项目管理在国际会议中的应用研究——以2017广州《财富》全球论坛为例

陈婉茹

(华南师范大学旅游管理学院会展经济与管理系，广东 广州 510631)

0 引言

大型活动(如体育赛事、国际会议)筹办者青睐项目管理有条理性、实用性强的特点，纷纷引用项目管理理论。例如，2008年北京奥运会、2010年广州亚运会、2012年广州国际城市创新大会、2014年青岛世界园艺博览会、2014年北京世界葡萄大会均引入项目管理理论保障活动成功举办。由此可见，项目管理理论对于指导大型活动具有重要作用。

随着会议业的快速发展，如何办好一场会议成为办会者的关注焦点。项目管理理论因具有实用性强的特点，作为保障会议成功的工具被引入会议业。本文旨在以2017广州《财富》全球论坛为例，探讨项目管理理论指导大型国际会议的可行性和存在的问题，为同类型活动提供参考经验，进一步推广项目管理理论在大型活动中的应用。

1 项目管理与会议管理

1.1 项目管理

项目管理是管理学的分支学科，是第二次世界大战后期发展起来的新管理技术，最初用于军事领域。随着技术的不断发展，项目管理的应用范围从20世纪80年代仅限于建筑、国防、航天等领域，发展到现在的计算机、电子通信、金融业甚至政府机关等，其重要性逐渐凸显。

1.2 项目进度管理

Gantt提出将甘特图的管理技术应用于项目进度管理，能清晰直观地反映项目活动的时间进度[1-2]。美国杜邦公司于1956年发明了关键路径法(Critical Path Method，CPM)，运用项目网络图对项目活动的持续时间和进度进行分析计算，计算出最优路径[1-2]。1958年，美国海军特种计划局创新使用计划评审技术(Plan Evaluation Review Technology，PERT)，提高了工作效率[3]。近年来，项目进度管理领域的发展进一步成熟，横道图、S曲线、香蕉曲线和挣值法等在项目进度管理中得以广泛应用[4]。

1.3 项目沟通管理

在项目管理中，要高效科学、有组织地完成项目，离不开有效的信息沟通。沟通管理在项目管理中占有重要地位，是项目成败的关键因素之一[5]。项目管理的沟通成本在某种程度上决定了项目管理的成本[6]，因此需要建立科学有效的沟通管理体系，保障项目沟通顺利进行。

1.4 会议项目管理

项目管理作为强化保障会议成功的工具和正式流程被引入会议业[7]。运用项目管理方法计划和控制会务工作，可使会议筹备工作化繁为简，推进会议筹备进程，保障会议顺利召开[8]。会议项目管理已在大型会议中广泛应用，其重要性日益凸显。

2 案例研究——2017广州《财富》全球论坛

本文重点探讨2017广州《财富》全球论坛的进度管理和沟通管理。

2.1 2017广州《财富》全球论坛简介

《财富》全球论坛创办于1995年，由美国《财富》杂志主办，已先后举办了14届。论坛邀请全球跨国公司高层、世界知名政治家和经济学者参加，共同探讨全球经济所面临的问题。2017年，该论坛在广州举办，以“开放与创新：构建经济新格局”为主题，聚焦于全球化和数字化，展现广州和华南地区开放创新的发展新局面，展示中国“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展新理念，助力开放型经济新体制建设。

为办好此次会议，广州市政府特意成立2017广州《财富》全球论坛组织委员会(以下简称“组委会”)，决定论坛筹备重大事项，统筹指挥论坛筹备工作；成立2017广州《财富》全球论坛执行委员会(以下简称“执委会”)，执行组委会决策，推进落实论坛筹备工作。执委会下设办公室、监察审计室2个直属机构，以及会务与礼宾、新闻宣传、商务服务、酒店与参观、交通保障、安全保障、环境提升、城市管理和志愿服务等9个工作团队。

2.2 项目进度管理

2017广州《财富》全球论坛的筹备阶段共分为5个时期，分别为总体策划期、整体推进期、全面落实期、会时运行期和总结提升期。筹备之初，执委办计划与运行组会征集各工作团队的工作事项和工作时间，进行初步的项目进度安排。

