档案本身的特性

1.载体的特殊性

声像档案是以磁性材料或者光感材料为载体的照片、录音、录像等，因此它对存储条件的要求比纸质档案高出许多。由于材质的特殊性，其很容易受到如光照条件、磁场、湿度、温度等外部因素的影响，档案必须存放在特殊的库房中。光辐射对档案的破坏极强，主要是因为过强的光辐射会破坏存储材料的稳定性，导致信号衰弱进而破坏保存的音像信息或者加快磁带老化的速度。因此库房应当在对照明工具的选择方面要慎重，白炽灯是个不错的选择；同时还应当防止库房受外界自然光源的影响，要在窗户上安置百叶窗或者遮光性较强的窗帘。声像档案存储的库房必须要严格控制温度和湿度，因为光感材料很容易受到不稳定的温度和湿度的破坏。温度和湿度过高过低甚至是不稳定的温度都会导致磁粉脱落或者是导致磁带卷边，这会使得在播放过程中图像不清晰或者甚至是无图像，此外，由于档案的材质包括氧化铁，聚酯和粘合剂等，这些都是易燃品，因此适宜的温度和湿度就显得更为重要了，防火措施和防火设备也是必不可少。

2.声像制品的广泛应用

随着科技的进步和数字化时代的到来，照相机、数码相机和摄像机的运用越来越普遍，照片的拍摄和录音录像的录制越来越方便，人们越来越偏好用声像制品来记录信息和保存重要内容，音像档案数量越来越多，记载的内容也越来越丰富，加强声像档案的管理，形成有效的档案管理流程和体系就显得尤为重要。

（二）声像制品的功能

1.声像档案的一般功能

声像档案虽在材质和表现方式方面与纸质档案有所区别，但是其仍就具备一般档案材料的功能，即记录和证明功能。声像档案真实的记录了不同时期的历史阶段的发展和变化过程，是档案所有者宝贵的经验财富和信息资源，同时也是领导进行重大决策的参考凭证和依据。

2.声像档案的特殊功能

声像档案通过图像、声音不但可以详细的记录活动中的时间、地点、人物和周围场景等，还可以如实的反映当时的气氛、环境，可以真实地将原场景和画面进行还原，这是纸质档案无法比拟的。它具有强烈的时间感、空间感和现场感，可以生动的反映和再现档案记录时原貌，可以使人身临其境，更好的感受活动的氛围。

二、从目前声像档案管理的现状来分析加强声像管理的必要性

目前声像档案主要存在意识薄弱等方面的问题：

（一）声像档案管理意识薄弱

由于声像档案的摄制者与保存者分属于不同的部门，在业务部门的摄制者意识薄弱，主要存在两种思想误区：其一是完全没有认识到拍摄的资源属于声像档案，一直认为只有纸质档案才属于档案的范围，所以不能及时地将摄制的声像资料交由相关部门进行保存，导致了声像档案的遗失或者损坏；其二是认识到了声像资源是需要保存的重要档案，可是却认为个人拍摄的材料属于个人，不应当交由单位保管，资源的处分权在自己，从而错误的将声像资源进行处理。

（二）添置多，利用率少导致声像档案归档难

数码技术的进步促进了声像档案的发展，同时也给声像档案的管理带来了一定的阻碍。由于设备的多样化和普遍化，导致声像档案的数量急剧增多，种类也不断丰富。可是，这也降低了声像档案的质量，提高了档案归档和保存的难度，为声像资源管理留下了隐患。

（三）资金投入少，保存环境恶劣

因为声像资源对库房的要求较高，但是目前各单位对声像档案管理的资金投入并不多，并没有为声像资源提供一个良好的保存环境，导致声像档案损坏率高，并不有利于实现声像档案的功能。

（四）队伍素质较低，亦未形成相应的管理体系

由于长期以来都是用纸质档案保存相关的重要信息，档案学研究的重点也是纸质档案的保存和体系的建立，目前已经取得了相当的成效和完备的管理体系。可是对于声像档案来说，管理者数量少且素质也普遍较低，并没有完备的声像档案管理知识，这对于声像档案的管理来说是一个亟待解决问题。另外，由于声像档案发展太过迅速，目前并没有足够的声像档案管理经验，并没有形成完备的声像档案管理体系，这也为声像档案的管理增加了难度。

三、结语

声像档案的管理和保存是当今档案管理的重要工作内容，但目前声像档案管理还存在较多的问题，而声像档案有对于单位的科学管理、工作研究和重大决策有着重要的作用，因此积极采取有效措施加强声像档案的管理刻不容缓。数字化时代，加强声像档案的数字化是解决声像档案管理问题的重要方法。同时，提高档案管理者素质、加强资料搜集者的声像档案意识、建立完备的声像档案管理体系，加强对声像档案的资金投入，也是解决当下声像档案管理问题的有效措施。

参考文献：

[1]林少华.声像档案管理工作的难点及对策[J].档案学研究，2012（07）.

[2]谭伟贞.声像档案信息化管理中的问题与对策分析[J].管理研究，2010（09）.

[3]梁骁.高校声像档案数字化管理对策研究[J].社会管理，2016（01）.

作者简介：冯楚璎，女，汉族，河北廊坊人，工学学士，助理馆员，主要研究方向：档案管理。