提升民用建筑工程档案资料管理的有效性

李岩

【摘 要】 依据相关文献资料的记载，首先介绍民用建筑档案资料管理领域中存在的问题，而后提出一些问题应对措施，希望能够在日后相关工作人员对这个问题进行分析的时候，起到一定借鉴性作用，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

【关键词】 民用建筑 档案资料 管理

1 现阶段民用建筑工程档案资料管理领域中存在的问题

相较于工业建筑工程项目来说，民用建筑工程项目的规模一般都不是很大，工程规模、投资量以及单位体量都比较小，因此一般不会得到充分地重视，但是却会对民用建筑工程项目施工工艺和设备提出更高的要求。民用建筑工程项目管理具备一定特征，因此工程档案资料管理和工业建筑项目自然也不一样。

1.1 档案资料没有得到充分地重视

现阶段民用建筑施工单位实际工作的过程当中，一般都会予以工程项目建设工作充分地重视，但是档案资料管理却没有得到应有的重视，并没有对档案资料管理的重要性形成深入的认识，存在档案人员配置不充足以及水平不高等问题，因此会在民用建筑工程项目施工环节当中造成一定负面影响。

1.2 档案管理不是十分规范

一般情况下民用建筑工程项目档案管理都不是十分标准，在各项档案管理工作进行的过程当中，比方說档案分类、编号以及文件传输等工作的水平不是很高，各个地区一般都会应用地方性档案管理标准，不会遵循国家标准及行业标准，因此想要对档案资料管理工作的规范性做出保证，是一件十分困难的事情。

1.3 参建单位数量比较多、覆盖面比较大

民用建筑工程项目具备“麻雀虽小、五脏俱全”这种特征，整个工程项目看上去并不是很大，但是工程管理的要求比较高，并且系统也比较复杂，施工过程中产生的文件非常多，因此管理工作的难度比较高。将北京华能大厦当成实际案例，这一工程项目是华能集团办公大楼，在总包单位之下还有消防、空调以及设备企业等三十多个单位，不单单交叉施工的难度比较高，也会让档案资料管理难度大幅度提升。这些施工单位来源于全国范围内各个地区当中，因此对工程档案资料管理都有自己的理解，非常容易在实际工作的过程中各自工作，假如管理水平不高，那么引发资料混乱及流失问题的几率比较高。依据工程项目特征及工程管理目标，使用有效性比较强的措施来处理问题，提升档案资料过程控制力度，以免在民用建筑工程管理环节当中发生资料返工以及造假等问题，促使档案资料能够更好的在建筑工程项目施工环节当中提供服务，为工程项目各项工作的顺利开展做出一定保证。

2 提升民用建筑工程档案资料管理有效性的方法

2.1 多元化管理

构建在整个工程项目中有所体现的全面档案管理体系，在工程项目投入建设之后，就应当将档案管理目标以及竣工资料移交等工作列入到承包合同当中，并将其当成是考核的指标之一。各个参建单位在实际工作的过程中，都应当将档案工作划归到年度工作计划当中，并构建适应性比较强的岗位责任制，明确规定领导者参与到项目档案管理当中，部门经理实际工作的过程中应当充分重视日常档案，各个单位都应当派遣咋混业档案管理人员参与到管理工作当中，以便于可以对档案管理效率及水平做出保证，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

2.2 组织档案管理人员参与培训

为了能够促使档案管理效率及质量得到保证，各个单位不单单应当派遣专业工作人员开展档案管理工作，也应当在业主处备案。施工单位定期邀请一定数量专家到施工现场当中宣传先进档案管理经验，促使各个参建单位能够依据实际要求完成档案资料管理工作，满足竣工验收环节当中提出的要求。在经过系统的学习之后，档案管理人员的业务水平可以得到大幅度提升，从而想要对自己的日常工作效率及质量做出保证，自然是一件比较简单的事情。

2.3 构建奖惩机制

为了可以加工各个参建单位的档案管理积极性与主动性充分调动出来，依据施工现场实际情况及工程项目实际需求，构建适应性比较强的档案资料奖惩机制，档案资料管理是工程质量管理环节当中一项十分重要的内容。妥善完成档案资料管理工作的单位应当得到一定奖励，档案管理秩序混乱，并且文件资料丢失几率比较高的单位应当做出一定处罚。参建单位逐渐从以往的接受惩罚到获取奖励，促使文件档案管理效果及效率得到保证，促使工民建工程项目逐渐走上一条稳定发展道路上。

2.4 使用有效性较强的过程控制办法

每周开展一次资料抽检工作，促使档案管理工作可以和工程项目建设工作同步。各个参建单位资料管理人员应当配合检查人员完成检查工作。依据施工现场实际情况来对档案管理情况进行实时动态的监督管理，以免在实际工作的过程中发生资料丢失等问题。重点对建材进场检验资料进行管理，就可以对资料的精准性做出保证，在检验工作进行的过程中，如果发现各项资料当中存在一定问题，应当及时将资料当中的问题记录下来，提出整改方案，并对整改的进度进行监督，从而也就可以保证资料和工程项目建设工作保持同步。

在制定严格的档案资料管理制度，并在施工环节当中严格开展监督管理工作之后，可以将档案管理人员的积极性及主动性充分调动出来，并让各个参建单位的档案管理人员对自身职责形成较为深入的认识，在实际工作的过程中，积极完成职责范围内的各项事务，促使档案资料管理效率及水平得到保证，从而也就可以对民用建筑工程项目各项工作的顺利开展做出一定保证。

结语

依据上文中的叙述能够了解到的是，现阶段我国民用建筑工程档案资料管理领域中仍然存在一些问题，笔者详细对这些问题进行分析，以便于可以对问题形成原因形成深入的认识，并依据问题形成原因找寻有效性比较强的管理方法，促使民用建筑工程档案资料管理效率及水平得到保证，促使建筑工程行业逐渐走上一条稳定发展道路上，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

【参考文献】

[1] 张常杰.北京市民用建筑节能规划实施效果评估研究[D].北京交通大学，2017.

[2] 王孙梦.既有民用建筑结构检测及安全性评定研究[D].西安建筑科技大学，2016.

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