2.2.1 工作分解结构

《财富》全球论坛的会议等级较高，所牵涉的项目内容多，工作内容相当繁杂。为确保会议顺利举行和各方组织者能协调合作，本届论坛使用工作分解结构(WBS)将论坛会议项目分解为较细小且明确的项目活动。以会务与礼宾团队为例，列出该团队的部分项目活动的工作分解结构(见表1)。

表1 2017广州《财富》全球论坛会务与礼宾团队的工作分解结构

(续)

根据工作分解结构图制作推进计划概要甘特图。2017广州《财富》全球论坛对项目进度进行监测与跟踪，定期对项目进度进行监测，了解项目最新进展，对超时未完成的重要任务发布红灯预警信号，根据最新情况解决相关问题，调整项目计划，推动会议筹备顺利进行。

2.2.2 项目关键路径

关键路径是指网络终端元素的序列。该序列有最长的项目工期，且对整个项目的工期起着至关重要的作用，决定了整个项目的最短完成时间。任何关键路径上的终端元素延迟都将直接影响项目的预期完成时间。2017广州《财富》全球论坛执委办和九大团队将WBS图中主要且历时较长的活动进行排序，并根据经验估算项目活动时长，考虑活动间的逻辑关系次序。按拓扑有序序列推算出各活动最早可能发生时间，再按逆拓扑有序序列推算出各活动允许最晚发生时间，根据项目允许最迟开始时间和结束时间计算项目的总时差，得出项目的工期，以工期长短和重要性识别关键路径和关键活动。根据结果制定2017广州《财富》全球论坛总体推进计划概要图(关键节点)。

2.3 项目沟通管理

成功的项目管理离不开有效的沟通，沟通管理贯穿于整个项目管理过程中。为了实现有效沟通，通常需要借助各种沟通手段。

2017广州《财富》全球论坛属于国际会议，需与多方进行沟通。因此，在制定沟通计划表时需结合会议筹备的不同阶段特点，充分考虑会议举办牵涉的各单位企业和项目其他领域的过程结果对沟通渠道结果的影响，从而采取相应的措施。针对不同的沟通对象，明确与其的沟通需求，选择最佳的信息沟通方式，制定出沟通计划表(见表2)，将信息通过合适的渠道有效及时地传递给合适的对象，保持各方沟通顺畅，从而促进会议筹备工作的顺利推进。

表2 2017广州《财富》全球论坛沟通计划表

(续)

注：根据实习观察和经验对沟通计划表进行模糊化处理。

2.3.1 项目主要沟通障碍

尽管2017广州《财富》全球论坛能按计划表进行沟通并取得较好的沟通效果，但存在较多的沟通障碍。

(1)中西文化差异。由于《财富》全球论坛由《财富》杂志主办，相当大的主动权在于《财富》方。《财富》方人员是西方人，思维方式、文化习惯等与中国人有所差异，讲究契约精神，风格较为随意，但同时欠缺灵活性。中方人员在筹备过程中则注重细节和服务，考虑周全，想法与《财富》方有一定分歧，需要双方人员多次反复协商，寻求平衡点。

(2)成员空间分离。由于《财富》方人员和中方人员不在同一地点工作，双方沟通时存在时差和空间距离等客观因素，信息传递较慢，且信息难以传递清楚。遇到紧急待沟通事情时，往往会延迟处理时间。

(3)组织架构有待完善。本次筹备会议的主体是政府，易将行事较严谨的做法套用到会议筹备过程,沟通存在较长的沟通链，需要层层汇报和反馈，耗时较长。此外，工作团队之间没有明确责任权限，团队间较难分清主次，可能会出现多头领导或互相扯皮的情况，影响工作效率和进度。

2.3.2 解决沟通障碍的措施

根据2017广州《财富》全球论坛的筹备经验，探索出解决沟通障碍的措施。

(1)寻找利益共同点。中外双方沟通时需要明确双方需要坚守的原则和不能接受的事项，明确利益共同点。中方坚持以“我”为主的原则，把握主动权，做好主办城市的东道主。

(2)强化沟通意识。同类会议中所涉及活动项目范围广，层级关系多，内容丰富，人员数量大，且存在较多不确定因素。在该情况下，沟通意识显得尤为重要，项目负责人需随时与其他工作人员进行沟通协调，所有项目团队成员都必须强化沟通意识，发挥自己的作用，配合项目负责人和团队推进项目实施。

