论档案管理信息化建设中的标准化问题

刘筱

摘要：档案管理一直是园林事业单位发展中边缘性且重要性的条件，档案管理从传统人力书面管理模式到后续的信息化建设，产生了一系列的变革，在信息化的建设中，想要以高标准、严要求进行档案管理的变革推进，那么档案的管理人员就要了解信息化时代对档案管理的影响，充分的发挥出信息建设的优势，同时结合信息化档案管理中潜在的隐患与不足，规避档案管理变革的不利条件，通过电子的储备与信息分类，有序的建立档案的信息库，一键式便捷查阅与修正，填充以往档案管理中的不足，向着档案严谨与标准性质靠拢。

关键词：档案管理；信息化建设；标准化问题

引言：园林事业单位的发展应紧跟时代的步伐，打破墨守成规的管理模式，尤其在繁杂的档案问题上，仅通过传统的实物管理形式是不够的，目前电子档案管理已经逐渐渗透到事业单位管理的各个层面，新时代工作人员应充分掌握电子档案管理的优势，以更为便捷的形式存储记录，扩充电子存档的空间，与此同时电子化的档案管理也存在着信息的泄露风险，应设定防火墙等装置，同时对于档案的网络途径传输，应结合园林事业单位单位的领带属性，构建查阅权限，并避免在查阅的过程中出现误删或者错误的修改，电子档案的管理虽然在持续更新，但需要填补的漏洞也是不容忽视的，应扬长避短通过信息化的建设，开启档案管理更加广阔的空间。

一、档案信息化建设现在面临的标准化问题

1、内部的结构复杂难以统一化

由于不同园林事业单位的内部结构组成较为复杂，且具有极强的特殊性，在档案的管理上，想要构建完全统一化的标准模式是较为困难的， 标准通常模棱两可，使得档案在信息化的管理构建中，难以有章可循的推进工作，在档案堆积越来越多的情况下，更加契合采取对应性的策略进行信息调节，期间有关标准化的指南很有可能被弃之不用，难以指导有关园林事业单位单位的档案重组，信息化的建设中，受到各种技术的制约，使得构建的速度变慢，解决问题就占据了较长的时间，阻碍档案的信息化变革。标准化工作的滞后已经使档案信息化建设因缺乏必要的规范和引导而陷于盲区之中。

2、各自为政，系统、数据不兼容

在社会信息化的大背景下，近年来，各级各类档案机构，尤其是国家综合性档案馆纷纷开展档案信息化建设，在档案管理系统的构建上已经有所突破。但是，由于各自为政，独立开发，首先是致使各机构的档案管理基础软件标准不一，造成档案信息资源的分散孤立，难以共享；其次是采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，形成基础数据结构的鸿沟，造成信息资源整合上先天困难。

二、解决档案信息化建设中标准化问题的对策

1、必须以国家战略的指导思想组织标准制定

档案信息化建设不仅涉及技术，更是涵盖了纷繁复杂的法制、体制、机制问题，档案作为社会性极强的信息形式，连结着复杂的社会关系，协调和解决與之相关的问题，仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，因而必须从政府和国家层面入手。与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求统一的技术体系，更加需要讲求标准化和规范化，因此先天上更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。例如，如果不同部门的信息管理都能够形成本系统内互相联网，那么各种信息资源就能够提高其共享性，在所以的办公室都可以得到开发使用；更关键的是，单位各个领导也都可以通过计算机查看到全部的工作信息，从而更好的去指挥银行部门的各项生产工作。此外，档案信息化管理建设能把所需材料通过电脑很快地打印出来，节约人力，也提高了效率，体现了档案信息化建设的优势。

2、档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则

档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部，解决具体的微观问题，档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来，有力提升对档案信息化建设工作标准化和规范化的指导力度，形成统一的逻辑数据库。工作人员需要用计算机技术将保存好的文档设置成只读模式，这样就能有效保证文档的安全性，能够有效的保证数据的原始性。用电子信息技术保存文档，避免了保存纸质文档时候出现的问题，不用做大量的防潮、防湿等工作。只要将信息电子技术与档案管理的工作结合，并且保证每隔一段时间就要对档案信息进行复制并且上传到云盘中。这样就能保证在发生设备发生设备损坏的情况下，不会将数据丢失。并且云盘中的数据可以进行更好的共享和保存。

3、必须做到目光长远、高屋建瓴的制定适当的标准体系

一方面由于信息处理技术日新月异的飞速发展，而应用研发与实际推广又需要一定时间，因此往往形成技术应用与技术发展的代差，使得广大档案工作者一边羡慕和畅想着新技术的好处，一边抱怨着手中的软硬件设备生涩落后；另一方面，在信息化建设中容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不科学的。IT产业有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。解决这一问题首先是在制定标准时对技术的发展作出适当预判；其次是设立标准研究的常设机构，形成标准跟随技术进步而衔接发展的常规体系。

三、结束语

任何园林事业单位管理的本质可以从效率体现，建立并执行科学合理的标准体系，是园林事业单位发展的管理创新手段之一，也是园林事业单位能高效运行的制度保障。园林事业单位标准化的档案管理要始终按照“坚持标准先行，推进标准化建设，提升发展质量”的总体目标，使工作过程有标准可依、工作环节可控，提升管理质量。

参考文献：

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