(3)注重沟通技巧。项目管理中的沟通是必不可少的，恰当的沟通技巧十分重要。组织内部沟通时应实事求是，描述客观，避免破坏良好的工作氛围；对外沟通时，则需顾及团队的形象，对沟通对象应以礼相待。沟通内容强调信息一致，做到言简意赅，只传递确切信息，对无法确定的信息不做保证。

(4)把握沟通时效性。关键事件更应跟进项目进度，避免因沟通不及时，信息反馈延迟，影响项目进度，不利于后期工作开展。

2.4 2017广州《财富》全球论坛项目管理的借鉴与启示

2017广州《财富》全球论坛的成功举办丰富了项目管理的应用案例，也在项目管理方面探索出创新之处，为举办类似的国际会议提供了宝贵的经验。

(1)设立执委办计划运行组。2017广州《财富》全球论坛执委会的组织架构中特设计划运行组，由项目管理专家等人员组成，指导和监测论坛筹备情况。该运行模式为广州举办国际会议提供专业指导已有8年，均取得不俗的成绩。

(2)动态调整项目管理进度。执委办计划运行组的项目专家人员与工作团队的执行人员根据工作实际情况积极进行沟通，对项目管理计划表和监控表进行多次商讨和动态调整，按调整后的计划表和监控表执行和监督。此外，由于信息变幻快、内容多次变动等情况，工作团队和执委办需要因时、因地制宜改善项目管理模式并进行动态调整，不断适应属于论坛的项目管理模式，促进论坛顺利举办。

(3)发挥计划统筹分层管控作用。充分发挥计划统筹分层管控作用，从“全面落实、会时运行、总结提升”3个阶段对全委各团队筹办工作进行全程管控，立足进度控制，通过“分析评估、预警提示、监控报告”等手段，确保各项筹备工作决策科学、统筹推进、高效落实。严格落实《会时运行方案》，明确会时运行工作职责分工、任务边界和时间节点，构建集中统一、层次分明、协调高效、调度有力的会时运行指挥系统。精心组织桌面推演、综合演练和全仿真演练，通过演练查漏补缺，完善应急预案，确保活动万无一失；狠抓跟踪问效，确保每项工作有人抓、有结果、有成效。

(4)实行场长负责制。论坛期间每场活动都实行场长负责制，每个活动都有一个场长专门负责该活动的相关事项，有细致的工作方案和会时运行方案，活动内容精确到分钟，确保该活动顺利完成。

(5)组建信息中心。全面整合有关职能部门的资源和力量，组建论坛信息中心，启用参会嘉宾信息电子管理系统，全力做好参会嘉宾的信息收集汇总和动态更新，在执委会内部每天发布一次注册参会嘉宾的最新统计数据和名单，为论坛筹备工作提供动态的数据支持，并为论坛会时运行落实基础信息保障。

(6)建立会时运行指挥部。会议期间执委办在三大会场设立会时运行指挥部，由各团队的负责人坐镇指挥部，以便应对突发事件，秉持“特事特办”的工作原则，避免因沟通、办事程序繁杂而影响会议举办，保证论坛顺利进行。

3 结语

本文以2017广州《财富》全球论坛为案例，采用工作分解结构和关键路径法制定项目进度计划，融入监测和跟踪等环节，确保项目顺利推进，保障会议的顺利召开。分析案例的沟通管理存在的障碍，如中西文化差异、成员空间分离和组织结构有待完善等，提出了提升国际会议沟通管理水平的建议，如寻求利益共同点、强化沟通意识、注重沟通技巧和把握沟通时效性等，并总结了案例在项目管理方面的创新、可取之处，如设立计划与运行组、动态调整项目管理进度、发挥计划统筹分层管控作用、实行场长负责制、组建信息中心和建立会时运行指挥部等，为举办国际会议提供了学习经验。国际会议在筹备过程中需充分运用项目管理理论，优化工作项目，提升工作效率，但需要注意在运用项目管理理论时要结合实际情况，留意外在不可控因素，及时对项目管理进行修改完善，建立和维持畅通的沟通体系，确保会议顺利进行，进一步推广项目管理理论在同类型国际会议管理中的应用。